En el bullicioso mundo de los negocios, la gestión manual de las cuentas por pagar y el procesamiento de facturas se está volviendo cada vez más desafiante.
Los desafíos son numerosos:
- Entrada de datos manual minuciosamente lenta
- riesgo siempre presente de error humano
- falta de eficiencia en el proceso de aprobación
Las empresas buscan constantemente formas de optimizar estas operaciones críticas. Hoy en día, la tecnología de automatización de AP puede automatizar lo que antes era un proceso laborioso. Cuando se combina con los paquetes de software de contabilidad Sage disponibles en el mercado, la integración del software de automatización AP se convierte en una necesidad para las empresas que buscan eficiencia y precisión. La integración de nanoredes con Sage representa un paso adelante en la gestión de transacciones financieras, estableciendo un nuevo estándar para la eficiencia operativa en la era digital. Veamos cómo funciona esto y cómo puede configurarlo para sus equipos.
La evolución del procesamiento de facturas
El viaje del procesamiento de facturas desde sus raíces manuales tradicionales hasta la frontera digital es una historia de evolución tecnológica.
Antes de la década de 1980: cuentas por pagar manuales
Los procesos de cuentas por pagar eran completamente manuales e involucraban facturas físicas, cheques en papel y libros contables.
Décadas de 1980 y 1990: libros de contabilidad digitales
Las primeras soluciones de software proporcionaban capacidades básicas de contabilidad digital, simplificando algunas partes del proceso.
Década de 2000: la facturación electrónica desbloqueada
Internet revolucionó las cuentas por pagar al introducir la facturación electrónica, las transacciones en línea y las comunicaciones por correo electrónico. Esta era vio una reducción significativa en los procesos basados en papel.
Década de 2010: soluciones en la nube fáciles de usar
Las soluciones basadas en la nube permitieron operaciones financieras más escalables, flexibles y accesibles, mientras que la tecnología móvil permitió la gestión y aprobaciones de facturas sobre la marcha.
Finales de la década de 2010 hasta el presente: soluciones automatizadas de cuentas por pagar
La última evolución implica el uso de automatización e inteligencia artificial para automatizar todo el proceso, incluido:
- Contabilidad e Inteligencia AP: La llegada de los sistemas de contabilidad basados en IA ha marcado el comienzo de una nueva era de eficiencia. Capaces de realizar tareas repetitivas como entrada de datos, cotejo de facturas y procesamiento de transacciones, estos sistemas operan con una velocidad y precisión que van más allá de las capacidades humanas.
- Flujo de trabajo conectado entre aplicaciones: En el panorama digital interconectado actual, la comunicación fluida entre aplicaciones es crucial. Los correos electrónicos, las herramientas AP, el software de contabilidad, los ERP y otras bases de datos ahora operan en conjunto, automatizando la captura y sincronización de datos entre plataformas.
- Captura de datos inteligente: Aprovechando tecnologías de inteligencia artificial como el procesamiento del lenguaje natural y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los sistemas actuales automatizan la extracción e interpretación de datos de varios formatos de factura. Esto incluye el manejo de datos escaneados y no estructurados con una eficiencia sin precedentes, lo que hace que el proceso de cuentas por pagar sea más fluido y preciso que nunca.
<h3 id="ocr-technology-for-invoice-scanning”>Tecnología OCR para escaneo de facturas
OCR (reconocimiento óptico de caracteres) simplifica la forma en que las empresas manejan los documentos. En nuestro caso de uso, OCR escanea facturas y otros documentos en papel, convirtiéndolos en texto digital. El texto digital se interpreta mediante IA y se extraen los detalles de la factura.
- Campos (fecha de factura, número de factura, importe, datos del vendedor, datos del comprador, etc.)
- Partidas (descripciones y costos de los bienes y servicios vendidos).
- Códigos GL (asignados automáticamente por IA en función de datos anteriores).
- Otras dimensiones basadas en el contexto (categorización de gastos, etc.)
¿Qué impacto tiene el OCR y el software de escaneo de facturas?
Varias estadísticas publicadas subrayan el impacto del software de automatización. Estos números representan una descripción del tipo de éxito que usted y su equipo pueden esperar experimentar.
Reducciones drásticas de costos en el procesamiento
Comencemos con la salud financiera de su departamento. Se ha demostrado que la automatización AP reduce los costos de procesamiento en un asombroso 70 %. No se trata sólo de ahorrar unos centavos; se trata de reasignar su presupuesto hacia el crecimiento, la capacitación y tal vez incluso hacia esa máquina de café expreso de oficina que todos han estado mirando. Piense en esto como una inversión tanto en la eficiencia como en el bienestar de su equipo.
El tiempo es la esencia
Ahora, Imagine reducir el tiempo de procesamiento de sus facturas en un 384%. Esta drástica disminución significa que su equipo puede procesar más facturas más rápido que nunca, liberando tiempo para centrarse en iniciativas estratégicas que realmente importan. Con AP Automation, “No tengo tiempo para eso” se convierte en “¿Qué sigue en la agenda?”
Reducción de errores para su tranquilidad
Sabemos que los errores pueden ser más que molestos: pueden resultar costosos. Con una reducción del 37% en los errores de procesamiento de facturas, AP Automation brinda tranquilidad a sus operaciones. Menos errores significan menos horas dedicadas a ciclos de corrección y más confianza en la integridad de sus datos. Esto también se traduce en menos fricción con proveedores y partes interesadas, allanando el camino para relaciones y operaciones más fluidas.
Cultivar relaciones con proveedores
Hablando de relaciones, hablemos del 76% de las organizaciones que reportan una mayor satisfacción de los proveedores. Esto es clave. Los proveedores satisfechos significan una cadena de suministro confiable y oportunidades de negociaciones y descuentos en el futuro. Sus proveedores notarán y apreciarán la puntualidad y precisión de sus pagos, gracias a AP Automation.
Optimización del flujo de caja mediante descuentos por pago anticipado
Un ahorro del 3% mediante descuentos por pago anticipado le brinda a su organización un lavado de cara financiero, mejorando su flujo de efectivo y brindándole más apalancamiento y flexibilidad en sus operaciones financieras.
Cumplimiento sin complicaciones
Por último, la joya de la corona de AP Automation: cumplimiento 100% libre de estrés. En una época en la que las exigencias regulatorias son cada vez mayores, lograr un cumplimiento total sin estrés es nada menos que milagroso.
Nanoredes para OCR y escaneo de facturas en Sage
Para las empresas que utilizan Sage para sus necesidades contables, el proceso manual de gestión de facturas no es sólo una prueba de paciencia sino también una importante pérdida de recursos. Un software de escaneo de facturas y OCR para Sage transforma este proceso crítico pero engorroso en un flujo de trabajo eficiente y optimizado.
Echemos un vistazo a cómo los equipos de contabilidad pueden utilizar un software de automatización de AP basado en OCR como Nanonets e integrarlo con Sage para optimizar su flujo de trabajo contable.
Flujo de trabajo AP manual en Sage
Repasemos el proceso de AP manual típico para una empresa que utiliza Sage:
Recepción de facturas: Las facturas llegan en varios formatos, incluido papel y digital. El personal debe recopilar y organizar manualmente estos documentos.
Clasificación manual y codificación GL: Luego, cada factura se clasifica según criterios como proveedor, monto o fecha de vencimiento, lo que requiere mucho tiempo y esfuerzo. Luego, cada factura debe codificarse en las cuentas del Libro Mayor correspondientes.
Entrada de datos: La información crítica de cada factura, como los detalles del proveedor, los montos y las fechas, se ingresa manualmente en Sage.
Verificación de factura: Dependiendo de las políticas de la empresa, las facturas pueden someterse a una coincidencia bidireccional (factura y orden de compra), triple (factura, orden de compra e informe de recepción) o cuádruple (factura, orden de compra, informe de recepción e informe de inspección). verificar transacciones.
Aprobación: Una vez verificadas, las facturas se envían para su aprobación, lo que a menudo involucra a varios departamentos o niveles de autoridad.
Procesando pago: El pago de las facturas aprobadas se programa según los términos y consideraciones de flujo de caja.
Reconciliación: Finalmente, los pagos se concilian en Sage, lo que garantiza que todas las transacciones se reflejen con precisión en los registros financieros.
Flujo de trabajo AP automatizado con nanoredes
Ahora, reinventemos este flujo de trabajo con Nanonets integradas en Sage:
Recepción de facturas: Imagínese esto: cada factura que recibe su empresa, independientemente de su origen, llega perfectamente a un lugar digital. Las facturas se importan automáticamente desde el desorden de correos electrónicos, unidades y bases de datos tan pronto como llegan, lo que le ahorra tiempo y reduce los errores.
Nanonets lee automáticamente las facturas enviadas por correo electrónico desde el cuerpo del correo electrónico y los archivos adjuntos.
Todas las facturas escritas a mano e impresas se pueden escanear fácilmente con un teléfono inteligente o cargar directamente en la plataforma.
Los recibos digitales pueden crearse e imprimirse directamente utilizando la plataforma Nanonets o importarse a Nanonets desde su correo, aplicaciones y bases de datos.
Este proceso garantiza que cada dato, independientemente de su origen, encuentre su lugar en un repositorio digital centralizado, listo para futuras acciones.
Entrada de datos automatizada: Nanonets ai lee facturas con más del 99% de precisión, reduciendo las horas a simples momentos. Este cambio significa que su equipo puede deshacerse de la monotonía y sumergirse en el trabajo que realmente importa. Luego, los datos se extraen y se ingresan directamente en Sage, sin necesidad de ingresar datos manualmente.
Clasificación automatizada y codificación GL: Nanonets utiliza OCR para reconocer y clasificar automáticamente facturas por proveedor, fecha, monto y otros criterios relevantes. La asignación de códigos GL se puede automatizar mediante:
- Entrenamiento sobre datos pasados: Esto implica cargar documentos financieros históricos y transacciones etiquetadas con códigos GL históricamente correctos. El modelo aprende de estos ejemplos para predecir con precisión códigos GL para nuevas transacciones.
- IA de generación lista para usar: Al utilizar Nanonets GenAI, nuestro software puede interpretar el texto de documentos financieros de una manera que imita la comprensión humana. Esto le permite extraer información, contexto y semántica relevantes para aplicar un razonamiento complejo para asignar códigos GL con precisión, incluso en casos en los que los detalles de la transacción son ambiguos o escasos.
Verificación inteligente de facturas: Aprovechando la IA, Nanonets realiza automáticamente una comparación bidireccional, triple o cuádruple leyendo y cruzando los datos de la factura extraídos con las órdenes de compra, los informes de recepción y los informes de inspección presentes en Sage.
Validación: El sistema señala cualquier discrepancia para su revisión humana, pero de lo contrario, las facturas que coinciden con los criterios de la empresa se envían automáticamente para su aprobación o se aprueban directamente según reglas preestablecidas.
Aprobación: Las homologaciones con Nanonets ya no son un cuello de botella. Se vuelven flexibles y viven donde lo hace su organización, ya sea en el correo electrónico, Slack o Teams. Esto elimina la necesidad de llamadas telefónicas molestas y el conocido aluvión de recordatorios.
Procesando pago: Las facturas aprobadas se ponen automáticamente en cola para su pago según sus condiciones, optimizando la gestión del flujo de caja.
Reconciliación: Puede importar sus extractos bancarios y Nanonets concilia los pagos automáticamente en Sage, lo que garantiza que los estados financieros estén actualizados y sean precisos, y que sus libros se cierren un 90% más rápido.
Anteriormente analizamos los beneficios tangibles de utilizar OCR y el software de escaneo de facturas para Sage. Pero además de eso, la transición de un proceso de AP manual a uno automatizado representa no sólo un cambio en la forma en que se realizan las tareas, sino una transformación fundamental en el papel del departamento de finanzas. Con herramientas como Nanonets, los equipos financieros pasan de funciones administrativas a contribuyentes estratégicos, aprovechando datos y análisis en tiempo real para impulsar decisiones comerciales. Este es el futuro de las finanzas y ahora está disponible para los usuarios de Sage a través del poder de la automatización con Nanonets.
Como hemos explorado, la integración de Nanonets con el software de contabilidad Sage cambia las reglas del juego para las empresas estancadas por las ineficiencias del procesamiento manual de facturas. La evolución de los procesos de cuentas por pagar manuales a los automatizados no es sólo un paso adelante; es un salto hacia un futuro en el que las operaciones financieras se simplifican, las tasas de error caen en picado y la toma de decisiones estratégicas se ve reforzada por el análisis de datos en tiempo real. Al pasar de la monotonía manual al conocimiento estratégico, los equipos financieros equipados con las herramientas de automatización adecuadas pueden impulsar a sus empresas hacia una mayor rentabilidad, agilidad y ventaja competitiva en la era digital.
