El software como servicio, o SaaS, es un modelo de entrega basado en la nube que permite a los usuarios acceder a aplicaciones de software a través de suscripciones en lugar de comprarlas e instalarlas. Los proveedores de servicios alojan el software en sus servidores y lo ponen a disposición de los clientes suscritos a través de navegadores web, aplicaciones móviles y API. En comparación con los modelos tradicionales de entrega de software, SaaS ofrece muchos beneficios a los usuarios, incluidos costos iniciales más bajos, escalabilidad, flexibilidad y accesibilidad. Mediante el uso de un modelo SaaS, los usuarios pueden evitar invertir en una infraestructura costosa y, en su lugar, pagar una tarifa de suscripción para acceder al software como un servicio bajo demanda.
La industria SaaS ha experimentado un crecimiento impresionante en los últimos cinco años. Según un informe reciente, el 99 % de las empresas utiliza al menos una solución SaaS para gestionar su negocio, y el 38 % de las empresas afirma que todos sus procesos operativos se basan en plataformas SaaS. La industria SaaS ha estado creciendo un 18% anual.
Importancia de SaaS
Hasta la última década del siglo pasado, las empresas dependían de paquetes de software que se instalaban en sus sistemas internos. Los siguientes son algunos factores clave que han contribuido a la sustitución del software interno independiente por soluciones SaaS:
- Muchas organizaciones han pasado del software local tradicional a las soluciones SaaS basadas en la nube debido a la escalabilidad, flexibilidad y rentabilidad que ofrece SaaS.
- Los principales proveedores de la nube como AWS, Microsoft Azure y Google Cloud han realizado importantes inversiones para expandir sus servicios, lo que ha dado como resultado una infraestructura de nube más sólida.
- Los proveedores de SaaS están aprovechando la IA para proporcionar funciones avanzadas, como análisis predictivo, procesamiento de lenguaje natural (NLP) y aprendizaje automático (ML).
- Los proveedores de SaaS se están expandiendo más allá de los sistemas operativos y las plataformas y están capacitando a los desarrolladores externos para crear e implementar sus propias aplicaciones sobre la infraestructura de SaaS. Esto abre nuevas posibilidades para la innovación, la personalización y la integración multiplataforma.
- Los proveedores de SaaS brindan cada vez más integraciones con otras aplicaciones y servicios, lo que facilita que los usuarios se conecten y compartan datos entre diferentes sistemas y plataformas.
- La seguridad de los datos se ha convertido en una prioridad principal para los proveedores de SaaS, con un enfoque en proporcionar funciones de seguridad de vanguardia, como encriptación, autenticación y controles de acceso.
Aumento de los costos de SaaS en 2023
Si bien los informes han demostrado que pasar a un sistema basado en SaaS puede generar una reducción del 16,1 % en los costos de mantenimiento de TI, las empresas continúan preocupándose y atascadas por el aumento de los costos de suscripción de SaaS. A medida que la economía enfrenta otro año desafiante y las empresas están recortando, ha habido preocupaciones sobre los costos desbocados de SaaS en 2023 y más allá. Esto se ve agravado por el hecho de que la tasa de inflación de SaaS es 3,5 veces más alta que las tasas de inflación del mercado en los EE. UU. Finances Online informa que en los Estados Unidos, las grandes empresas de SaaS aumentaron los precios en un promedio del 7,9 %, las pequeñas empresas en un 6,3 % y las medianas empresas en un 6,2 % en 2022.
Una encuesta reciente reveló que el 57 % de los equipos de TI están bajo presión para reducir sus gastos en SaaS, y se espera que esta tendencia continúe.
Algunas razones para el aumento de los costos de SaaS para las empresas incluyen las siguientes:
- La gestión inadecuada de SaaS puede generar desperdicios y gastos excesivos, lo que genera gastos innecesarios.
- La mala gestión de las licencias es una razón común por la que se desperdicia el gasto en SaaS.
- Si no se gestionan las licencias de software utilizadas por los antiguos empleados, se puede desperdiciar aún más el presupuesto.
- Las compras ad-hoc de productos SaaS pueden generar gastos no controlados y una pérdida de control sobre el presupuesto.
- La falta de conocimiento y planificación puede conducir a compras repetitivas y de última hora de productos SaaS similares.
- La gestión manual de los gastos de SaaS puede generar errores y descuidos, lo que dificulta el seguimiento de las licencias y genera gastos innecesarios.
La importancia de la gestión de gastos de SaaS
La gestión eficaz de los gastos de SaaS puede minimizar los gastos innecesarios y maximizar el retorno de la inversión en las aplicaciones SaaS. El gasto de SaaS incluye lo siguiente:
- El gasto de adquisición: la selección y adquisición de cualquier suscripción de SaaS implica garantizar que la herramienta se alinee con las necesidades, los procedimientos operativos y el presupuesto de la empresa. Se debe realizar un análisis exhaustivo del flujo de trabajo existente y la ubicación de la suscripción SaaS en el flujo de trabajo para minimizar el riesgo de comprar un servicio superfluo o, peor aún, innecesario para la organización. El análisis previo puede ayudar a las empresas a identificar herramientas SaaS rentables y adecuadas para aumentar su productividad y rentabilidad.
- Gastos de uso: La prueba del budín, como se suele decir, está en comérselo. La gestión eficaz del gasto de SaaS requiere que el uso y el rendimiento de la aplicación SaaS se supervisen y optimicen continuamente para satisfacer las necesidades del negocio. La evaluación periódica de su uso, características y retorno de la inversión es esencial para optimizar su cartera de SaaS.
- Gasto de mantenimiento: las revisiones periódicas son esenciales para decidir si una aplicación SaaS justifica su presencia en términos de retorno de la inversión. La optimización de la herramienta SaaS requiere la consolidación de herramientas superpuestas, la asignación de recursos de acuerdo con las necesidades del negocio y la renegociación/actualización de los contratos de suscripción para eliminar las funciones no utilizadas. Tal optimización ayuda a la organización a tomar decisiones informadas sobre la renovación, actualización, degradación o cancelación de suscripciones.
Formas de optimizar el gasto en SaaS
Para crear una estrategia exitosa de administración de gastos de SaaS, las organizaciones deben tomar medidas para comprender su inventario de SaaS, optimizar su uso y predecir sus gastos futuros al extrapolar los patrones de uso existentes y anticipar las necesidades futuras. Los siguientes pasos pueden ayudar a establecer una estrategia de gestión de gastos de SaaS eficaz:
- Mantener un inventario de todas las aplicaciones SaaS en uso en toda la empresa es esencial para evitar la duplicación y las compras no deseadas. Confiar en hojas de cálculo manuales o autoinformes puede resultar en inventarios inexactos y desactualizados.
- Una vez que se crea el inventario, se debe podar para eliminar todas las suscripciones que no se usan, son innecesarias o redundantes. Esto incluye eliminar licencias infrautilizadas, consolidar suscripciones duplicadas y recortar la funcionalidad superpuesta para reducir las aplicaciones redundantes.
- Las organizaciones pueden usar los datos recopilados de su sistema SaaS de registro para pronosticar su gasto futuro en SaaS. Esto se puede automatizar a través de una plataforma de gestión SaaS, que analiza continuamente los datos y las tendencias de uso, proporcionando información para optimizar el gasto.
Las herramientas de gestión de gastos SaaS son soluciones de software diseñadas para ayudar a las organizaciones a optimizar sus gastos en aplicaciones SaaS. Estas herramientas brindan visibilidad en tiempo real de todas las compras, datos de uso y gastos de SaaS. Al automatizar los flujos de trabajo y proporcionar información basada en datos, las herramientas de gestión de gastos de SaaS pueden ayudar a las organizaciones a identificar software infrautilizado o innecesario, consolidar suscripciones redundantes y negociar mejores acuerdos con los proveedores. Algunas herramientas populares de administración de gastos de SaaS incluyen Zylo, Cleanshelf, Blissfully, Intello y Genuity. Estas herramientas suelen ofrecer características como descubrimiento automatizado, optimización de licencias, seguimiento de gastos y gestión de proveedores.
nanoredes ofrece soluciones de automatización y extracción de datos basadas en IA de última generación que pueden optimizar los procesos de gestión de gastos de SaaS y mejorar la recopilación y el análisis de datos. La integración de Nanonets en su estrategia de gestión de gastos SaaS proporciona varios beneficios, incluido el reconocimiento y la clasificación automatizados de gastos a través de la extracción de datos impulsada por IA. Esta tecnología avanzada ayuda a eliminar la entrada manual de datos, lo que reduce los errores y ahorra tiempo a su equipo. La solución de Nanonets se puede integrar a la perfección con los sistemas financieros y de adquisiciones existentes, lo que garantiza un flujo de datos y una coordinación eficientes entre las plataformas. Al utilizar análisis impulsados por IA, Nanonets puede ayudar a identificar tendencias, predecir futuros patrones de gasto de SaaS y descubrir oportunidades de ahorro de costos para permitir la toma de decisiones basada en datos y optimizar las inversiones en software. La solución de Nanonets también proporciona herramientas integrales de informes y visualización que ofrecen una mejor visibilidad de los patrones de uso y los gastos de SaaS, lo que ayuda a identificar ineficiencias, monitorear el cumplimiento y alinear las inversiones de SaaS con los objetivos estratégicos del negocio.
Beneficios de la gestión de gastos de SaaS
Uno de los beneficios más significativos de la gestión de gastos de SaaS es la mejora del control de costes y la gestión del presupuesto. A medida que aumenta la cantidad de suscripciones de SaaS dentro de una organización, también aumenta la complejidad de administrar sus costos asociados. Las herramientas y estrategias de administración de gastos de SaaS permiten a las empresas establecer una visión general clara de sus gastos de SaaS, lo que les ayuda a asignar presupuestos de manera más efectiva e identificar áreas para posibles ahorros de costos.
Otro beneficio fundamental de la gestión de gastos de SaaS es la visibilidad mejorada del uso y el gasto de SaaS. Sin una gestión adecuada, puede ser difícil para las organizaciones realizar un seguimiento de las herramientas SaaS que se utilizan y los gastos incurridos. La gestión de gastos de SaaS proporciona una comprensión integral de cómo se utilizan las herramientas de SaaS, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones tomar decisiones basadas en datos y optimizar sus inversiones de software en función de los patrones de uso y las necesidades reales. Este nivel de visibilidad garantiza que las organizaciones solo paguen por el software que necesitan y usan, lo que puede generar ahorros de costos significativos con el tiempo.
Por último, la gestión de gastos de SaaS permite una mejor toma de decisiones a través de información basada en datos. Al analizar sistemáticamente los costos y los datos de uso de SaaS, las organizaciones pueden descubrir tendencias y conocimientos que informan sus estrategias de adquisición, optimización y renovación de software. Por ejemplo, el análisis de los datos de uso puede ayudar a las organizaciones a identificar las herramientas que ya no se utilizan y que se pueden descontinuar, lo que genera ahorros de costos. Este enfoque basado en datos para la gestión de gastos de SaaS ayuda a las empresas a identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones más informadas sobre sus inversiones en software, lo que en última instancia conduce a operaciones más efectivas y eficientes.
Conclusión
La gestión eficaz del gasto de SaaS implica un enfoque integral que incluye la realización de una auditoría exhaustiva del uso de SaaS, la identificación y priorización de aplicaciones críticas, la eliminación de aplicaciones no utilizadas o redundantes, la consolidación de licencias y la negociación de términos de contrato favorables con los proveedores. Además, optimizar el uso de SaaS a través de la capacitación de los empleados, los flujos de trabajo automatizados y el uso compartido de suscripciones puede reducir aún más los costos y mejorar la eficiencia. También es importante elegir las aplicaciones SaaS adecuadas priorizando las aplicaciones críticas para el negocio, seleccionando planes de precios flexibles, considerando alternativas de código abierto y evitando funciones innecesarias. Al implementar estas estrategias, las organizaciones pueden lograr ahorros de costos significativos y mejorar sus prácticas generales de administración de SaaS.
