Si tiene una tienda de suministros de oficina y necesita abastecerse de portátiles, su objetivo será encontrar portátiles de la mejor calidad al precio más asequible al por mayor.
Esto implica investigar varios proveedores de portátiles, comparar costos, evaluar la calidad del producto y decidir qué proveedor elegir.
Al completar estas acciones, estás iniciando el proceso de fuente a pago (S2P)que es algo por lo que todas las empresas pasan cuando trabajan con proveedores.
Mantener los gastos bajos y al mismo tiempo mantener flujos de ingresos constantes es vital para el éxito de cualquier negocio de este tipo, y Optimizar el proceso S2P es una de las formas más efectivas de reducir los costos comerciales.
Aqui hay algunas preguntas que este articulo intentara responder ahora:
- ¿Cuál es la fuente para pagar?
- ¿Cómo es el flujo de trabajo de fuente a pago?
- ¿Es lo mismo S2P que P2P?
- ¿Cómo optimizar el proceso desde el origen hasta el pago?
¿Qué es la fuente de pago?
La fuente de pago, habitualmente denominada S2P, es el proceso completo de extremo a extremo para decidir si necesita un determinado producto o servicio, encontrar el mejor proveedor con el que trabajar, iniciar el proceso de adquisición a pago y realizar una compra. y recibir la mercancía en cuestión.
Si bien el proceso de origen a pago puede parecer muy transaccional, y partes de él lo son, también depende increíblemente de las relaciones con los proveedores, la elaboración de estrategias inteligentes y la mejora constante.
A continuación, analizaremos en detalle todos los pasos del proceso de fuente a pago.
Pasos en el proceso de fuente a pago
Si su equipo de abastecimiento esencialmente tiene una lista de verificación de todo lo que debe completarse durante el proceso de origen a pago, es menos probable que se pierdan algo, expongan su negocio a riesgos o pierdan una oportunidad de abastecimiento beneficiosa.
Aún más, la estandarización de los elementos de acción desde el origen hasta el pago hace que sea más posible recortar el proceso, encontrar sinergias en su negocio e implementar un sistema desde el origen hasta el pago que permita la automatización y racionalización de los procesos. incorporación de proveedores.
Estos son los pasos esenciales necesarios en el proceso S2P:
1. Demanda
La empresa debe necesitar un servicio o producto. Alternativamente, la necesidad de un precio más bajo o mejores condiciones podría crear la demanda.
Imagine una empresa manufacturera que se da cuenta de que necesita actualizar su línea de producción para satisfacer las crecientes demandas de los clientes. El equipo de operaciones identifica un requisito de maquinaria nueva que mejorará la eficiencia. Esto crea la demanda.
2. Abastecimiento
Se localizan y evalúan proveedores potenciales en la cadena de suministro. Esto se puede lograr utilizando plataformas de software que manejan grandes cantidades de datos sobre gastos históricos, tendencias del mercado y objetivos de la empresa para el abastecimiento electrónico.
Después de una investigación exhaustiva, seleccionan algunos proveedores que cumplen con los estándares de calidad y cumplimiento de la empresa. Los proveedores que cumplan con los estándares mínimos se pueden catalogar en un proceso de incorporación fluido.
3. Preparar una oferta
Los documentos RFx se recopilan, se reciben respuestas de los proveedores y se almacenan en un portal de eSourcing. Los materiales RFx pueden incluir solicitudes de información (RFI), propuestas (RFP) y cotizaciones (RFQ).
4. Toma de decisiones
En este paso, los candidatos deben ser revisados. Algunos serán elegidos y otros no.
Normalmente, el equipo revisa todas las propuestas enviadas y las evalúa en función de diversos criterios, como el costo, la calidad y las capacidades de entrega y soporte de los proveedores.
Después de una cuidadosa consideración, reducen las opciones y eligen al proveedor más adecuado que ofrezca la mejor relación calidad-precio.
5. Gestión de contratos
El proveedor seleccionado se agrega a la base de datos de gestión de proveedores de la empresa. Luego, el equipo de adquisiciones negocia el precio final, las condiciones de pago y los acuerdos de servicio. Una vez que ambas partes están de acuerdo, el contrato se prepara y se prepara para su firma.
6. Firma del contrato
Una vez acordados todos los términos, el documento del contrato es firmado tanto por la empresa fabricante como por el proveedor de maquinaria, sellando oficialmente el trato.
7. Transición a Procurar para Pagar
El contrato firmado se entrega al equipo de adquisiciones, que gestionará las órdenes de compra posteriores y las interacciones con el proveedor.
8. Adquisiciones
El equipo de adquisiciones emite una orden de compra para la nueva maquinaria, detallando todas las especificaciones y términos acordados. Mantienen comunicación con el proveedor para garantizar que el pedido se procese y se entregue a tiempo.
9. Procesamiento de facturas de cuentas por pagar
Una vez entregada e instalada la maquinaria, el proveedor envía una factura. El equipo de cuentas por pagar verifica la factura con la orden de compra y los documentos de entrega, garantiza que todos los detalles sean correctos y la procesa para su aprobación y pago.
10. Pagos
Finalmente, el departamento de cuentas por pagar procesa el pago según los términos acordados, conciliándolo en los registros financieros de la empresa e informando al proveedor sobre el estado del pago, concluyendo así el proceso de origen a pago.
Siguiendo estos pasos en su flujo de trabajo, las empresas pueden garantizar un proceso ágil y eficiente desde el origen hasta el pago.
Fuente de pago frente a adquisición de pago
S2P y P2P no son lo mismo; El proceso P2P está integrado en el proceso S2P. En resumen, el proceso S2P es más amplio; abarca más pasos que el proceso P2P. El proceso P2P es un subconjunto de ciertos pasos dentro del proceso S2P.
S2P comienza en el momento en que un líder empresarial o empleado decide que un proveedor necesita un nuevo bien o servicio. Luego pasa a buscar proveedores, evaluar precios, enviar solicitudes de información, finalizar la selección de proveedores, crear órdenes de compra, recibir los productos y realizar los pagos de facturas. Puede llevar semanas o incluso meses completar el proceso de fuente a pago en su totalidad.
El proceso P2P, por otro lado, comienza después de que se ha seleccionado un proveedor. El equipo de adquisiciones recibe el relevo del equipo de abastecimiento y continúa trabajando a través del actividades de adquisiciones del proceso S2P. Estos incluyen la gestión ordenes de compra y requisitos de comprarastrear los plazos de entrega del producto, garantizar la recepción de los bienes y trabajar con el equipo de cuentas por pagar para completar el pago al proveedor asociado con el factura que coincida con la transacción.
¿Cómo optimizar su proceso desde el origen hasta el pago?
Implementar un sistema S2P robusto y optimizado implica:
- uso de automatización para automatizar la parte desde la adquisición hasta el pago del proceso desde el origen hasta el pago (optimiza los pasos 7 a 10)
- mejorar la gestión de las relaciones con los proveedores. (optimiza los pasos 1-6)
Exploremos ambos en detalle.
1. Automatización P2P
Como la mayoría de los procesos comerciales actuales, navegar desde el origen hasta el proceso de pago con la solución de software S2P adecuada tiene numerosos beneficios. Aunque los pasos se han mantenido relativamente iguales, la forma en que se completan ha cambiado con el uso de la tecnología de automatización.
Así es como la automatización P2P con un software como Nanonets agiliza cada paso en la parte de adquisición a pago del proceso S2P.
Realizar una solicitud de compra
Cuando un empleado necesita realizar una compra, simplemente inicia sesión en el portal Nanonets y envía una solicitud de compra digital.
Crear una orden de compra
Nanonets se encarga del papeleo generando automáticamente una orden de compra (PO) basada en los detalles proporcionados en la solicitud.
Aprobación de la Orden de Compra
La orden de compra pasa por un proceso de aprobación automatizado dentro de Nanonets. Puede configurar reglas y condiciones para garantizar la coherencia entre las actividades de adquisición, evitando errores y gastos no autorizados.
Recibirá notificaciones de aprobación que se pueden administrar fácilmente a través de herramientas de comunicación populares como Slack y Microsoft Teams. Incluso vienen con llamados a la acción (CTA) directos para ayudarlo a tomar decisiones rápidas.
Envío de la Orden de Compra
Una vez aprobada la orden de compra, el sistema se encarga de enviarla al proveedor. Esto se puede hacer a través de correo electrónico integrado o portales de proveedores como SAP Ariba o Coupa.
Seguimiento de la entrega de bienes o servicios
El proveedor se encarga de procesar el pedido y actualizar el estado de entrega en su portal. Esta información se sincroniza automáticamente con Nanonets, por lo que puedes seguir fácilmente el progreso.
Capturar y cotejar datos de facturas
Nanonets hace el trabajo pesado extrayendo automáticamente datos de facturas, órdenes de compra y albaranes de entrega. Esto le evita la entrada manual de datos y reduce los errores.
Para garantizar la precisión, el sistema realiza una comparación triple automatizada. Verifica que las facturas, órdenes de compra y albaranes de entrega estén alineados antes de procesar los pagos.
Procesamiento de pagos
Nanonets agiliza el proceso de pago y garantiza que todas las transacciones se completen de manera eficiente y puntual. Esto ayuda a mantener buenas relaciones con los proveedores y evita sanciones por pagos atrasados.
Integración con ERP/software de contabilidad
Nanonets se integra perfectamente con diferentes sistemas de contabilidad y ERP. Esto proporciona una experiencia unificada para gestionar datos financieros y de adquisiciones.
2. Gestión de relaciones con proveedores
La gestión eficaz de las relaciones con los proveedores (SRM) es crucial para mantener relaciones fluidas con sus proveedores, cuya importancia es fundamental para un proceso S2P optimizado.
Para uno, las empresas pueden utilizar software de gestión de contratos para almacenar y gestionar todos los contratos de proveedores. Se pueden configurar alertas para fechas clave, como fechas límite de renovación o revisiones de desempeño, para garantizar una acción oportuna.
También, Gestión del desempeño de proveedores (SPM) es una gran herramienta para optimizar aún más el proceso S2P. Cuando se realiza de forma eficaz, la GDS puede aportar varios beneficios a su negocio:
- Impulsar el rendimiento y la confiabilidad de los proveedores.
- Reduzca el riesgo de problemas con los proveedores y evite interrupciones en su cadena de suministro.
- Asegurar mejores precios.
- Mejorar los estándares de calidad y cumplimiento.
Puede implementar SPM en los procesos de su cadena de suministro integrando los siguientes pasos:
Paso 1: Segmentar proveedores y utilizar filtros
Cada proveedor es único y tiene un impacto diferente en su empresa. Para facilitar las cosas, clasifíquelos según su importancia, como críticos, importantes y aquellos con impacto mínimo. De esta manera, podrá priorizar sus esfuerzos y recursos de manera más efectiva.
Si desea obtener más información sobre cómo identificar proveedores clave, consulte este recurso: Proveedores clave | Identificar y gestionar vendedores y proveedores clave
Paso 2: Definir medidas de desempeño
Para mantener las cosas claras y mensurables, establezca métricas de desempeño para sus proveedores. Algunas métricas comunes incluyen el desempeño de la entrega, los estándares de calidad, el cumplimiento normativo y la rentabilidad.
Para obtener más información sobre las medidas de desempeño de los proveedores, puede leer este artículo: ¿Qué son las medidas de desempeño de los proveedores?
Paso 3: mantener un cuadro de mando de proveedores
Cree un cuadro de mando de proveedores para realizar un seguimiento y evaluar el desempeño de los proveedores en función de las métricas definidas. Recuerde, este debe ser un documento dinámico que actualice periódicamente con los datos de rendimiento más recientes.
Paso 4: realizar revisiones periódicas del desempeño
Revise periódicamente el desempeño de sus proveedores críticos. Utilice los datos de su cuadro de mando para mantener debates significativos sobre su desempeño, abordar cualquier problema e identificar oportunidades de mejora.
Paso 5: Negociar mejores condiciones
Aproveche los conocimientos que obtiene de SPM para negociar mejores condiciones con sus proveedores. Utilice datos específicos para resaltar áreas en las que pueden mejorar y proponga cambios mutuamente beneficiosos en sus contratos.
Para obtener más consejos sobre cómo negociar mejores condiciones de pago, consulte este recurso: 7 consejos para negociar mejores condiciones de pago con sus proveedores
Si sigue estos pasos, podrá implementar un sistema SPM sólido que mejore el desempeño de los proveedores, reduzca los riesgos y, en última instancia, impulse mejores resultados comerciales.
Pensamientos finales
Si tiene una tienda de suministros de oficina y parece que no puede mantener abastecidas las computadoras portátiles porque su equipo S2P está fallando, es muy posible que cierre el negocio.
Aunque analizamos el proceso S2P de manera integral, se pueden encontrar oportunidades de mejora al profundizar en las responsabilidades y funcionalidades de cada función.
La tecnología es parte de los negocios hoy en día, sin importar en qué industria opere. Hoy en día, las empresas pueden incorporar la tecnología en procesos como S2P para facilitar la vida de sus empleados, construir mejores asociaciones externas y aprovechar al máximo su inversión. .
Si no está seguro de por dónde empezar, implementar un sistema de fuente a pago como Nanonets es el lugar perfecto para comenzar. ¡Programe una demostración personalizada hoy!
