Playline las ideas laborales con el conector empresarial de Amazon Q para SmartSheet

amazon Q Business es un asistente generativo de IA generativo y totalmente administrado que permite a las empresas desbloquear todo el potencial de sus datos y conocimiento organizacional. Con amazon Q Business, puede acceder rápidamente a las respuestas a preguntas, generar resúmenes y contenido, y completar tareas mediante el uso de la experiencia y la información almacenadas en varias fuentes de datos y sistemas empresariales dentro de su organización. En el corazón de esta solución innovadora están los conectores de fuente de datos, que integran e indexan contenido de múltiples fuentes de datos y sistemas empresariales como SharePoint, Confluence y SmartSheet.

Esta publicación explica cómo integrar Sencillo con amazon Q Business para usar el lenguaje natural y las capacidades generativas de IA para mejoras mejoradas. SmartSheet, la plataforma de gestión de trabajo de grado empresarial mejorada con ai, ayuda a los usuarios a administrar proyectos, programas y procesos a escala. Al conectar el negocio de amazon Q con SmartSheet, usuarios comerciales, gerentes de soluciones para clientes, gerentes de productos y otros pueden obtener una comprensión más profunda en su trabajo haciendo preguntas de lenguaje natural.

Los siguientes son ejemplos de preguntas que puede hacer que amazon Q Business obtenga información procesable:

• Actualizaciones de estado del proyecto – Obtenga información rápida sobre el proyecto de salud del proyecto
  • ¿Cuál es el estado del proyecto de rediseño del sitio web?
  • ¿Está el lanzamiento de la aplicación móvil en pista para la fecha planificada?
  • ¿Qué proyectos están actualmente retrasados ​​en la hoja de ruta Q3?
• Gestión de tareas – Encuentre información sobre tareas y elementos de acción
  • ¿Qué tareas se asignan a John Doe?
  • ¿Se ha completado el plan de marketing?
  • ¿Cuál es la fecha de vencimiento para la presentación de investigación del cliente?
• Asignación de recursos – Comprender la distribución de recursos y la carga de trabajo
  • ¿Cuántos recursos se asignan al proyecto de lanzamiento del producto?
  • ¿Qué proyectos requieren personal adicional en función de las cargas de tareas actuales?
• Seguimiento de presupuesto – Monitorear el proyecto y los presupuestos departamentales en tiempo real
  • ¿Cuál es el estado presupuestario actual para la campaña de marketing?
  • ¿Cuánto presupuesto queda para la iniciativa de capacitación de servicio al cliente?

Descripción general de Smartsheet

Sencillo Combina la simplicidad de una hoja de cálculo con características potentes para la colaboración, la automatización del flujo de trabajo, la gestión de contenido e informes. Smartsheet potencia el trabajo misionero crítico de manera segura y confiable a escala para miles de organizaciones en todo el mundo, incluida más del 85% de las empresas Fortune 500. Los clientes confían en la hoja inteligente para abrir miles de nuevas ubicaciones de restaurantes, distribuir vacunas, construir cohetes y más.

En este ejemplo, estamos utilizando SmartSheet para rastrear tareas para un proyecto de desarrollo de software. Esta hoja incluye columnas para Tarea, Dueño, Equipo, Escenario, Fecha de inicio, Fecha finaly más.

Descripción general del conector Smartsheet para amazon Q Business

Al integrar SmartSheet como fuente de datos en amazon Q Business, puede extraer sin problemas. Por ejemplo, los gerentes de operaciones de servicio pueden usar el nuevo conector para ofrecer proyectos complejos de manera más eficiente y consistente. Al hacer preguntas específicas de amazon Q Business Intelligent Assistant, el equipo puede acceder a ideas de múltiples fuentes de datos, incluidas hojas, conversaciones y archivos adjuntos en SmartSheet que se han conectado. El asistente generativo de IA realiza búsquedas profundas dentro de los datos al tiempo que respeta los niveles de acceso y permiso, ahorrando un tiempo valioso y mejorando la supervisión del proyecto. Este proceso simplificado mejora la retención del cliente, aumenta la precisión y eleva la calidad general del servicio.

Puede integrar SmartSheet en amazon Q Business a través de la consola de administración de AWS, la interfaz de línea de comandos de AWS (AWS CLI) o el CreateDataSource API.

El Connector Smartsheet de amazon Q Business entiende los permisos de acceso de los usuarios y los hace cumplir estrictamente en el momento de la consulta. Esto asegura que los usuarios no puedan acceder al contenido para el que no tienen permisos. Para administrar la seguridad, consulte la gestión de identidad y acceso para amazon Q Business.

Requisitos previos

Antes de comenzar, asegúrese de haber completado los siguientes requisitos previos.

• En smartsheet
  • Tener acceso a la API de informes de eventos Smartsheet. Usar el Solicitud de acceso de API de eventos Formulario para solicitar acceso a su organización, ilustrado por la siguiente captura de pantalla.
    
  • Un token de acceso de hoja inteligente. Necesita esto para conectar SmartSheet a amazon Q Business. Para generar un token, consulte Tokens de autenticación y acceso. Mantenga la nota del token de acceso generado porque deberá almacenarlo en AWS Secrets Manager como parte de la configuración de su aplicación amazon Q.
    
  • En tu cuenta de AWS

Para obtener una guía detallada sobre cómo completar estos pasos, consulte Requisitos previos para conectar amazon Q Business a SmartSheet.

Configurar y preparar el conector Smartsheet de amazon Q Business Smart

Siga los pasos a continuación para crear el Retriever y la fuente de datos:

1. Bajo Mejoras En el panel de navegación, seleccione Fuentes de datos. Luego elija Agregar un índicecomo se muestra en la siguiente captura de pantalla.
   
2. Bajo Aprovisionamiento de índiceseleccionar Empresa Y luego elige Agregar un índicecomo se muestra en la siguiente captura de pantalla. El Empresa La opción es ideal para cargas de trabajo que requieren el máximo rendimiento de actualización.
   
3. Bajo Mejoras En el panel de navegación izquierda, seleccione Fuentes de datos.
4. En el Fuentes de datos Página, elija Agregar fuente de datoscomo se muestra en la siguiente captura de pantalla.
   
5. En el Agregar fuente de datos página, en el Fuentes de datos Sección, agregue el Sencillo Fuente de datos para su aplicación comercial de amazon Q y siga los pasos para conectar amazon Q Business a SmartSheet utilizando la consola.
   
6. En el Sencillo Página de origen de datos, seleccione e ingrese la siguiente información:
   • Nombre de fuente de datos
   • Secret de AWS Secrets Manager
   • Iam rol y nombre de rol
   • Alcance de sincronización
   • Frecuencia

   

   

Crear la fuente de datos solo debe tomar unos minutos. Después de su configuración, notará una notificación de éxito verde en la consola y la fuente de datos se mostrará en el Detalles de la fuente de datos Sección, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

A continuación, debe sincronizar la fuente de datos de la hoja inteligente. En el Historia de sincronización Sección, elija Sincronizar ahora Para iniciar el proceso de rastreo e ingerir datos de su fuente en el negocio de amazon Q. Una vez que se complete el trabajo de sincronización, su fuente de datos estará completamente lista para su uso, como se muestra en las siguientes capturas de pantalla.

amazon Q Business and Smartsheet Connector en acción

Después de crear su aplicación comercial de amazon Q y sincronizar con éxito la fuente de datos de la hoja inteligente, puede probar la integración. Haga preguntas relacionadas con un proyecto y observe cómo responde la aplicación en tiempo real. Sigue estos pasos:

1. En el panel de navegación izquierda, seleccione Amazonq-Smartsheet-Connector Aplicación y elija URL desplegadacomo se muestra en la siguiente captura de pantalla.
   

En nuestro ejemplo, hicimos las siguientes preguntas sobre nuestro proyecto capturado en SmartSheet, y amazon Q Business generó respuestas para los propietarios del proyecto con respecto al estado y proporcionó información adicional para cada tarea.

Pregunta 1 – ¿Cuál es el estado del proyecto para crear la interfaz de usuario?

Respuesta comercial de amazon Q – Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, amazon Q Business generó una respuesta que identifica el estado como en progreso, el nombre del miembro del equipo que realiza el trabajo y la fecha de finalización programada.

Pregunta 2 – Enumere todos los proyectos con sus plazos

Respuesta comercial de amazon Q – Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, amazon Q Business generó una respuesta y enumeró los proyectos con sus plazos, incluidos los enlaces de citas de la hoja inteligente.

Pregunta 3 – ¿Qué proyecto está manejando Chloe Evans? ¿Puede proporcionar más información al respecto?

Respuesta comercial de amazon Q – Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, amazon Q Business generó una respuesta que resume las tareas que Chloe Evans está manejando.

Solución de problemas

Si encuentra problemas al hacer preguntas en el negocio de amazon Q, el problema podría deberse a los permisos faltantes necesarios para acceder a cierta información. amazon Q Business aplica estrictamente los permisos de documentos establecidos en su fuente de datos. Siga estos pasos para solucionar los problemas:

1. Verifique el estado de indexación – Confirme si el conector SmartSheet se ha indexado con éxito en la aplicación comercial de amazon Q. Esto asegura que la fuente de datos esté integrada correctamente.
2. Verificar los permisos de los usuarios – Asegúrese de que la cuenta de usuario de la hoja inteligente tenga los permisos necesarios para acceder y leer la información de la hoja. Los permisos adecuados son críticos para permitir que amazon Q Business recupere y procese los datos requeridos.

Además, como administrador que administra la aplicación comercial de amazon Q, puede solucionar estos problemas siguiendo estos pasos y utilizando los informes de sincronización a nivel de documento, que mejoran la visibilidad en las operaciones de sincronización de la fuente de datos. Estos informes proporcionan ideas integrales y detalladas integradas en el historial de sincronización, incluido el estado de indexación granular, los metadatos y los detalles de la lista de control de acceso (ACL) para cada documento procesado durante un trabajo de sincronización de fuente de datos.

Los informes detallados de documentos se almacenan en la nueva transmisión de registro SYNC_RUN_HISTORY_REPORT en el Grupo de registro de aplicaciones de negocios de amazon Q, asegurándose de que los detalles críticos del trabajo de sincronización estén disponibles a pedido al solucionar problemas. Para obtener más información, consulte los informes de sincronización a nivel de documentos.

Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, utilizamos amazon CloudWatch Logs Insights para consultar el SYNC_RUN_HISTORY_REPORT Registro de registro, lo que significaba que podíamos revisar el estado de sincronización en detalle.

Limpiar

Complete los siguientes pasos para limpiar sus recursos:

1. Seleccione la aplicación que creó anteriormente, luego elija Borrar.
2. En la consola de negocios de amazon Q, elija Aplicaciones En el panel de navegación.
3. Seleccione la aplicación que creó y en el Comportamiento Menú, elija Borrar.

Conclusión

En esta publicación, exploramos cómo amazon Q Business puede integrarse perfectamente con SmartSheet para ayudar a las empresas a desbloquear todo el potencial de sus datos y conocimiento. Con el conector SmartSheet, las organizaciones pueden empoderar a sus equipos para encontrar respuestas rápidamente, acelerar el seguimiento del proyecto, optimizar la gestión de tareas, automatizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración.

Ahora que ha aprendido cómo integrar el negocio de amazon Q con su contenido de la hoja inteligente, es hora de aprovechar todo el potencial de los datos de su organización. Para comenzar, regístrese para obtener una cuenta comercial de amazon Q y siga los pasos de esta publicación para configurar el conector SmartSheet. Luego, puede comenzar a hacer preguntas de lenguaje natural empresarial de amazon Q y verlo superficie las ideas en segundos.

Sobre los autores

Brandon Seiter es director senior de desarrollo corporativo en SmartSheet. Tiene más de 15 años de experiencia ayudando a las empresas a desarrollar sus estrategias de crecimiento inorgánico y supervisar sus actividades de desarrollo corporativo, incluidas fusiones y adquisiciones, asociaciones estratégicas e incubación comercial nueva. En SmartSheet, desempeña un papel fundamental en el fomento de las relaciones con los socios tecnológicos de SmartSheet y el desarrollo de iniciativas conjuntas de socios.

Aidin Khosrowshahi es un arquitecto de soluciones especialistas de amazon Q en AWS, donde da vida a su pasión por la IA y las aplicaciones generativas sin servidor. Como miembro activo de la comunidad de IA/ML y sin servidor, se especializa en amazon Q Business and Developer Solutions mientras sirve como experto generativo de IA. Ayuda a los clientes a implementar las mejores prácticas al tiempo que fomentan la colaboración e impulsan la innovación en todo el ecosistema ai/ML.

Chinmayee Rane es un arquitecto generativo de soluciones especialistas en IA en AWS, con un enfoque central en la IA generativa. Ella ayuda a los proveedores de software independientes (ISV) a acelerar la adopción de IA generativa mediante el diseño de soluciones escalables e impactantes. Con una sólida experiencia en matemáticas aplicadas y aprendizaje automático, se especializa en procesamiento inteligente de documentos e innovación impulsada por la IA. Fuera del trabajo, ella disfruta de la salsa y Bachata bailando.

Lokesh Chauhan es un gerente de cuentas técnicas Sr. en AWS, donde se asocia con clientes empresariales para optimizar su viaje de AWS e impulsar el éxito en la nube. Es miembro de la comunidad ai/ML y sirve como experto generativo de IA. Como un TAM certificado 12x AWS, aporta una profunda experiencia técnica en la plataforma AWS. Antes de unirse a AWS, ocupó puestos de liderazgo, incluidos Project Lead y Sen.