La bandeja de entrada de su correo electrónico empresarial es mucho más que solo correos electrónicos y archivos adjuntos no leídos: es un tesoro de datos. Datos que deben extraerse manualmente y enviarse a un software empresarial en particular.
Las empresas reciben una gran cantidad de correos electrónicos todos los días con facturas, recibos, cotizaciones, clientes potenciales, información de contacto, confirmaciones de pedidos, actualizaciones de entrega y más.
Luego sigue la monotonía diaria de examinar los correos electrónicos para seleccionar los importantes. Y extraer manualmente datos específicos para agregarlos a Google Sheets, CRM, ERP, software de contabilidad u otras aplicaciones comerciales.
Imagínese hacer esto manualmente para cientos o miles de correos electrónicos y los cuellos de botella resultantes. Este proceso simplemente no puede escalarse, especialmente para las grandes empresas. Esta es la razón por la que muchas empresas están recurriendo a soluciones de análisis de correo electrónico.
Los analizadores de correo electrónico pueden ayudar a automatizar u optimizar los flujos de trabajo de datos de correo electrónico en gran medida.
Un analizador de correo electrónico o un extractor de correo electrónico es un software que puede clasificar los correos electrónicos entrantes y los archivos adjuntos, extraer datos específicos de ellos y exportarlos a otras aplicaciones comerciales.
En este artículo revisamos algunos de los mejores programas de análisis de correo electrónico y cómo pueden optimizar los flujos de trabajo de entrada de datos de su correo electrónico.
El mejor software de análisis de correo electrónico en 2023
- Nanorredes – automatizar flujos de trabajo avanzados de análisis de correo electrónico
- Analizador de correo electrónico Zapier – para la integración de datos de correo electrónico a través de Zapier
- parsi – para análisis de correo electrónico basado en plantillas
- analizador de correo – para análisis de correo electrónico basado en reglas
- Analizador de correo electrónico – para análisis de correo electrónico independiente basado en reglas en Windows
- analizador – para análisis de correo electrónico basado en plantillas
- analizador de palabras – para extraer firmas de correos electrónicos
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¿Por qué analizar correos electrónicos?
La extracción de datos de correo electrónico es un problema bastante difícil de resolver. Los datos del correo electrónico no están estructurados: no tienen esquema. Los correos electrónicos vienen en múltiples formatos y no existe una representación estandarizada.
Clasificar correos electrónicos, reconocer datos de correo electrónico y extraer solo la información relevante requiere una combinación de automatización, reglas y captura de datos cognitivos. Esto es lo que hacen los analizadores de correo electrónico.
¿Por qué debería considerar el análisis de correo electrónico para su empresa? Estos son algunos de los beneficios de adoptar el análisis de correo electrónico:
- Analizar correos electrónicos con un software es más rápido y preciso que la alternativa manual.
- Los analizadores de correo electrónico se pueden automatizar para extraer datos vitales de los correos electrónicos entrantes, sin ninguna intervención manual.
- Los datos se pueden extraer del encabezado, el cuerpo, la firma y los archivos adjuntos (PDF, imágenes u otros archivos) del correo electrónico, ¡todo sin tener que abrir el correo electrónico!
- Los datos del correo electrónico entrante se pueden clasificar y enviar a las aplicaciones empresariales adecuadas (CRM, ERP, etc.); olvídese del copiado manual.
¿Sabía que podía automatizar la contabilidad con el análisis del correo electrónico? Por ejemplo, un analizador de correo electrónico puede extraer todos los datos relevantes de la factura (fechas, montos, detalles del proveedor, etc.) de los correos electrónicos/archivos adjuntos y actualizar las entradas en Quickbooks, Sage, Netsuite o cualquier otro software de contabilidad.
¿Cómo elegir el analizador de correo electrónico ideal?
En esta publicación analizamos solo los siete mejores programas de análisis de correo electrónico del mercado.
Puede que haya aún más por ahí. ¿Pero cuál es el mejor para ti?
A continuación se incluyen algunos consejos que debe tener en cuenta al seleccionar el software de análisis de correo electrónico más ideal para su empresa:
Caso de uso
El analizador de correo electrónico que necesita dependerá principalmente del tipo de datos que desee analizar de sus correos electrónicos entrantes.
¿Necesita analizar datos únicamente de los cuerpos de los correos electrónicos o metadatos como encabezados y marcas de tiempo? ¿También necesita extraer datos de archivos adjuntos, PDF o imágenes?
Análisis de correo electrónico basado en plantillas, basado en reglas o cognitivo
Si está buscando un analizador de correo electrónico, ¿necesita principalmente extraer solo algunos datos o campos específicos de sus correos electrónicos?
¿Recibe correos electrónicos en el mismo formato, con datos exactamente en la misma posición en todos los correos electrónicos? ¿Quiere configurar reglas para definir/especificar los datos en cada correo electrónico? ¿O necesita un analizador de correo electrónico que seleccione automáticamente todos los datos relevantes?
Integraciones de datos
La mayoría de los datos del correo electrónico se analizan para poder enviarlos a una aplicación empresarial específica para su posterior procesamiento.
¿Puede su analizador de correo electrónico integrarse perfectamente con Google Sheets, CRM, ERP, software de contabilidad, bases de datos o incluso Slack? Deberá comprobar si el analizador de correo electrónico puede mejorar sus procesos actuales sin cambiar los flujos de trabajo existentes.
Transformación de datos
¿Se pueden procesar, transformar o modificar a otros formatos los datos analizados de sus correos electrónicos? Es posible que las aplicaciones empresariales solo ingieran datos importados en estructuras o formatos de archivo específicos.
Los 7 mejores programas de análisis de correo electrónico en 2023
Veamos algunos de los mejores programas de análisis de correo electrónico que existen:
Nanorredes
Nanonets es un analizador automatizado basado en inteligencia artificial que puede extraer información de correos electrónicos, metadatos, archivos adjuntos y más.
A diferencia de otros analizadores de esta lista, no se basa en reglas ni en plantillas. Una vez entrenado con algunos correos electrónicos de muestra, aprovecha las capacidades de inteligencia artificial y aprendizaje automático para analizar correos electrónicos con diferentes datos y formatos. ¡La IA sigue mejorando a medida que encuentra más variedad!
Ventajas:
- flujos de trabajo avanzados de análisis de correo electrónico
- alta precisión de análisis
- fácilmente escalable
- capacidades de posprocesamiento y transformación de datos
- puede analizar automáticamente datos de cualquier tipo de documento adjunto
- Puede analizar datos de cualquier fuente: correos electrónicos, sitios web, documentos, etc.
Contras:
- no puede soportar picos repentinos de volumen
- La interfaz de usuario de captura de tablas puede ser mejor
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Analizador de correo electrónico Zapier
El analizador de correo electrónico Zapier es un analizador básico perfecto para comenzar, especialmente si ya usa Zaps en su flujo de trabajo.
Se trata de un analizador de correo gratuito basado en plantillas que captura automáticamente el texto de los correos electrónicos entrantes. Puede crear una plantilla utilizando una interfaz de apuntar y hacer clic para resaltar los datos de interés del correo electrónico.
Ventajas:
- Fácil de configurar y usar
- buzones ilimitados
- se puede integrar con prácticamente cualquier aplicación a través de Zapier
Contras:
- sólo puede analizar correos electrónicos simples
- No puedo manejar correos electrónicos con plantillas desconocidas o diferentes.
- no se pueden analizar metadatos o datos tabulares de correos electrónicos
- no se pueden analizar archivos adjuntos o elementos repetitivos
- carece de funciones de análisis avanzadas
parsi
Parsio es un analizador de correo electrónico basado en plantillas que requiere que los usuarios definan plantillas o campos de interés mediante una función de resaltado simple. Se integra con una amplia variedad de aplicaciones.
Ventajas:
- puede analizar datos de metadatos y archivos adjuntos (basado en plantillas)
- análisis de datos tabulares (basado en plantillas)
- buzones ilimitados
Contras:
- No puedo manejar correos electrónicos, archivos adjuntos o metadatos con plantillas desconocidas o variables.
analizador de correo
Mailparser es una popular y poderosa herramienta de análisis de correo electrónico basada en reglas. Si bien es más versátil que sus contrapartes basadas en plantillas, configurar reglas de análisis de correo electrónico puede resultar complicado, especialmente para diseños de correo electrónico complicados.
Ventajas:
- puede manejar diseños de correo electrónico complicados
- puede analizar datos de metadatos y archivos adjuntos (basado en reglas)
- análisis de datos tabulares (basado en reglas)
Contras:
- extracción de datos de archivos adjuntos con ciertas limitaciones
- UI/UX anticuada
- puede resultar abrumador para los usuarios primerizos
- difícil de configurar para estructuras de correo electrónico complejas
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Analizador de correo electrónico
EmailParser es un software de análisis de correo electrónico basado en reglas que funciona con la captura de texto de líneas y columnas, expresiones regulares y reglas de secuencias de comandos.
Funciona como una aplicación de Windows y como una aplicación web y permite la integración de información de correo electrónico con archivos locales o herramientas internas.
Ventajas:
- puede conectarse a servidores de correo electrónico (IMAP/POP3)
- admite archivos locales
- puede analizar una amplia variedad de archivos adjuntos
Contras:
- La aplicación web no es tan avanzada como la aplicación de Windows.
- puede resultar abrumador para los usuarios primerizos
- difícil de configurar para estructuras de correo electrónico complejas
analizador
Parseur es un excelente analizador de correo basado en plantillas cuyo uso es bastante intuitivo. También ofrece capacidades avanzadas de posprocesamiento y una extensión de Chrome que sirve como raspador web.
Ventajas:
- fácil de usar con una agradable interfaz de usuario
- puede extraer una amplia variedad de formatos de archivos adjuntos
- Biblioteca de plantillas para manejar tipos de correo electrónico comunes.
- admite el análisis de una amplia gama de formatos de archivos de procesamiento de textos
Contras:
- más caro que otras alternativas
SigParser
SigParser es un analizador de correo electrónico que se centra exclusivamente en la mención de información de contacto en correos electrónicos y firmas de correo electrónico.
Incluso puede revisar todos sus correos electrónicos actuales y consolidar una lista de detalles de contacto, que luego puede enviarse a su CRM.
Ventajas:
- se especializa en análisis de firmas de correo electrónico
Contras:
- no es un analizador de correo electrónico completo
- no puedo analizar archivos adjuntos
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Llevar
Si bien hay muchos analizadores de correo electrónico disponibles en el mercado, la elección de una empresa depende de sus necesidades específicas.
El analizador de correo electrónico adecuado puede ayudar a ahorrar mucho tiempo en la extracción de información vital de los correos electrónicos y, en última instancia, puede ayudar a automatizar por completo todas las actividades de una empresa.
