Las empresas que establecen mejores prácticas de cuentas por pagar aumentan la visibilidad de la información, reducen el tiempo de procesamiento de facturas, ahorran dinero, fortalecen los controles internos y la gestión del flujo de efectivo, reducen el fraude y los errores y mejoran las relaciones con los proveedores. Las mejores prácticas de cuentas por pagar son un subconjunto de mejores prácticas contables. Las empresas que utilizan las mejores prácticas en los procesos de cuentas por pagar y contabilidad obtienen una ventaja competitiva sustancial.
Según el informe anual de Ardent Partners, “El estado de los pagos electrónicos en 2023: allanando el camino para un futuro más inteligente“:
“La capacidad de procesar facturas directamente es otra área en la que las mejores organizaciones de su clase demuestran su destreza. Mientras que sólo el 29% de las demás posee esta capacidad, un fuerte 69% de las mejores organizaciones de su clase pueden procesar facturas sin intervención manual, el elusivo “santo grial” de los administradores de facturas.t.”
Principales mejores prácticas para cuentas por pagar
Las 10 mejores prácticas de cuentas por pagar son:
- Agilice los procesos de AP y la integración contable.
- Utilice un sistema de automatización de cuentas a pagar sin papel, impulsado por tecnología inteligente para el procesamiento directo de facturas.
- Implemente controles internos sólidos y señalización de excepciones.
- Incorpore proveedores y automatice las notificaciones de estado a través de un portal de proveedores.
- Automatice el cotejo digital bidireccional de facturas con órdenes de compra y documentos de recepción.
- Utilice procesos automáticos de aprobación de facturas AP.
- Optimizar los métodos de pago electrónico.
- Maximice los descuentos por pago anticipado.
- Conciliar pagos y saldos de cuentas por pagar con el libro mayor.
- Optimice la visibilidad, las métricas, la inteligencia empresarial y los informes AP en tiempo real.
1 – Agilizar los procesos de AP y la integración contable
Optimice los flujos de trabajo del proceso AP con AP sin papel. Un sistema de automatización de AP tiene integración de sistema ERP o de contabilidad. El software de automatización de cuentas por pagar ayudará a su empresa a alcanzar sus objetivos de mejores prácticas en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar a través de mejores prácticas integradas para cuentas por pagar y flujos de trabajo de cuentas por pagar automatizados.
Beneficios:
Obtenga eficiencia y evite cuellos de botella mediante la optimización de los flujos de trabajo de cuentas por pagar. La automatización de cuentas a pagar con integración de ERP elimina la necesidad de ingresar datos adicionales en un sistema de contabilidad porque los datos se sincronizan entre sistemas.
<h2 id="2use-an-intelligent-technology-driven-ap-automation-system”>2 – Utilice un sistema de automatización AP basado en tecnología inteligente
Un moderno sistema de automatización de AP basado en la nube impulsado por inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (ML), OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y automatización de procesos robóticos (RPA) basada en reglas para automatizar tareas repetitivas será la columna vertebral de la implementación. muchas de estas mejores prácticas en cuentas por pagar en su negocio.
Las partes interesadas que utilizan el sistema unificado de automatización de AP obtienen acceso a datos de documentos electrónicos relevantes, incluida la factura del proveedor, la orden de compra, el contrato y el informe de recepción con un depósito de datos conectado al portal de proveedores.
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) impulsado por IA digitaliza y captura con precisión factura del proveedor datos, incluidas las partidas individuales. Los datos centralizados de los documentos electrónicos están disponibles para su uso en la verificación automatizada de facturas, el cotejo de facturas y la obtención de la aprobación de la factura del proveedor para el pago.
Beneficios:
Además de mejorar significativamente la eficiencia del procesamiento de facturas, el uso de un sistema de automatización de cuentas por pagar impulsado por IA ayuda a su empresa a mejorar sus relaciones con los proveedores a través de mejores comunicaciones, incluido el estado de los pagos, y pagos más rápidos. Un sistema de automatización de cuentas por pagar moderno y basado en la nube elimina los documentos en papel, fortalece los controles internos y ayuda a su empresa a visualizar y controlar los gastos y tomar mejores decisiones, utilizando un sistema unificado accesible para las partes interesadas.
3 – Implementar controles internos sólidos y señalización de excepciones
Controles internos de cuentas por pagar Las mejores prácticas incluyen la segregación adecuada de funciones y la limitación del acceso de roles al Archivo Maestro de Proveedores. Por ejemplo, en la separación de funciones, el personal de cuentas por pagar responsable del procesamiento de facturas no puede aprobar facturas para pago, completar pagos sin la aprobación adecuada, realizar asientos de diario o registrar transacciones en el libro mayor para cerrar los libros.
Para las mejores prácticas de controles internos de cuentas por pagar, controles internos sólidos deben utilizar sistemas basados en tecnología para detectar y señalar posibles errores, incluidas facturas duplicadas, y prevenir posibles fraudes. No pagar las facturas dos veces evita costos que reducirían el flujo de caja en un momento dado o para siempre si los proveedores no emiten rápidamente créditos por sobrepago o pagan reembolsos en efectivo.
Beneficios:
Las empresas deben mantener fuertes controles internos para evitar fraudes y errores. Una solución de automatización de AP proporciona un seguimiento de auditoría y digitaliza las transacciones. Los buenos controles internos también reducen los costos de auditoría externa porque se requiere menos tiempo para completar la auditoría.
4 – Incorporar proveedores y automatizar notificaciones de estado a través de un portal de proveedores
El software de automatización AP incluye un portal de proveedores para Incorporación de los proveedores de su empresa. y mejorar las comunicaciones, incluido el estado de pago de las facturas de los proveedores.
Beneficios:
La incorporación de proveedores a través de un portal en el software de automatización de AP garantiza la precisión de los datos en el archivo maestro de proveedores sin duplicación, se puede utilizar para recopilar formularios de impuestos de proveedores como los formularios W-9 o W-8 e indica el estado de pago, el historial de pagos y la factura. historia. Los proveedores pueden cargar las facturas a través del portal de proveedores o recibirlas por correo electrónico u otros métodos disponibles.
5 – Automatizar la conciliación digital de facturas de 2 o 3 vías
La automatización del cotejo de facturas electrónicas es otro elemento de las mejores prácticas en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. El sistema de automatización AP debe funcionar Conciliación de facturas de 3 vías por artículo de línea para bienes con órdenes de compra e informes de recepción o cotejo bidireccional de facturas con órdenes de compra cuando se reciben informes no son aplicables al tipo de transacción de factura de cuentas por pagar. Su empresa sólo debe pagar por la cantidad real de bienes solicitados y recibidos al precio negociado de la orden de compra.
Beneficios:
La comparación automática de datos de facturas electrónicas por línea de pedido con la orden de compra (PO) y el informe de recepción para la comparación triple (o la coincidencia de factura bidireccional y orden de compra) garantiza que se reciban las facturas para los artículos aprobados por la empresa y que solo se realicen los pagos. cuando sea necesario para los bienes o servicios autorizados recibidos.
6 – Utilice procesos automáticos de aprobación de facturas AP
La aprobación automatizada es una de las mejores prácticas en los procesos de cuentas por pagar. software de automatización AP automatiza la aprobación de facturas de cuentas por pagar proceso enrutando las facturas al aprobador designado de conformidad con las reglas y límites de la política de la empresa. El proceso de aprobación de cuentas por pagar puede usar RPA para automatizar el enrutamiento de aprobación o brindarle la posibilidad de agregar aprobadores designados. Si agrega aprobadores, considere las mejores prácticas de controles internos de cuentas por pagar, incluida la segregación de funciones, su nivel de aprobación y la autoridad para aprobar una factura para su pago.
Beneficios:
La aprobación automatizada de facturas resulta en eficiencia, sin pérdida o falta de documentos en papel y aprobaciones más rápidas por parte de aprobadores designados que pueden aprobar desde cualquier lugar. Los sistemas de automatización de cuentas por pagar señalan excepciones y duplican facturas para evitar errores de pago.
7 – Optimizar los métodos de pago electrónico
Las mejores prácticas en cuentas por pagar incluyen realizar pagos electrónicos en lugar de utilizar cheques en papel para pagar a los proveedores. Los estafadores han ampliado la frecuencia del robo de cheques en papel en el correo y del lavado de cheques para revisar fraudulentamente los beneficiarios y los montos y robar dinero de los pagadores. Además del riesgo de pérdidas financieras, imprimir cheques en papel, firmar cheques en persona o con sellos de la empresa, llenar sobres con cheques y enviar cheques por correo requiere tiempo innecesario del personal y le cuesta dinero a su empresa.
Los tipos de transferencias electrónicas de fondos (EFT) incluyen pagos ACH nacionales de EE. UU., sistemas similares fuera de los Estados Unidos para transferencias de cuenta a cuenta bancaria, transferencias electrónicas, PayPal y transferencias de billetera digital. Su empresa debe reemplazar la emisión de cheques en papel por un método de pago electrónico rentable. Con los pagos globales, el cambio de moneda extranjera también es una consideración que se debe manejar de manera efectiva al pagar facturas de proveedores en cuentas por pagar.
Beneficios:
Realizar pagos electrónicos reduce los costos de pago por factura, aumenta la eficiencia, reduce el riesgo de fraude, proporciona sostenibilidad ambiental y aumenta los tipos de métodos de pago que se pueden utilizar.
8 – Maximice los descuentos por pago anticipado
Maximizar los descuentos por pago anticipado ofrecidos por los proveedores como condiciones de factura (como 2/10 neto 30) es una de las mejores prácticas más esenciales para las cuentas por pagar porque es una estrategia de reducción de costos que mejora la rentabilidad y el flujo de caja. Cuando su empresa paga sus facturas antes del día 10 en lugar del día 30 cuando vence el monto total, puede reducir el monto de la factura a pagar con el descuento del 2 %. El descuento no es del 2% anual, sino del 2% que se obtiene en 10 días, por lo que vale la pena aprovecharlo.
Su sistema de automatización de cuentas por pagar acelera el procesamiento de facturas y la aprobación de facturas de proveedores, lo que permite aprovechar estos descuentos por pago anticipado a tiempo con las mejores prácticas de procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Cuando acepta descuentos por pago anticipado de manera constante, su equipo financiero contribuye a los resultados comerciales en lugar de caracterizarse como un costo comercial.
Beneficios:
Obtener y aprovechar descuentos por pago anticipado ahorra una cantidad sustancial de dinero (particularmente en grandes compras de inventario) y mejora el flujo de caja, el margen bruto y la rentabilidad.
9 – Conciliar prontamente pagos y saldos de cuentas por pagar
Concilie pagos y saldos de cuentas por pagar con el libro mayor general de forma rápida y periódica para descubrir errores e irregularidades en las cuentas por pagar y establecer la confiabilidad del saldo de efectivo. La conciliación se realiza mejor como un proceso automatizado en lugar de utilizar hojas de cálculo preparadas manualmente.
Beneficios:
Los sistemas de automatización de AP concilian automáticamente los pagos y los saldos de cuentas por pagar. Como resultado, los saldos de efectivo y cuentas por pagar serán más precisos y los libros podrán cerrarse antes.
10 – Optimice la visibilidad, las métricas, la inteligencia empresarial y los informes AP en tiempo real
Las mejores prácticas para las cuentas por pagar incluyen obtener visibilidad en tiempo real de los saldos de las cuentas por pagar, los pagos planificados y los gastos comerciales.
Las empresas logran estas mejores prácticas en los objetivos del proceso de cuentas por pagar utilizando la automatización de AP con análisis de datos en tiempo real, métricas que incluyen KPI de AP, inteligencia empresarial mejorada con IA y mejores informes de cuentas por pagar. Con puntualidad informes de cuentas por pagarlos departamentos de contabilidad y finanzas pueden revisar estos informes para verificar la puntualidad de los pagos, resolver problemas o disputas de discrepancias entre proveedores y solicitar reembolsos, si lo desean, para saldos de crédito adeudados a su empresa por parte de proveedores poco frecuentes.
Beneficios:
Todas las partes interesadas tienen visibilidad de un sistema en tiempo real en lugar de utilizar sistemas aislados. El software de automatización de AP proporciona paneles de control, análisis e inteligencia empresarial basada en IA en tiempo real para la toma de decisiones. Con un sistema de automatización de cuentas por pagar, también capturará las facturas antes para que los saldos de las cuentas por pagar y los gastos comerciales estén más actualizados para un análisis casi en tiempo real.
Conclusión
La transformación digital con software de automatización de cuentas por pagar es clave para lograr los beneficios de las mejores prácticas de cuentas por pagar. Para implementar las mejores prácticas en cuentas por pagar, descubra una software de automatización AP llamado Flujo por Nanonets.
