Una de las tareas más complejas de NetSuite es configurar un proceso de aprobación de gastos en su empresa. Los casos de uso más comunes son para clientes, facturas de proveedores, órdenes de compra y asientos de diario, pero puede configurar el proceso de aprobación para prácticamente cualquier cosa en NetSuite.
Para ayudarle a hacer esto, Oracle ha proporcionado un concepto nativo de NetSuite llamado Flujo de trabajoque le permite configurar un diagrama de flujo/mapa de ruta de su proceso.
Básicamente puedes decirle a NetSuite que haga algo como esto:
Siempre que alguien de mi empresa crea una nueva factura de proveedor, la envía a su gerente para su aprobación. Si la factura es superior a $1000, también la envía a nuestro jefe de cuentas por pagar. Y luego envía todas las transacciones a nuestro director financiero para su aprobación final. Luego, contabiliza la factura.
Su proceso de flujo de trabajo personalizado en NetSuite (usando SuiteApps o SuiteFlow) se vería así:
Suena genial, ¿verdad? Y una vez que liberes este flujo de trabajo y habilites el registro, tus facturas comenzarán a pasar por este proceso de aprobación. Incluso puedes consultar el sitio web de NetSuite. documentación Eso te ayuda a configurarlo.
Entonces, ¿por qué hemos creado esta guía?
Crear un flujo de trabajo de aprobación es fácil. Crear flujos de trabajo de aprobación que realmente funcionen para su empresa no es tan fácil.
Algunos problemas comunes:
- La gestión de aprobaciones a gran escala en NetSuite es difícil de desarrollar; por lo general, Necesita un desarrollador dedicado/administración
- Los flujos de trabajo de NetSuite no admiten todo tipo de criterios de aprobación, como metadatos de correo electrónico o lectura de datos complementarios de una factura.
- Necesitas comprar licencias adicionales de NetSuite para todos en su empresa solo para que puedan aprobar los gastos
- Las aprobaciones complejas son difíciles de crear y mantener y ralentizan su instancia de NetSuite. Especialmente cuando está tratando de hacer su trabajo real de mantener registros excelentes.
En estos temas es donde la verdadera automatización del flujo de trabajo mediante IA brilla, y en este artículo lo ayudaremos a lograrlo.
Lo que cubriremos en este artículo:
- Configuración de aprobaciones básicas mediante las funciones propias de NetSuite (SuiteApps y SuiteFlow)
- Las diferencias entre SuiteFlow y SuiteApp
- Manejo de escenarios de aprobación complejos en NetSuite
- Por qué (probablemente) no deberías mantener los flujos de trabajo de aprobación solo en NetSuite
- La configuración ideal del flujo de trabajo utilizando herramientas de automatización del flujo de trabajo de terceros
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Configuración de flujos de trabajo de aprobación en NetSuite
Para comenzar a utilizar flujos de trabajo de aprobación en NetSuite, deberá configurar SuiteFlow y, opcionalmente, instalar SuiteApps (en caso de que desee un flujo de trabajo predefinido).
En términos generales, estos son los pasos para crear un flujo de trabajo de aprobación personalizado:
1. Acceda a SuiteFlow
- Navegar a Personalización > Flujo de trabajo > Flujos de trabajo > Nuevo.
- Asegurar Flujo de suite se habilita yendo a Configuración > Compañía > Permitir Características > SuiteCloud pestaña.
2. Crear un nuevo flujo de trabajo
- Hacer clic Nuevo Flujo de trabajo.
- Asigne un nombre a su flujo de trabajo (por ejemplo, “Aprobación de orden de compra”).
- Establecer el Registro Tipo al tipo de transacción (por ejemplo, orden de compra, orden de venta, informe de gastos).
- Definir el Evento–Basado o Basado en transacciones flujo de trabajo, dependiendo de las necesidades del negocio.
3. Establecer condiciones de entrada
- Agregar Criterios de entrada para definir cuándo debe activarse el flujo de trabajo (por ejemplo, cuando se crea una orden de compra o excede una determinada cantidad).
4. Definir estados del flujo de trabajo
- Estado 1: Envío
- Crear un estado para cuando el registro se envía inicialmente para su aprobación.
- Estado 2: Pendiente de aprobación
- Agregue otro estado para indicar cuándo la transacción está esperando aprobación.
- Estado 3: Aprobado/Rechazado
- Establecer estados para resultados de aprobación y rechazo.
5. Agregar acciones de flujo de trabajo
- En cada estado, define acciones como:
- Enviar correo electrónico:Notificar a los aprobadores que una transacción está esperando aprobación.
- Bloquear registro:Evitar cambios mientras espera la aprobación.
- Actualizaciones de campo:Actualizar el estado del registro (por ejemplo, establecer como “Pendiente de aprobación”).
6. Configurar aprobaciones
- Defina quiénes son los aprobadores (por ejemplo, según roles o criterios personalizados).
- Agregar Condiciones de aprobación basado en umbrales de cantidad, departamento o campos personalizados específicos.
7. Pruebe el flujo de trabajo
- Pruebe su flujo de trabajo enviando una transacción que se ajuste a los criterios.
- Asegúrese de que los correos electrónicos se envíen, los registros se bloqueen y las acciones de aprobación se activen correctamente.
8. Implementar el flujo de trabajo
- Una vez probado, configure el flujo de trabajo en Liberado para que esté activo para todos los usuarios.
Comparación entre SuiteApps y SuiteFlow
En caso de que desee utilizar un flujo de trabajo de aprobación prediseñado de NetSuite, puede instalar la SuiteApp correspondiente. Por ejemplo, aquí es la documentación de referencia de Oracle sobre los requisitos previos y la configuración que debe realizar para habilitar las aprobaciones de facturas.
Si está interesado en profundizar en un flujo de trabajo de aprobación específico, los hemos cubierto con mayor detalle en una serie separada de blogs en nuestro sitio web.
– Necesita que se envíen notificaciones por correo electrónico fuera de NetSuite
– Se necesita una jerarquía basada en supervisor/gerente
– Quiere los botones de aprobación/rechazo en la factura/orden de compra real en NetSuite
SuiteFlow, por el contrario, es mucho más flexible e incluye un campo de Estado de aprobación y un campo de Próximo aprobador agregado a sus registros para facilitar en gran medida las conexiones de vínculos y jerarquías. Sin embargo, para la vinculación real de los próximos aprobadores, ¡usted está prácticamente solo!
Desafíos comunes en los escenarios de aprobación en NetSuite
Ahora que sabemos cómo configurar flujos de trabajo de aprobación básicos y prediseñados en NetSuite, el siguiente paso es comprender qué sucede (normalmente) cuando amplía sus aprobaciones a todo su negocio.
Estos son los desafíos más comunes al crear flujos de trabajo de aprobación complejos en NetSuite:
- Sin lógica de aprobación avanzada:NetSuite le permitirá configurar todas las aprobaciones que desee, pero solo mediante criterios y eventos predefinidos, como Agregar botón, Establecer valor de campo y cambiar tipos de campo. No se pueden utilizar criterios avanzados (como metadatos de correo electrónico o comprensión semántica).
Imagínese si pudiera seleccionar automáticamente la entidad de qué país enviar una factura de proveedor, utilizando un modelo de IA que predice (y aprende) la entidad correcta a la que pertenece cada factura de proveedor.
La nueva generación de modelos de IA basados en LLM puede hacer exactamente esto (y más).
- Enrutamiento dinámico de flujo de trabajo:Muchos usuarios tienen problemas con la lógica del flujo de trabajo que necesita omitir o saltear aprobaciones cuando ocurren ciertas condiciones, al intentar manejar todas esas condiciones o pasos dentro de un solo flujo de trabajo.
Esto puede dificultar el mantenimiento y la resolución de problemas del flujo de trabajo. En estos casos, es mejor utilizar SuiteScript o herramientas de terceros en lugar de SuiteFlow para simplificar la gestión del flujo de trabajo.
- Problemas de rendimiento del sistema:Los flujos de trabajo que activan demasiadas acciones (especialmente cuando se procesan grandes volúmenes de registros) pueden afectar negativamente el rendimiento del sistema. Esto es especialmente perjudicial cuando los flujos de trabajo están configurados para activarse en tiempo real en lugar de estar programados para horas de menor actividad.
En definitiva, es necesario resolver ambos problemas: las aprobaciones deben ser escalables, pero también en tiempo real. Alojar las aprobaciones fuera de NetSuite, pero seguir conectados a él, es una solución que puede lograr ambos resultados.
- Contexto y transiciones de registros:Los usuarios a menudo enfrentan problemas para configurar el contexto correcto y las transiciones entre los estados de aprobación. Por ejemplo, No bloquear un registro Antes de enviar una notificación de aprobación, puede haber errores. Al mismo tiempo, es importante que los vicepresidentes y directores financieros puedan editar detalles importantes.
Por ejemplo: Publique una factura de proveedor en NetSuite solo una vez que haya coincidido con una orden de compra en su sistema y esté seguro de que el monto final a pagar al proveedor es correcto.
Ampliación de aprobaciones fuera de NetSuite
¿Cuándo se recomienda esto? ¿Es obligatorio para su empresa?
Si bien es posible configurar las aprobaciones completamente dentro de NetSuite y usted PUEDE hacer que funcione para su empresa, con el tiempo podría encontrarse con algunos de estos problemas:
- Necesita comprar licencias adicionales de NetSuite Para vicepresidentes/jefes funcionales que solo necesitan aprobar algunas compras cada mes
- Gerentes y ejecutivos ocupados No se pueden aprobar gastos de forma remota (OMS no ¿Te encantan las aprobaciones con un solo clic por correo electrónico/Slack?)
- Las compras de grandes cantidades tienen vital contexto que falta (hilos de correo electrónico largos, tickets de Zendesk o JIRA, canales de clientes de Slack) porque no se integran con NetSuite.
- Su instancia de NetSuite se vuelve extremadamente lenta porque está ejecutando aprobaciones en tiempo real durante todo el día.
En un escenario de NetSuite empresarial en vivo, puede resultar más sencillo trabajar con una herramienta de automatización que pueda configurar aprobaciones conectadas a NetSuite y automatizar un entorno de producción, sin alterar los datos que contiene. O sin tener que meterse en los complicados detalles de la configuración de SuiteFlow, las integraciones de API y los scripts.
Y el lado positivo – Puede conectar sus aprobaciones con el resto de su negocio, ¡justo donde funcionan!
Entonces, ¿cuáles son sus opciones cuando se trata de estas herramientas de aprobación de terceros?
- Aprobaciones de zona – Uno de los complementos de aprobación más populares para NetSuite, de Zone & Co. Es una opción bastante común porque proviene de un proveedor confiable. Sin embargo, tiene sus limitaciones con los eventos de activación de aprobación y las opciones para grupos de aprobación paralelos en NetSuite.
- Aprobación Máxima – Este software pertenece a Xero y se integra muy bien con el famoso software de contabilidad para pymes. Si bien también se puede integrar con NetSuite, las funciones son un poco limitadas y no son realmente adecuadas para empresas medianas que tienen flujos de trabajo complejos.
- Nanorredes – Esto es más adecuado para flujos de trabajo de aprobación flexibles que se supone que deben lidiar con matrices complejas, múltiples condiciones y (a menudo) secuencias de comandos personalizadas. Si tiene un proceso de aprobación que abarca más de un documento (como la comparación de órdenes de compra), entonces Nanonets es ideal.
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Así es como podría lucir la automatización de aprobaciones de NetSuite a gran escala en Nanonets:
¿Le interesa obtener más información? Una breve llamada de introducción de 15 minutos con un experto en automatización es la mejor manera de comenzar.
Conclusión
La configuración de flujos de trabajo de aprobación en NetSuite se puede realizar de varias maneras, según la configuración de su empresa. Puede optar por algo más manual que le brinde más control (como SuiteApps o SuiteFlow), o puede automatizarlo por completo utilizando una herramienta de automatización de flujos de trabajo (con un esfuerzo significativamente menor).
Al combinar lo mejor de ambos mundos utilizando una solución sin código como Nanonets, puede administrar con confianza el enrutamiento de aprobaciones, obtener la aprobación de gastos a tiempo y reducir los errores manuales, ahorrando tiempo valioso para sus equipos de adquisiciones y finanzas.
Referencias:
