¿Qué es la conciliación del balance?
¿Qué es un balance?
Un balance general es un estado financiero que proporciona una instantánea de la situación financiera de una empresa en un momento específico. La conciliación del balance general es un proceso financiero crítico que alinea los estados financieros con documentación externa, como extractos bancarios, facturas y documentos generales. asientos del libro mayor.
¿Qué es la conciliación del balance?
La conciliación del balance resuelve cualquier discrepancia en los estados financieros con documentación externa para que las empresas cumplan con las normas contables y reflejen su situación financiera real.
Al realizar conciliaciones periódicas de los balances, los equipos financieros pueden abordar actividades fraudulentas, detectar errores y resolver discrepancias con prontitud. La presentación de informes financieros precisos y oportunos es importante para mantener la confianza con las partes interesadas y tomar decisiones comerciales informadas.
Desafíos del cierre financiero del balance
El proceso de conciliación durante el cierre financiero puede resultar desafiante para los equipos financieros debido a las fuentes de datos desconectadas, la falta de automatización y el gran volumen de transacciones. Cuando se enfrentan a problemas como datos complejos, los equipos financieros pueden cometer errores humanos e inconsistencias, ya que la entrada manual de datos aumenta los errores, los errores de transposición y las transacciones faltantes. Esto podría dar lugar a posibles pérdidas financieras y a informes incorrectos. Se estima que la conciliación manual puede dar lugar a una tech/blog/payment-reconciliation/”>5-7 negocios adicionales Días laborales de rectificación de errores y contabilidad, problemas que pueden resolverse mediante software de conciliación automatizado como Nanonets.
Los procesos de conciliación manual son más complejos cuando las transacciones del balance requieren conciliación entre varios libros mayores, ERP, facturas y cuentas bancarias. Estos implican una enorme cantidad de trabajo que debe gestionarse en hojas de cálculo. Sin embargo, existen listas de verificación específicas que puede seguir para realizar conciliaciones manuales en sus balances.
Los equipos de finanzas también pueden seguir plantillas específicas diseñados para conciliar sus balances manualmente. Estos implican marcar marcas de verificación, la capacidad de ajustar saldos y documentar cualquier hallazgo durante el proceso de conciliación del balance.
Cómo conciliar las cuentas del balance
Durante la conciliación del balance, hay varios pasos que debemos garantizar por su parte para poder conciliar exitosamente sus entradas:
- Identifique las cuentas que deben conciliarse:
Primero, debemos identificar qué cuentas deben conciliarse. Estas podrían ser cuentas de balance como efectivo, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, tarjetas de crédito, etc. - Reúna la documentación de respaldo:
Recopilar los documentos necesarios, como extractos bancarios, asientos del libro mayor auxiliar, facturas de proveedores, cronogramas de pagos y otros registros financieros. - Comparar saldos:
Compare los saldos del balance con el documento financiero justificativo. Se trata de cotejar cada importe línea por línea, anotando la fecha y hora exactas de las transacciones. - Categorizar variaciones:
Tenga en cuenta cualquier diferencia entre los importes del balance y la documentación de respaldo. Estas diferencias son variaciones que deben investigarse más a fondo. Puede haber 3 tipos principales de variaciones:- Diferencias de tiempo:
Estos ocurren cuando las transacciones se registran en diferentes períodos en el balance y los documentos de respaldo. Por ejemplo, un depósito bancario registrado en los libros de la empresa a final de mes podría no aparecer en el extracto bancario hasta el mes siguiente. - Errores:
Estos pueden incluir errores en el ingreso de datos, cantidades incorrectas o clasificaciones erróneas. - Transacciones no registradas:
Transacciones que han ocurrido pero aún no han sido registradas en el balance.
- Diferencias de tiempo:
- Resolver problemas:
Una vez que haya identificado la causa raíz de una discrepancia, tome las medidas necesarias para resolverla. Esto puede implicar ajustar el libro mayor, los asientos del diario u otros registros contables. - Hallazgos del documento:
Documente sus hallazgos y cualquier cambio realizado en el libro mayor o en los asientos del diario. Esto ayuda a los controladores, auditores y otros profesionales a rastrear cualquier cambio y acelera las conciliaciones futuras al identificar y documentar problemas recurrentes.
Ejemplo de conciliación de cuentas de balance
Hemos agregado un ejemplo de cómo podría verse la conciliación entre el extracto bancario de una empresa y su documentación interna o libros de la empresa:
Mes terminado el 31 de mayo de 2024
| Artículo | Cantidad |
|---|---|
| Saldo de caja según extracto bancario, 31/05/2024 | $20,000 |
| Agregar: Depósito en tránsito | $3,000 |
| Saldo de caja ajustado | $23,000 |
| Deducir: cheques pendientes | $1,500 |
| Saldo de caja ajustado | $21,500 |
| Saldo de efectivo según libros, 31/05/2024 | $21,500 |
| Añadir: Interés | $50 |
| Saldo de caja ajustado | $21,550 |
| Deducción: tarifa de servicio mensual | $50 |
| Saldo de caja ajustado | $21,500 |
El punto de partida para el estado de conciliación es el saldo de efectivo según el extracto bancario del período (aquí 31/05/2024); esto marca el monto que el banco informa al final del período. La cantidad que anotamos aquí es $20,000.
Anote el saldo según los libros registrados por su empresa al final del período. Una conciliación exitosa significa que los libros de su empresa y el extracto bancario reportan la misma cantidad. Notamos que esto es $21,500 al 31/05/2024.
Los depósitos en tránsito registran asientos que han sido marcados como recibidos por la empresa pero que aún no se han registrado en el banco. Dado que estos depósitos generalmente se realizan cerca del final del período, generalmente se reflejan en el siguiente período. El saldo bancario ajustado aquí se convierte en $23,000.
Los cheques pendientes son entradas emitidas por su empresa pero que el banco aún no ha deducido. Como el banco aún no los ha registrado, debemos restar estas entradas. $23,000 – $1,500 = $21,500.
Cualquier interés que su empresa gane dentro del banco no quedará registrado en sus libros. Tendremos que agregar el interés al saldo según los libros, lo que resulta en $22,000.
El banco cobra tarifas de servicio mensuales por mantener la cuenta, que es posible que la empresa aún no haya registrado. La tarifa del servicio debe deducirse del saldo según los libros. Entonces el saldo de efectivo final ajustado es $21,500lo que significa una reconciliación exitosa!
Desafíos de las conciliaciones manuales de balances
Los equipos financieros se enfrentan a muchos desafíos cuando deciden conciliar manualmente sus balances. Esto genera inexactitudes y obstaculiza la eficiencia del proceso de conciliación excesiva y la presentación de informes financieros deficientes. Específicamente estos son los problemas con los que te puedes encontrar:
- Error humano:
Las conciliaciones manuales son propensas a errores debido a grandes volúmenes de datos, limitaciones de tiempo y errores involuntarios. - Problemas de escalabilidad:
A medida que su organización crece, los volúmenes y las complejidades que implican la resolución manual aumentan rápidamente. Esto podría generar mayores problemas potenciales. - Consumo de tiempo:
La conciliación manual implica compilar, validar y procesar datos en hojas de cálculo, lo que puede retrasar las conciliaciones inmediatas y oportunas. - Fuentes de datos desconectadas:
Cuando se enfrenta a múltiples fuentes de datos, como ERP, extractos bancarios, facturas de proveedores y asientos del libro mayor auxiliar, consolidar todos los datos en un solo lugar también puede resultar un obstáculo importante. - Documentación insuficiente:
Si el proceso de conciliación carece de explicaciones exhaustivas y bien documentadas, los auditores pueden tener dificultades para comprender las complejidades del proceso, lo que podría generar dudas sobre la exactitud de las cifras reportadas. - Consumo de tiempo:
La conciliación manual implica mucho tiempo dedicado a compilar, validar y procesar datos a través de hojas de cálculo, lo que puede retrasar las tareas inmediatas y obstaculizar la planificación empresarial prospectiva. - Hojas de cálculo entre las partes interesadas:
Si bien su equipo de finanzas puede involucrar a asistentes de hojas de cálculo de primer nivel, estos son propensos a errores y pueden generar datos financieros inexactos. Según un estudio de IBM, el 88% de todas las hojas de cálculo contienen al menos un error.
Conciliación automatizada del balance con nanoredes
El software de conciliación automatizada como Nanonets puede ayudar a resolver sin problemas el problema de conciliación de cuentas que involucra los balances. Las nanoredes ofrecen numerosos beneficios para la conciliación de balances, haciendo que el proceso sea más eficiente, preciso y ágil. Estas son algunas de las ventajas clave:
Mayor eficiencia y velocidad
Las nanoredes pueden procesar grandes volúmenes de transacciones rápidamente, reduciendo significativamente el tiempo dedicado a conciliar manualmente cada entrada de transacción individualmente.
Las organizaciones han informado que la entrada de datos mediante IA puede automatizar hasta el 95 % de las tareas de datos repetitivas. Esto libera tiempo de los empleados para trabajos de mayor valor.
Entonces, incluso si sus registros de transacciones no se importan a hojas de cálculo, puede cargarlos directamente en Nanonets para la extracción y consolidación de datos.
Flujos de trabajo optimizados
Dado que Nanonets es una plataforma de automatización del flujo de trabajo, las tareas repetitivas se automatizan y las herramientas de contabilidad se integran de manera coherente dentro de la plataforma Nanonets. Esto resuelve los problemas de fuentes de datos desconectadas y la pérdida de tiempo en tareas manuales.
Al automatizar el proceso de conciliación de un extremo a otro, el software de conciliación automatizado como Nanonets mejora la precisión, reduce los errores y proporciona información valiosa sobre la salud financiera de una empresa.
Cotejo de transacciones automatizado
Visibilidad y control mejorados
Al resolver el problema de realizar un seguimiento entre varias hojas de cálculo, la plataforma Nanonets proporciona un informe consolidado de todos sus estados de conciliación de cuentas en un solo lugar. Esto significa un informe para resumir múltiples documentos financieros como ERP, extractos bancarios, facturas de proveedores y asientos del libro auxiliar.
En resumen, el software de conciliación automatizada como Nanonets mejora la eficiencia, la precisión y la eficacia general del proceso de conciliación del balance, proporcionando ventajas significativas sobre los métodos manuales.
Preguntas frecuentes
¿Por qué sólo conciliamos las cuentas del balance?
Las cuentas del balance se concilian con más frecuencia porque se consideran cuentas permanentes (o continuas), lo que significa que trasladan los saldos de un período contable al siguiente.
¿Con qué frecuencia debemos conciliar las cuentas del balance?
Las cuentas del balance generalmente se concilian en un cronograma que coincide con el cierre de fin de mes o con el cierre financiero menos frecuente. Esto significa que se pueden realizar con una frecuencia mensual, pero generalmente se realizan trimestralmente o anualmente.
¿Cuál es el papel de la conciliación del balance en el proceso de cierre financiero?
La conciliación del balance es una parte esencial del cierre de los libros porque garantiza que la Oficina del Director Financiero esté trabajando con datos precisos. De lo contrario, podría finalizar sus estados financieros sin tener en cuenta errores importantes que podrían sesgar significativamente los resultados.
