Cómo crear pedidos de venta en NetSuite usando la API

Cuando se trata de ejecutar su proceso AR en NetSuite, una de las tareas más comunes que realizará es crear órdenes de venta.

Crear órdenes de venta manualmente puede ser tedioso: la interfaz de usuario de NetSuite no es muy sencilla y existen otras complejidades que están presentes solo en la API y no en la aplicación de interfaz de usuario de NetSuite.

Sin embargo, la complejidad de la API de NetSuite puede resultar difícil de afrontar. Se necesita mucho tiempo (y esfuerzo) para configurar una integración de API y realmente automatizar sus flujos de trabajo de NetSuite.

En esta guía, veremos un proceso paso a paso sobre cómo utilizar la API de NetSuite para crear pedidos de ventas, así como soluciones de automatización que pueden facilitar el trabajo.

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Comprender las órdenes de venta en NetSuite

Una orden de venta es una transacción entre una empresa y un cliente en la que el cliente se compromete a comprar productos o servicios. Los pedidos de venta son fundamentales para realizar un seguimiento del inventario, los ingresos y los pagos de los clientes. La API de NetSuite le permite crear, administrar y cumplir estos pedidos mediante programación.

Hay cuatro tipos principales de órdenes de venta en NetSuite:

1. Orden de venta estándar: El tipo predeterminado para transacciones de ventas regulares donde el pago vence en el momento de la entrega.
2. Orden de venta estándar – Efectivo: Se utiliza para transacciones de venta donde el pago se realiza en el momento de la venta.
3. Orden de venta estándar – Factura: Permite facturar la venta más adelante, a menudo después de que se haya entregado el producto o servicio.
4. Orden de venta estándar – Facturación progresiva: Se utiliza para proyectos grandes que requieren facturación por etapas o hitos, a medida que avanza el trabajo.

La orden de venta estándar es la más flexible de todas y le brindará la mayor cantidad de opciones para ingresar como campos. Cuando crea una orden de venta estándar, básicamente necesita elegir estos 5-6 campos:

• El cliente
• La fecha de la transacción (por defecto la fecha actual)
• El estado del pedido de ventas (Pendiente de aprobación o Pendiente de cumplimiento)
• Los artículos/servicios que estás vendiendo.
• las condiciones de pago
• El método de pago

Sin embargo, en muchos casos, podría resultar beneficioso utilizar uno de los otros 3 tipos de órdenes de venta, especialmente cuando ya se sabe de antemano qué tipo de venta será (por ejemplo, una venta en efectivo). El beneficio de hacerlo es que muchos de los campos se completarán previamente, lo que le ahorrará tiempo y esfuerzo.

Configurando la API de NetSuite

Antes de poder comenzar a crear pedidos de ventas utilizando la API de NetSuite, deberá configurar el acceso a su cuenta y garantizar la autenticación adecuada.

Hemos publicado una guía detallada por separado sobre cómo configurar la API de NetSuite; siempre puede comenzar allí y luego volver aquí.

En caso de que ya sepa cómo ejecutar llamadas API y solo necesite instrucciones de inicio rápido para la autenticación NetSuite, así es como puede hacerlo:

Obtener credenciales de cuenta:

1. Inicie sesión en su cuenta NetSuite.
2. Navegar a Configuración > Empresa > Habilitar funciones.
3. bajo el SuiteNube pestaña, asegúrese de que Servicios web REST y Autenticación basada en tokens están habilitados.

Crear un Registro de Integración:

1. Ir a Configuración > Integración > Administrar integraciones > Nuevo.
2. Complete los campos requeridos y anote el Clave del consumidor y Secreto del consumidor proporcionó.

Configurar la autenticación basada en token (TBA):

1. Navegar a Configuración > Usuarios/Roles > Fichas de acceso > Nuevo.
2. Seleccione el registro de integración que creó y genere el ID de token y Secreto simbólico.

Con su ID de cuenta, clave de consumidor, secreto de consumidor, ID de token y secreto de token, ahora está listo para realizar llamadas API autenticadas a NetSuite.

Crear una orden de venta en NetSuite

La API de NetSuite le permite crear órdenes de venta mediante programación, lo que garantiza una integración perfecta entre los sistemas. A continuación se muestra una guía paso a paso para crear una orden de venta utilizando la API REST de NetSuite en Python.

Autenticación

Antes de realizar cualquier llamada API a NetSuite, debe autenticarse utilizando OAuth 1.0. El siguiente código Python utiliza el requests_oauthlib biblioteca para autenticar la solicitud utilizando su consumer_key, consumer_secret, token_keyy token_secret.

Así es como se autentica usando OAuth 1.0:

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1

# Authentication details
auth = OAuth1('consumer_key', 'consumer_secret', 'token_key', 'token_secret')

Una vez que esté autenticado, estará listo para crear sus cargas útiles.

Crear carga útil de orden de venta

Esta es la carga útil principal que envía los datos del pedido de ventas a NetSuite. En esto, podemos definir qué tipo de orden de venta estamos creando. Tomamos 2 ejemplos a continuación de los 4 tipos de pedidos de venta que vimos anteriormente.

1. Orden de venta estándar basada en artículos

Si su pedido de ventas involucra productos tangibles, aquí le mostramos cómo estructurar la carga útil para un pedido de ventas estándar:

item_payload = {
    "entity": {"id": "1234"},  # Customer ID
    "trandate": "2024-09-01",  # Transaction Date
    "duedate": "2024-09-15",  # Due Date
    "currency": {"id": "1"},  # Currency ID (USD)
    "terms": {"id": "1"},  # Payment terms
    "item": (
        {
            "item": {"id": "5678"},  # Item ID
            "quantity": 10,  # Quantity
            "rate": 20.00  # Unit price
        }
    ),
    "memo": "Sales order for office supplies"
}

2. Orden de venta de facturación progresiva

Para proyectos grandes que se facturan de forma incremental, esta es la estructura de una orden de venta de facturación progresiva:

progress_billing_payload = {
    "entity": {"id": "5678"},  # Customer ID
    "trandate": "2024-09-01",  # Transaction Date
    "duedate": "2024-09-15",  # Due Date
    "currency": {"id": "1"},  # Currency ID (USD)
    "item": (
        {
            "item": {"id": "service_item_id"},  # Service Item ID
            "quantity": 1,  # Quantity
            "rate": 200.00,  # Rate
            "percentcomplete": 50  # Percentage complete for progress billing
        }
    ),
    "memo": "Consulting services for September"
}

Enviar solicitud POST

Una vez creada la carga útil, el siguiente paso es enviar una solicitud POST a la API de NetSuite utilizando la sesión autenticada. A continuación se muestra la función para manejar la solicitud:

def create_sales_order(auth, payload):
    url = "https://.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/record/v1/salesOrder"
    
    headers = {"Content-Type": "application/json"}
    
    # Send POST request to create the sales order
    response = requests.post(url, json=payload, headers=headers, auth=auth)

    return response

# Send the sales order creation request
response = create_sales_order(auth, payload)

URL: Este es el punto final de la API REST de NetSuite para crear pedidos de ventas. Reemplazar con su ID de cuenta NetSuite real.

Manejo de respuestas

Una vez realizada la solicitud POST, la API devuelve una respuesta. Debe verificar el estado de la respuesta y manejarla en consecuencia. Si el pedido de ventas se crea correctamente, la respuesta incluirá detalles como el ID y el estado del pedido de ventas.

# Response Handling
if response.status_code == 200:
    print("Sales Order created successfully:", response.json())
else:
    print("Error creating Sales Order:", response.status_code, response.text)

Ejemplo de creación exitosa de una orden de venta

Una vez que el pedido de ventas se haya creado correctamente, aparecerá en la interfaz de usuario de NetSuite como se muestra a continuación:

Descargar código completo:

El código central para publicar un pedido de ventas usando NetSuite sigue siendo consistente. Sin embargo, la carga útil varía según el tipo de pedido de venta que se agregue. Exploremos cómo enviar una solicitud POST para agregar varios tipos de pedidos de ventas utilizando la API de NetSuite.

Cómo recuperar identificaciones internas en NetSuite

Para completar los campos necesarios en las cargas útiles (como itemID, currencyID, termsIDy accountID), necesitarás usar NetSuite ID internas. Estos ID corresponden a entidades, elementos o términos específicos dentro de su cuenta NetSuite.

Puede encontrar estos ID internos mediante los siguientes pasos:

• Interfaz de usuario de NetSuite: Navegue hasta el registro relevante (por ejemplo, Proveedor, Artículo o Cuenta) en el panel de NetSuite y habilite “ID internas” en Home -> Set Preferences -> General -> Defaults -> Show Internal IDs.

• Búsquedas guardadas: Navegar a Informes -> Búsquedas guardadas -> Todas las búsquedas guardadas en el panel de NetSuite. Cree una nueva búsqueda y seleccione el tipo de registro relevante (por ejemplo, Artículos, Clientes). En el Resultados pestaña, agregue el Identificación interna campo como una columna. Al ejecutar la búsqueda se mostrarán los ID internos de los registros seleccionados en sus resultados.
• SuiteScript: Puede escribir e implementar un SuiteScript que recupere ID internos de los registros. Después de implementar el script, puede ejecutarlo para acceder a los ID internos para usarlos en sus llamadas API. A continuación se muestra un ejemplo de un SuiteScript simple para recuperar ID internos de clientes:

/**
 * @NApiVersion 2.x
 * @NScriptType Suitelet
 */
define(('N/search'), function(search) {
    function onRequest(context) {
        var customerSearch = search.create({
            type: search.Type.CUSTOMER,
            columns: ('internalid', 'entityid')  // internal ID and Customer name
        });

        var searchResult = customerSearch.run();
        var customers = ();

        searchResult.each(function(result) {
            customers.push({
                internalId: result.getValue({ name: 'internalid' }),
                customerName: result.getValue({ name: 'entityid' })
            });
            return true;  // continue iteration
        });

        // Send back response as JSON
        context.response.write(JSON.stringify(customers));
    }

    return {
        onRequest: onRequest
    };
});

Con estos ID internos, puede asegurarse de que sus llamadas API se dirijan a los registros correctos, mejorando la precisión y la eficiencia en el proceso de creación de pedidos de ventas.

Manejo de escenarios de pago y cumplimiento de órdenes de venta en NetSuite

Al crear pedidos de ventas en NetSuite, el tipo de condiciones de pago que aplica puede variar y, a menudo, dependerá de otra variable: cuándo se cumple el pedido de ventas.

Hay algunas tareas comunes que normalmente tendrás que realizar:

1. Aplicar un pago de cliente a una orden de venta
2. Manejo de descuentos y créditos.
3. Transformar un pedido de venta en un cumplimiento de artículo

Aplicar pagos de clientes a pedidos de venta

Una vez que se crea una orden de venta, los pagos de los clientes se pueden aplicar usando esta carga útil:

payment_data = {
    "customer": {"id": "customer_id"},
    "salesOrder": {"id": "sales_order_id"},
    "payment": {
        "amount": 500,
        "method": {"id": "payment_method_id"}  # Payment Method ID (e.g., credit card)
    }
}

payment_url="https://your_netsuite_instance/rest/customerpayment/v1/"
response = requests.post(payment_url, json=payment_data, auth=auth)
print(response.json())

Aplicar descuentos o créditos a pedidos de venta

Para aplicar descuentos o créditos a un pedido de ventas, actualice la carga útil de esta manera:

sales_order_data("discountitem") = {"id": "discount_id"}  # Discount ID
response = requests.post(url, json=sales_order_data, auth=auth)
print(response.json())

Transformar un pedido de venta en un cumplimiento de artículo

Una vez que un pedido de ventas está listo para ser cumplido, puede transformarlo en un cumplimiento de artículo utilizando la API de NetSuite. Este proceso garantiza que los artículos del pedido de venta estén marcados como enviados o entregados.

Esto se puede hacer como una transformación de NetSuite, es decir, se cambia el pedido de venta a un cumplimiento de artículo.

A continuación se muestra un ejemplo de llamada API para transformar directamente un pedido de ventas en cumplimiento de artículos:

POST /record/v1/salesOrder//!transform/itemFulfillment

{
        "inventoryLocation": {
                "id" : 
        }
...
} 

          

Tenga en cuenta que el inventarioUbicación El campo es obligatorio al transformar una orden de venta en un cumplimiento de artículo (debe especificar desde qué parte del inventario envía los artículos que acaba de vender).

Errores comunes y solución de problemas

Crear pedidos de ventas a través de la API de NetSuite es una forma poderosa de automatizar su proceso de AR, pero conlleva sus desafíos. Aquí hay algunos errores comunes y cómo evitarlos:

Cree pedidos de venta en Netsuite usando Nanonets

Nanonets simplifica el proceso al manejar las complejidades de la autenticación de API, la gestión del alcance y el manejo de errores, lo que lo convierte en una flujo de trabajo de automatización ideal de NetSuite de extremo a extremo proveedor.

Al aprovechar la plataforma Nanonets impulsada por IA, puede automatizar todo el proceso de creación de facturas de proveedores en NetSuite con una mínima intervención humana. Esto garantiza tiempos de procesamiento más rápidos, mayor precisión y una integración perfecta con sus flujos de trabajo existentes.

Nanonets extrae de forma inteligente datos clave de su CRM interno, así como de documentos, los asigna directamente a NetSuite y genera pedidos de ventas precisos.

Aquí hay un vídeo de demostración que muestra cómo puede configurar flujos de trabajo automatizados de NetSuite utilizando Nanonets en menos de 2 minutos.

Ventajas de utilizar nanoredes:

• Conexión nativa de NetSuite: Maneja todos los detalles complejos como la autenticación API y los campos faltantes.
• Flujos de trabajo listos para usar: Simplifica tareas como la creación de pedidos de ventas y la aplicación de pagos.
• Extracción precisa de datos: Aprovecha los modelos Gen ai para extraer datos de facturas y otros documentos.
• Gestión de usuarios y datos: Proporciona funciones como almacenamiento y gestión de documentos y colaboración en equipo.
• Flujos de trabajo de aprobación: permite la verificación de datos dentro de su equipo antes de publicar en NetSuite.

Al automatizar el proceso de creación de pedidos de ventas con Nanonets, puede garantizar la eficiencia, precisión y escalabilidad en el flujo de trabajo de sus cuentas por cobrar, dejando las tareas tediosas a la IA.

Para obtener más información, consulte la documentación de Nanonets.

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Conclusión

La creación de pedidos de ventas en NetSuite utilizando la API agiliza el proceso de sus cuentas por cobrar, desde el manejo de múltiples artículos y pagos recurrentes hasta la aplicación de descuentos.

Pero ¿por qué limitarse a las llamadas API manuales? Nanorredes lleva la automatización un paso más allá. Al aprovechar la IA, Nanonets automatiza la extracción y el ingreso de datos críticos de pedidos de ventas directamente en NetSuite, lo que le ahorra tiempo y elimina el riesgo de error humano.