La automatización de documentos financieros no solo está cambiando el juego: está reescribiendo las reglas.
Desde bancos multinacionales y grandes firmas de contabilidad hasta agencias de seguros locales y pequeños proveedores de atención médica, empresas de todos los tamaños procesan cientos y miles de documentos financieros diariamente. El gran volumen de papeleo puede ser abrumador, consumir mucho tiempo y ser propenso a errores.
Ingrese a la automatización de documentos financieros, una solución revolucionaria que revoluciona el modo en que las empresas manejan su papeleo, independientemente de su tamaño o industria.
En este artículo, aprenderá cómo configurar flujos de trabajo de documentos eficientes que ahorren tiempo y reduzcan errores, formas de abordar desafíos comunes y herramientas automatizadas para diferentes casos de uso en todas las industrias.
Automatización de documentos financieros
Toda empresa, independientemente de su actividad principal, realiza actividades relacionadas con las finanzas. Estas actividades generan numerosos documentos que contienen datos financieros importantes, como facturas, recibos, nóminas, formularios, documentos KYC, extractos bancarios, declaraciones de activos, préstamos y documentos fiscales.
Estos documentos contienen información confidencial, incluida información de identificación personal (PII), como nombres de clientes y proveedores, direcciones, números de identificación y detalles de los beneficiarios.
Para las grandes empresas con numerosas operaciones diarias, gestionar manualmente estos datos se vuelve cada vez más complicado, requiere más tiempo y es propenso a errores.
La automatización de documentos financieros es la solución a todos estos desafíos
Las herramientas de automatización de documentos, que varían en sofisticación, pueden realizar diferentes funciones para agilizar los flujos de trabajo contables y financieros.
¿Cómo funciona la automatización de documentos financieros?
Para comprender la automatización de documentos financieros, veamos un proceso típico de cuentas a pagar (AP):
- El equipo de AP emite una orden de compra (OC)
- El vendedor entrega y envía una factura.
- AP compara la factura con la orden de compra y el recibo de entrega
- Si coincide, se procesa el pago.
Este proceso manual es manejable para las pequeñas empresas. Sin embargo, a medida que las empresas crecen, el volumen de documentos aumenta exponencialmente, lo que hace que el procesamiento manual sea ineficiente y propenso a errores.
La automatización de documentos financieros utiliza tecnologías como reconocimiento óptico de caracteres (OCR) avanzado, inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) para agilizar estos procesos.
Manual vs. Automatización
Comparemos los procesos de AP manuales y automatizados:
| Paso | Proceso manual | Proceso de AP automatizado |
|---|---|---|
| Recibo de factura | PDF en correo electrónico | Cualquier formato (PDF, imagen) de cualquier fuente (Slack, Cloud) |
| Entrada de datos | Entrada manual en el sistema de contabilidad | Extracción automática impulsada por IA |
| Coincidencia de órdenes de compra | Recuperación y comparación manual | Coincidencia automática de 2, 3 y 4 vías |
| Comprobación de errores | Revisión manual | Validación impulsada por IA con marcado para revisión humana |
| Ruta de aprobación | Correos electrónicos con múltiples seguimientos | Enrutamiento automático basado en reglas predefinidas |
| Programación de pagos | Entrada manual en el sistema de pago | Programación automática basada en términos |
| Almacenamiento de documentos | Archivo físico o almacenamiento digital básico | Almacenamiento digital inteligente con registro de auditoría |
Ahora, comprendamos los resultados y el retorno de la inversión en la extracción de documentos tanto manual como automatizada para el proceso de AP mencionado anteriormente:
| Métrico | Proceso manual | Extracción automatizada con IA |
|---|---|---|
| Tiempo de procesamiento | 1-3 días por factura | 5-10 minutos por factura |
| Tasa de error | ~4% debido a la entrada manual de datos | <1% con validación de IA |
| Coste por factura | ~$10-$15 | ~$2-$3 |
| Escalabilidad | Limitado por los recursos humanos | Altamente escalable (miles de documentos) |
| Gestión de proveedores | Reactivo, basado en problemas | Proactivo, basado en información obtenida a partir de datos |
| Enfoque en los empleados | Entrada de datos y manejo de documentos | Análisis financiero estratégico y relaciones con proveedores |
| Visibilidad del flujo de caja | Retrasado, según informes manuales | En tiempo real, con análisis predictivos |
Cómo automatizar los flujos de trabajo de documentos financieros
A continuación se explica cómo puede configurar y automatizar cualquier flujo de trabajo de documentos financieros utilizando Nanonets:
Paso 1: Crea una cuenta en Nanonets
Paso 2: Para documentos financieros populares como facturas, recibos, órdenes de compra, extractos bancarios, elija uno extractor preconstruido flujo de trabajo.
Si desea configurar un nuevo flujo de trabajo desde cero, elija Crea tu propio flujo de trabajo y subir un nuevo documento.
Mientras se procesa su documento, puede configurar rápidamente sus ajustes de importación y exportación dependiendo de la fuente de sus documentos.
Paso 3: Una vez configurado el flujo de trabajo y procesado el documento, revise los campos extraídos en el documento y apruébelo una vez que esté listo.
Paso 4: También puedes personalizar el flujo de trabajo con diferentes acciones como:
- Agregar diferentes pasos de formato, como detección de moneda, cambio de formatos de fecha, escaneo de códigos de barras y códigos QR, análisis de URL, acciones de datos LLM, etc.
- Busque nuevos campos de fuentes externas como software de contabilidad, bases de datos, herramientas ERP y
- Configuración de aprobaciones basadas en reglas agregando múltiples revisores, condiciones para indicadores y reglas de validación
- Configure notificaciones para garantizar que su equipo reciba recordatorios oportunos a través de Slack y correo electrónico
- Personalice la importación y exportación desde más de 30 fuentes
Esto le permite configurar un flujo de trabajo de automatización de documentos financieros personalizado para banca, servicios financieros o cualquier proceso financiero.
Superar las preocupaciones y los desafíos en la automatización de documentos
Si bien la automatización de documentos trae consigo ventajas atractivas, las empresas suelen enfrentar varios desafíos y preocupaciones al implementar estos sistemas. Abordemos estos problemas y exploremos algunas soluciones prácticas:
Exactitud y fiabilidad de los datos financieros
Inquietud: Los datos financieros requieren una precisión del 100 %. Incluso los errores más pequeños pueden provocar discrepancias financieras significativas o problemas de cumplimiento. Si bien la automatización puede gestionar documentos estándar, nos encontramos con casos excepcionales que requieren mucho tiempo para gestionarse y que también plantean problemas.
Soluciones:
- Implementar procesos de verificación multicapa
- Diseñe flujos de trabajo de automatización con rutas basadas en reglas para excepciones
- Utilice modelos avanzados de aprendizaje profundo entrenados con datos específicos de la industria
- Incorporar sistemas de intervención humana para transacciones complejas o de alto valor
Diseñe su flujo de trabajo de automatización con rutas claras basadas en reglas para el manejo de excepciones. Esto no solo mejora la precisión, sino que también ayuda a la mejora continua del sistema.
Manejo de formatos de documentos complejos y variados
Inquietud: Los documentos financieros vienen en múltiples formatos, idiomas y estructuras, lo que dificulta la extracción consistente de datos.
Soluciones:
- Utilice tecnologías avanzadas de OCR y NLP que funcionan en documentos complejos (imágenes escaneadas, PDF con tablas, documentos escritos a mano)
- Entrene modelos en un conjunto diverso de muestras de documentos
- Implementar algoritmos de aprendizaje adaptativo que mejoren con el tiempo
- Para una solución automatizada basada en plantillas, proporcione opciones para la creación manual de plantillas
Seguridad y cumplimiento
Inquietud: Los datos financieros son muy sensibles, lo que genera preocupaciones sobre violaciones de datos y el mantenimiento del cumplimiento de las regulaciones.
Soluciones:
- Elija una herramienta de automatización de renombre que cumpla con los estándares regulatorios y de cumplimiento nacionales y globales, como RGPD, HIPAA, SOC2, ISO 27001, FedRAMP (en los EE.UU.)
- Implementar cifrado de extremo a extremo para datos en tránsito y en reposo
- Usar control de acceso basado en roles (RBAC) para datos confidenciales
- Realizar periódicamente auditorías de seguridad y pruebas de penetración.
- Restringir la visualización no autorizada de documentos confidenciales
- Implementar pautas estrictas para proteger la privacidad del cliente
- Considere la implementación local para datos altamente confidenciales.
Integración con sistemas existentes
Inquietud: Tenemos sistemas heredados (como SAP) y una pila tecnológica compleja, lo que dificulta la integración.
Soluciones:
- Elija una solución de automatización con sólidas capacidades API
- Busque integraciones preconstruidas con software financiero popular
- Involucre a los equipos de TI desde el comienzo del proceso de implementación
- Implementar el cambio gradualmente, comenzando con los procesos menos críticos.
- Capacite a su personal con una incorporación eficiente
Existen muchas soluciones de middleware que las empresas también pueden utilizar temporalmente para integraciones complejas.
Casos de uso de la automatización de documentos financieros
La automatización de documentos en el ámbito de las finanzas y la contabilidad se utiliza en muchos sectores. Exploremos los posibles casos de uso y los beneficios en diferentes industrias:
Servicios bancarios y financieros
Este sector se ocupa ampliamente de cuestiones financieras y maneja un enorme volumen de documentos relacionados con las finanzas pertenecientes a clientes, organizaciones y procesos internos.
La automatización de documentos financieros es crucial para aliviar el estrés de los empleados, mejorar el servicio al cliente, reducir los tiempos de respuesta y mejorar el cumplimiento normativo.
Industria de seguros
El sector de seguros es otro campo dedicado a cuestiones financieras. Las herramientas de automatización para el manejo de documentos relacionados con seguros pueden ayudar a una rápida extracción y validación de información, una mayor capacidad de suscripción, una evaluación precisa de los riesgos y un procesamiento más rápido de las reclamaciones, lo que se traduce en pagos más rápidos para los asegurados y operaciones más eficientes.
Empresas de contabilidad y auditoría
Las empresas y los departamentos contables de las grandes empresas manejan habitualmente documentos con datos financieros críticos. Son responsables de los pagos a proveedores, el mantenimiento de registros de transacciones, la auditoría, la tributación y el cumplimiento normativo.
La automatización del procesamiento de documentos permite a estas empresas extraer rápidamente datos financieros de diversas fuentes, realizar auditorías con menos pasos manuales y generar informes automáticamente.
Gestión inmobiliaria y de propiedades
La automatización de documentos puede ayudar a las empresas inmobiliarias a procesar grandes volúmenes de datos de propiedades. Esto hace que la abstracción de arrendamientos y la valoración de propiedades sean más eficientes con un procesamiento más rápido de los arrendamientos, una mayor precisión en la extracción de puntos de datos clave y una mejor gestión de la cartera. También permite realizar tasaciones de propiedades más rápidas y una mejor gestión de clientes, propiedades y registros financieros.
Cuidado de la salud
El sector de la atención sanitaria maneja una gran variedad de documentos confidenciales, tanto financieros como no financieros. Además de los datos de los pacientes, existe la gestión de nóminas para el personal médico y no médico, documentos relacionados con la infraestructura y otras transacciones financieras. La automatización de documentos ayuda a las instituciones sanitarias a almacenar registros precisos de los pacientes, procesar las reclamaciones con mayor rapidez y precisión, y permitir una incorporación y una transición más rápidas de los pacientes.
Fabricación y cadena de suministro
En el sector de fabricación y cadena de suministro, la automatización de documentos puede mejorar significativamente la precisión en la gestión del inventario, reducir los tiempos de procesamiento de órdenes de compra y facturas, agilizar las operaciones, optimizar los procesos de control de calidad y mejorar la trazabilidad en la cadena de suministro.
