Las empresas emergentes se enfrentan a una multitud de desafíos cuando buscan transformar sus ideas innovadoras en negocios rentables. Entre estos desafíos, el establecimiento de controles financieros efectivos a menudo se pasa por alto en el torbellino de actividades.
Sin embargo, establecer controles financieros sólidos es fundamental para la sostenibilidad y el crecimiento de cualquier startup. Garantiza la integridad financiera, reduce los riesgos y ayuda en la toma de decisiones.
En este artículo, veremos los pasos necesarios para establecer controles financieros efectivos en una startup y cómo la automatización y la tecnología pueden ayudar.
¿Qué son los controles financieros y por qué son importantes?
Los controles financieros son los procedimientos, políticas y medios por los cuales una organización monitorea y administra sus ingresos, costos, presupuestos, flujo de efectivo y otros aspectos financieros. Se implementan para garantizar la precisión y confiabilidad de los informes financieros, para cumplir con las leyes y reglamentos, para prevenir el fraude y la apropiación indebida de activos, y para salvaguardar los recursos de la organización.
Establecer los controles financieros correctos es crucial para una empresa, ya que los informes financieros inexactos pueden conducir a análisis incorrectos e impactar en la toma de decisiones, lo que podría conducir a malas decisiones estratégicas y pérdidas. Ted Baker, el minorista de moda de la calle principal, tuvo que cerrar varias tiendas y reestructurarse después de un error contable de £ 58 millones en enero de 2020. Varias empresas incurren en grandes pérdidas o incluso tienen que cerrar debido a tales errores financieros y contables.
La importancia de los controles financieros para las Startups
Si bien los controles financieros son importantes para las empresas de todos los tamaños, son especialmente críticos para las empresas emergentes. Las startups se caracterizan por un rápido crecimiento, recursos limitados y falta de procesos establecidos. Esto puede crear un entorno propicio para la mala gestión financiera o irregularidades si no se controla adecuadamente.
Por otro lado, la implementación temprana de controles financieros puede ayudar a las empresas emergentes a:
- Supervisar y gestionar el flujo de caja: Las empresas emergentes a menudo operan con presupuestos ajustados y necesitan monitorear cuidadosamente su flujo de efectivo para asegurarse de que tengan suficiente para cubrir los gastos operativos y lograr sus objetivos.
- Prevenir fraudes y errores: Los fuertes controles financieros reducen el riesgo de errores que podrían conducir a pérdidas financieras y daños a la reputación. En el proceso, ayudan a prevenir el fraude y garantizar el cumplimiento normativo.
- Tome decisiones informadas: Los controles financieros brindan información y análisis financieros precisos y oportunos, que pueden ser cruciales para tomar decisiones comerciales estratégicas.
- Atraer inversores: Es más probable que los inversores crean en las empresas emergentes que tienen controles financieros sólidos, ya que les da confianza en la estabilidad financiera y la gestión del negocio. Esto también puede ayudar a las nuevas empresas a mejorar su reputación, atraer a múltiples partes e inversores y mejorar las valoraciones y los resultados comerciales.
En el entorno dinámico y acelerado de una startup, establecer controles financieros sólidos puede no parecer una prioridad inmediata. La atención se centra a menudo en el desarrollo de productos, la captura de mercado y el rápido crecimiento. Sin embargo, sin un marco sólido de control financiero, las nuevas empresas podrían enfrentarse a riesgos significativos, incluida la mala gestión financiera, el incumplimiento de las normas y el posible fraude.
La implementación de controles financieros en las primeras etapas del ciclo de vida de una startup puede prevenir estos problemas, proporcionando una base sólida para el crecimiento y el éxito sostenibles. Así es como se puede hacer.
Configuración de controles financieros en una startup
Establecer controles financieros en una startup implica un enfoque integral que abarca varias facetas del negocio. La implementación de estos controles es un proceso estratégico que implica analizar las políticas existentes, actualizar los datos y las prácticas de gestión, considerar todos los posibles escenarios operativos y hacer pronósticos y proyecciones informados.
Aquí hay algunos pasos específicos para ayudarlo a comenzar:
Revisar los datos financieros existentes
Al configurar los controles financieros, el primer paso implica una evaluación exhaustiva de sus datos financieros existentes. Esto incluye sus presupuestos financieros, informes, declaraciones de pérdidas y ganancias, balances y más. Estos documentos proporcionan una visión holística del rendimiento y las operaciones de su empresa.
Identificar anomalías o superposiciones en los datos
Dentro de sus sistemas financieros existentes, intente identificar cualquier superposición o anomalía dentro de los datos. Las superposiciones podrían indicar tareas o recursos redundantes. Las anomalías pueden sugerir errores o problemas que deben abordarse.
Detectarlos no solo lo ayuda a comprender su estado financiero actual, sino que también identifica cualquier laguna en su marco de gestión que deba abordarse.
Actualización oportuna
Mantener sus datos financieros actualizados es crucial para un control financiero efectivo. Esto se extiende más allá de sus documentos financieros para incluir sus prácticas y políticas de gestión relacionadas con los controles financieros existentes. Las actualizaciones regulares aseguran que esté trabajando con la información más precisa, lo cual es esencial para tomar decisiones informadas e identificar áreas de mejora.
Analizar todos los escenarios operativos posibles
Antes de decidirse por una estrategia de control financiero específica, debe evaluar minuciosamente todos los escenarios operativos posibles. Esto implica considerar diferentes perspectivas, como la rentabilidad, los gastos, la seguridad y la escala de producción o el volumen.
Al hacer esto, puede obtener una comprensión completa de cómo podría funcionar su política de control financiero en diferentes circunstancias, y puede adaptarla para cubrir todos los aspectos operativos de su organización.
Pronosticar y hacer proyecciones
A medida que implementa su política de control financiero, es importante mirar hacia adelante y considerar sus metas y objetivos futuros. Pronosticar y hacer proyecciones puede ayudarlo a crear una política de control financiero que se alinee con estos objetivos.
Este enfoque con visión de futuro no solo ayuda en la creación de políticas, sino que también puede servir como catalizador para lograr sus objetivos. Al comprender a dónde quiere que vaya su startup, puede configurar controles financieros que respalden su viaje allí.
Implementar controles financieros en su startup no es tarea fácil. Requiere una planificación cuidadosa, un seguimiento regular y ajustes continuos. Pero con estos pasos, puede crear una base sólida para el control financiero que respalde el crecimiento y el éxito de su startup.
Diseño e implementación de procedimientos estandarizados
Una vez que se describen los objetivos y las prioridades comerciales, los procedimientos estandarizados proporcionan una hoja de ruta para que los empleados la sigan al realizar tareas financieras. Estos procedimientos deben cubrir todo, desde cómo procesar las facturas hasta cómo manejar los reembolsos de gastos, quiénes son las autoridades de aprobación, cómo se realiza el presupuesto y cómo se toma cada decisión financiera. Estos deben documentarse claramente y comunicarse a todo el personal pertinente.
Establecer auditorías financieras periódicas
Las auditorías financieras periódicas son esenciales para garantizar que los controles financieros establecidos funcionen según lo previsto. Las auditorías pueden ayudar a identificar brechas o debilidades en los controles y proporcionar recomendaciones para mejorar. Las auditorías implican comparar varios documentos para verificar que los registros de facturas, gastos, fechas, aprobadores y más estén en orden. La identificación de discrepancias en esta etapa puede ayudar a prevenir acciones regulatorias y garantizar el cumplimiento.
Implementación de software de control financiero.
El software de control financiero puede automatizar muchos procesos de control financiero, haciéndolos más eficientes y reduciendo el riesgo de error humano. Las nanonets, por ejemplo, ofrecen funciones como el procesamiento automatizado de facturas, la extracción de datos y la validación de datos que pueden optimizar sus operaciones financieras y mejorar su control financiero.
Pero antes de hablar sobre cómo usar tales herramientas, cubramos las trampas comunes que enfrentan las nuevas empresas cuando intentan establecer controles financieros.
Superar los desafíos comunes en el establecimiento de controles financieros
En el camino hacia el establecimiento de fuertes controles financieros, las nuevas empresas pueden enfrentar una gran cantidad de obstáculos. Algunos de estos incluyen la falta de experiencia financiera, recursos limitados y resistencia al cambio. Profundicemos en estos desafíos y exploremos posibles soluciones, incluido el papel que una herramienta como Nanonets puede desempeñar en este proceso.
Falta de experiencia financiera: A menudo, las nuevas empresas son iniciadas por empresarios que tienen una gran idea de negocios pero pueden carecer de la perspicacia financiera para administrar de manera efectiva el aspecto fiscal de la operación. Esta falta de experiencia puede ser un obstáculo importante para establecer controles financieros sólidos.
Para superar esto, las nuevas empresas pueden considerar externalizar su gestión financiera a un tercero de confianza o contratar a un asesor financiero. Con el tiempo, a medida que crece la startup, puede incorporar esta función internamente. Además, el uso de herramientas de automatización fáciles de usar como Nanonets puede simplificar procesos financieros complejos, ayudando a los empresarios a administrar los controles financieros de manera más fácil y efectiva.
Recursos limitados: Las empresas emergentes generalmente operan con presupuestos ajustados y es posible que no tengan los recursos para invertir en costosos sistemas de control financiero o contratar personal financiero experimentado. Pero los fundadores y empresarios pueden aprovechar herramientas rentables impulsadas por IA como Nanonets, que brindan soluciones integrales de control financiero sin una etiqueta de precio elevada. Esto hace posible que las nuevas empresas automaticen y optimicen sus procesos financieros con un presupuesto limitado.
Resistencia al cambio: Como cualquier organización, las nuevas empresas pueden enfrentar resistencia al implementar nuevos sistemas o procesos, especialmente algo tan crucial y potencialmente disruptivo como los controles financieros.
Pero una comunicación clara sobre los beneficios y la necesidad de los controles financieros puede ayudar a mitigar esta resistencia. Es importante involucrar a todas las partes interesadas clave involucradas en el proceso, asegurándose de que comprendan las razones detrás de los cambios y las ventajas que estos traen consigo. La introducción de una herramienta intuitiva y fácil de usar como Nanonets también puede facilitar la transición, ya que minimiza la interrupción de los flujos de trabajo existentes y garantiza un mejor control financiero.
Cómo la automatización puede ayudar a establecer controles financieros en una startup
Los controles financieros adquieren una solidez considerable con la automatización. Las empresas emergentes, dada su necesidad de eficiencia y operaciones ajustadas, pueden obtener importantes beneficios de la automatización de sus controles financieros.
La automatización no solo agiliza los procesos, sino que también reduce el error humano, lo que garantiza la precisión y la coherencia. Aquí hay una descripción general de cómo la automatización, facilitada por herramientas como Nanonets, puede cambiar las reglas del juego:
- Extracción y validación precisa de datos: La automatización se puede implementar para extraer datos de varios documentos financieros y cotejarlos con su sistema de contabilidad. Esto garantiza que sus datos financieros sean siempre precisos y actualizados. Una herramienta como Nanonets mejora este proceso con sus capacidades para validar datos de manera efectiva.
- Procesamiento de documentos sin problemas: Con la automatización, la engorrosa tarea de procesar facturas, registros de gastos y otros documentos se puede hacer eficiente. Las herramientas impulsadas por IA como Nanonets pueden extraer datos de las facturas, verificarlas con órdenes de compra e ingresar la información directamente en su sistema de contabilidad. Esto no solo ahorra tiempo y reduce los esfuerzos manuales, sino que también minimiza el error humano.
- Integración con sistemas existentes: Uno de los aspectos clave a la hora de introducir cualquier nuevo proceso o herramienta en una startup es su compatibilidad con los sistemas existentes. Las herramientas de automatización como Nanonets pueden integrarse sin esfuerzo con sus sistemas contables actuales, lo que garantiza una implementación y un uso fluidos, lo que hace que la transición a los controles financieros automatizados sea mucho más conveniente y eficiente.
Conclusión
La implementación de fuertes controles financieros es un paso desalentador pero crucial para el éxito de cualquier startup. Seguir los pasos descritos en este artículo puede ayudar a que el proceso sea más manejable. Al implementar estos controles y aprovechar la automatización como Nanonets, las nuevas empresas pueden garantizar su integridad financiera, tomar decisiones más informadas y aumentar sus posibilidades de éxito. Se trata de sentar una base sólida para sus operaciones financieras, una que respalde su puesta en marcha a medida que crece y evoluciona.
