Automatizar la extracción de datos de las confirmaciones de tarifas

En el transporte por carretera, la velocidad no tiene que ver simplemente con lo rápido que va la flota.

También se trata de la rapidez con la que se puede procesar una confirmación de tarifa para poder comenzar a planificar rutas y asignar recursos. Esto garantiza que los conductores puedan salir a la carretera más rápido.

Sin embargo, procesar confirmaciones de velocidad de forma rápida y precisa suele ser un desafío.

Para empezar, a menudo hay que hacer malabarismos con varios sistemas, como sistemas de gestión de transporte (TMS), software de contabilidad y correo electrónico. Cambiar de una pestaña a otra no es lo más productivo.

Pero lo que sigue es peor: la introducción manual de datos. Es un proceso lento, tedioso y propenso a errores. Incluso un error tipográfico menor, como el peso incorrecto de la carga, puede dar lugar a errores costosos, retrasos en los envíos y relaciones tensas.

Es por eso que las empresas de logística con visión de futuro están recurriendo a soluciones de procesamiento inteligente de documentos (IDP) impulsadas por IA para automatizar el manejo de la confirmación de tarifas.

Estas herramientas basadas en IA extraen datos con precisión, validan la información extraída, señalan discrepancias, envían documentos para su aprobación según reglas personalizadas y, finalmente, los exportan al software empresarial posterior. Al acelerar el procesamiento y reducir los errores, las soluciones IDP le permiten avanzar más rápido.

¿El resultado? Más cargas aceptadas y crecimiento empresarial.

En este artículo, exploraremos cómo la automatización de la extracción de datos de confirmación de tarifas puede agilizar sus operaciones de transporte, aumentar la eficiencia y brindarle una ventaja competitiva.

Comprender todo el proceso en torno a las confirmaciones de tarifas

Los documentos de confirmación de tarifas sirven como acuerdos legalmente vinculantes entre los corredores y los transportistas. En ellos se describe el destino del envío, el cronograma de entrega, el modo de transporte, el contenido del envío y la tarifa acordada para los servicios de transporte.

El proceso comienza cuando un transportista necesita transportar mercancías. Se pone en contacto con un agente, que a su vez busca transportistas adecuados y, a menudo, publica los detalles de la carga en los foros pertinentes. Los transportistas interesados ​​se ponen en contacto y comienzan las negociaciones.

Factores como la distancia, el tipo de carga, la urgencia y las condiciones del mercado influyen en la determinación de la tarifa final.

Una vez acordada una tarifa, el corredor crea la confirmación de la tarifa.

Este documento describe los lugares de recogida y entrega, el cronograma, el modo de transporte, los detalles de la carga y el precio acordado por los servicios. Luego, el agente envía este documento al transportista para que lo revise y lo firme.

Una vez firmado, pone en marcha todo el proceso de transporte.

¿Qué información contienen las confirmaciones de tarifas?

Un documento de confirmación de tarifa típico incluye puntos de datos como:

• Datos del remitente y del transportista
• Direcciones de recogida y entrega
• Fecha y hora de recogida y entrega
• Modo de entrega
• Descripción y peso de la carga
• Tipo de equipo requerido
• Tarifa y cualquier cargo adicional
• Instrucciones o requisitos especiales

¿Por qué es importante el procesamiento de confirmación de tarifas?

• Para transportistas como las empresas de camiones, sirve como un punto de referencia crucial para planificar rutas, asignar recursos y garantizar el cumplimiento de los términos acordados.
• Para los corredores, es un registro vital de la transacción, que ayuda a administrar las finanzas y mantener las relaciones con los clientes.
• Para los transportistas, las confirmaciones de tarifas brindan visibilidad de los costos de transporte, los plazos de entrega y los acuerdos de servicio, lo que permite una mejor planificación de la cadena de suministro y una mejor gestión del presupuesto.
• Todas las partes confían en las confirmaciones de tarifas para resolver cualquier disputa que pueda surgir durante o después del envío.

Desafíos en el procesamiento manual de confirmaciones de tarifas

Por lo general, el documento se recibe en formato PDF. En caso contrario, es posible que sea necesario digitalizarlo mediante un escáner.

A continuación, se deberán verificar los campos y registrarlos en los sistemas de la empresa. También será necesario comunicar los datos a los despachadores y conductores.

Y por último, será necesario actualizar los sistemas de contabilidad para la facturación.

Si su flujo de trabajo actual implica muchas acciones manuales, es probable que se enfrente a varios de estos desafíos:

Estos desafíos no son aislados, están conectados y a menudo pueden agravar el impacto de cada uno. Por ejemplo, imaginemos que se asigna a un conductor no certificado en materia de materiales peligrosos el transporte de materiales peligrosos debido a un error en la introducción de datos.

Esto podría generar graves riesgos de seguridad, consecuencias legales y daños a su reputación.

Además, estas ineficiencias pueden crear un efecto dominó, afectando su capacidad de satisfacer las expectativas de los clientes, mantener precios competitivos y, en última instancia, hacer crecer su negocio.

Existen varios métodos para automatizar la extracción de datos de confirmación de tarifas, desde soluciones de OCR básicas hasta sistemas más avanzados basados ​​en inteligencia artificial. Analicémoslos uno por uno.

OCR básico Las herramientas pueden convertir archivos PDF de confirmación de tarifas en texto legible por máquina, pero carecen de la comprensión contextual necesaria para documentos logísticos complejos. Si bien pueden capturar campos simples como fechas o números de carga, tienen dificultades con datos no estructurados como instrucciones especiales o estructuras de tarifas variadas. ¿El resultado? Extracciones inexactas que aún requieren una revisión y corrección manual significativa.

Bibliotecas de Python Ofrecen más flexibilidad para el procesamiento de la confirmación de tarifas, lo que permite la personalización para formatos de corredores específicos. Sin embargo, exigen experiencia técnica y un mantenimiento constante. Cuando un corredor cambia su diseño de confirmación de tarifas o usted incorpora un nuevo socio, deberá ajustar manualmente su código. Este enfoque se vuelve rápidamente insostenible a medida que su negocio de transportistas crece y se diversifica.

Modelos de lenguaje extensos (LLM) Los lenguajes como ChatGPT son prometedores a la hora de comprender el contexto de las confirmaciones de tarifas. Pueden interpretar diversas estructuras de documentos y extraer información relevante. Sin embargo, su dependencia del reconocimiento de patrones puede generar inconsistencias y resultados inconexos. Crear indicaciones que funcionen de manera universal en las confirmaciones de tarifas de diferentes corredores es un desafío, y los LLM pueden tener dificultades para extraer con precisión detalles críticos como ponderaciones exactas o desgloses de tarifas específicos.

Se necesita una solución más avanzada para automatizar realmente el proceso de manera eficaz. Aquí es donde entra en escena el procesamiento inteligente de documentos (IDP). Combina OCR avanzado, aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural para extraer y contextualizar con precisión los datos de las confirmaciones de tarifas, independientemente del formato o la complejidad.

A diferencia de las herramientas básicas, los sistemas IDP comprenden el contexto del documento, se adaptan a los cambios de diseño y mejoran continuamente la precisión. Extraen datos, validan información, señalan discrepancias y se integran sin problemas con sistemas existentes como TMS.

Las soluciones IDP le ayudan a lograr una automatización integral, desde la importación de tarifas hasta el procesamiento y la exportación de datos. Esto elimina errores manuales, acelera la toma de decisiones y libera recursos valiosos, lo que brinda a los transportistas una importante ventaja competitiva en la vertiginosa industria de la logística.

A continuación se explica cómo implementar una solución IDP como Nanonets para la automatización de la confirmación de tarifas:

Paso 1: Crea tu cuenta de Nanonets e inicia sesión en tu cuenta

Paso 2: Para las confirmaciones de tasas, puede comenzar con un modelo de cero disparos. Por lo tanto, en el menú “Flujo de trabajo”, seleccione un “Modelo de entrenamiento cero”.

Paso 3. Vaya a la sección Entrenamiento de IA en el panel izquierdo y haga clic en “Administrar etiquetas”. Utilice Campos para los puntos de datos que tienen un único valor por documento, como ID de carga o Tarifa total. Y Encabezados de tabla para los datos que pueden tener múltiples valores por documento, como los elementos de línea en una confirmación de tarifa.

Paso 4. Agregue descripciones detalladas para cada campo y encabezado de tabla. Estas descripciones guían a la IA para que comprenda qué buscar. Por ejemplo, la descripción de la identificación de carga podría ser “Un identificador alfanumérico único para el envío, generalmente de 8 a 10 caracteres de longitud, que a menudo comienza con 'LD' o 'LOAD'”.

Paso 5: Configure la validación de fecha para garantizar fechas de recogida/entrega lógicas o para verificar la integridad y el formato de la dirección.

Paso 6: Configure flujos de trabajo de aprobación de varias etapas en función de los datos extraídos y validados. Puede configurar reglas de enrutamiento condicional; por ejemplo, si la tarifa total es mayor de $5000, enrutar al gerente sénior para su aprobación.

Paso 7: Comienza a cargar las confirmaciones de tarifas. Puedes importar archivos desde tu almacenamiento local o la nube, o usar un bloque de importación automático desde Gmail, Google Drive, Dropbox o herramientas de terceros.

Paso 8: Configure bloques de exportación para que se completen automáticamente los datos validados y aprobados en su sistema de gestión de transacciones (TMS), software de contabilidad o CRM. Incluso puede descargar los datos como archivos CSV u hojas de cálculo para realizar un análisis más detallado.

Este flujo de trabajo automatizado ahorra tiempo, reduce errores y libera recursos valiosos para centrarse en actividades estratégicas. Esto puede generar una mayor eficiencia operativa, una mejor toma de decisiones y, en última instancia, una posición competitiva más sólida en el cambiante sector de la logística.