Cómo automatizar la codificación de facturas: una guía práctica de AP

La codificación de facturas implica categorizar los gastos y asignarlos a cuentas específicas. Parece simple, por eso a menudo se pasa por alto en las discusiones sobre eficiencia de AP. Pero aquí está el truco: puede costarle más de lo que cree.

Empresas sin gasto en automatización $6.30 por facturamientras que las contrapartes automatizadas pagan solo $1.45. Así es: ¡la automatización podría ahorrarle casi un 77 % por factura! Le da una idea de los posibles ahorros en juego. Pero va más allá del costo. La codificación precisa de las facturas es crucial para los informes financieros, la elaboración de presupuestos y la toma de decisiones. Los errores pueden generar problemas de cumplimiento y datos financieros sesgados.

¿Quieres saber cómo funciona exactamente? ¿Y cómo puedes implementar la factura en tu organización? Estás en el lugar correcto. Esta guía lo guiará a través del proceso de codificación de facturas, cómo automatizarlo y las mejores prácticas.

Empecemos con lo básico.

¿Qué es la codificación de facturas?

La codificación de facturas es el proceso de asignar identificadores específicos a cada artículo de una factura. Estos códigos, a menudo llamados códigos del Libro Mayor (GL), clasifican los gastos con fines contables. Piense en ello como si le diera a cada gasto su propia “dirección” en sus registros financieros.

Una factura correctamente codificada debe incluir un ID de proveedor único (como OFF001 para OfficeMax), un código GL específico (como 6100 para gastos de oficina), un código de departamento (MKT para marketing), un centro de costos (MKTG-01) y un código de proyecto (Q2CAM para la campaña del segundo trimestre).

Esta codificación detallada permite un seguimiento preciso del presupuesto, informes más sencillos, aprobaciones más rápidas y un mejor análisis financiero. Por ejemplo, puede generar rápidamente informes sobre todos los gastos de campaña del segundo trimestre o las compras totales de OfficeMax, enviar automáticamente las facturas a los aprobadores adecuados y analizar los patrones de gastos en todos los departamentos, proyectos o proveedores.

Tradicionalmente, el personal de AP tenía que revisar manualmente cada factura, determinar los códigos correctos e ingresarlos minuciosamente en el sistema de contabilidad. Este proceso, aunque minucioso, requiere mucho tiempo y es propenso a errores.

El software de automatización de AP moderno utiliza IA, ML, OCR y automatización del flujo de trabajo para agilizar este proceso. Puede:

El proceso de codificación de facturas.

Es posible que su personal de AP ya esté utilizando algún tipo de codificación de facturas. Puede implicar la asignación manual de categorías a las facturas en hojas de cálculo, o tal vez esté utilizando las funciones de codificación integradas de su ERP. Cualquiera sea su método actual, comprender el proceso estándar de codificación de facturas puede ayudarlo a identificar áreas de mejora.

Normalmente, la codificación de facturas sigue estos pasos:

1. Recepción de facturas: Puede recibir facturas por correo electrónico, portales web, plataformas de proveedores o incluso como documentos en papel. El primer paso es recopilarlas y digitalizarlas si es necesario.
2. Captura de datos: Aquí es donde su equipo extrae información clave de la factura. En los sistemas manuales, esto significa ingresar los detalles a mano. Las configuraciones más avanzadas pueden usar tecnología OCR para automatizar este paso.
3. Asignación de código: Aquí es donde se produce la “codificación” propiamente dicha. Su equipo asigna a cada partida un código de GL en función de su plan de cuentas. Este paso requiere un conocimiento profundo de su estructura financiera.
4. Validación y comparación: A continuación, la factura se compara con las órdenes de compra y los documentos de recepción. Esto ayuda a detectar las discrepancias a tiempo.
5. Ruta de aprobación: La factura codificada luego pasa por la cadena de aprobación. Esto puede implicar transferencias físicas, correos electrónicos o flujos de trabajo digitales, según su sistema actual.
6. Contabilización en el sistema contable: Finalmente, los datos de la factura aprobada y codificada se ingresan en su software de contabilidad o ERP.

¿Cómo se compara su proceso actual con este flujo estándar? Si todavía depende de métodos manuales, es probable que enfrente desafíos como:

• Pérdida de tiempo: El personal de AP debe ingresar manualmente cada detalle de la factura, a menudo haciendo referencias cruzadas con otros documentos. Este tedioso proceso puede llevar horas, especialmente en el caso de facturas complejas.
• Tasas de error: Los errores humanos en la entrada de datos o la asignación de códigos pueden afectar sus informes financieros. Un decimal mal colocado o un código GL incorrecto pueden distorsionar significativamente sus datos financieros.
• Pagos atrasados: El envío físico de facturas o las cadenas de correo electrónico pueden generar cuellos de botella. Las facturas pueden quedarse en el escritorio de alguien o perderse en una bandeja de entrada, lo que da como resultado el incumplimiento de los plazos de pago y posibles cargos por demora.
• Pobre visibilidad: Sin un sistema centralizado, es un desafío saber en qué etapa del proceso de aprobación se encuentra una factura. Esto genera una pérdida de tiempo en consultas de estado y posibles pagos duplicados.
• Posición de flujo de caja incorrecta: Los procesos manuales a menudo implican retrasos en la entrada de datos, lo que dificulta obtener una imagen precisa y en tiempo real de su situación financiera.
• Inconsistencias de codificación: Diferentes miembros del equipo pueden interpretar las pautas de codificación de manera diferente, lo que genera inconsistencias en los informes financieros.
• Problemas de escala: A medida que su negocio crece y aumenta el volumen de facturas, los procesos manuales se vuelven cada vez más insostenibles.

Estos desafíos no son solo inconvenientes, sino que le cuestan dinero. Recuerde que los procesos manuales pueden costar hasta $6,30 por factura, en comparación con solo $1,45 con la automatización.

Cómo automatizar la codificación de facturas

Configurar la automatización puede ser una tarea intimidante. Hay que encontrar el software adecuado, convencer al departamento financiero para que invierta, capacitar a su equipo e integrar el sistema. Pero una vez que supere estos obstáculos, se preguntará por qué no lo hizo antes.

A continuación le indicamos cómo empezar:

1. Elija el software adecuado:

Necesitará una solución de automatización de AP que se integre perfectamente con su sistema ERP existente. Busque funciones como tecnología OCR, extracción de datos impulsada por IA, coincidencias automatizadas y flujos de trabajo de aprobación personalizables. Además, asegúrese de que el software pueda manejar su volumen de facturas.

El modelo previamente entrenado de Nanonets puede reconocer campos de facturas comunes desde el primer momento, lo que le ahorra tiempo en la configuración.

2. Digitaliza tus facturas:

Sube tus facturas escaneadas y electrónicas al sistema. Muchas soluciones ofrecen opciones de carga masiva o pueden capturar automáticamente facturas desde direcciones de correo electrónico designadas.

Con Nanonets, puede configurar la integración del correo electrónico para procesar automáticamente las facturas enviadas por correo electrónico, conectar servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox para cargas por lotes o utilizar la API para la integración directa con sus sistemas existentes. Esta flexibilidad garantiza que pueda procesar facturas de todas sus fuentes.

3. Configurar la asignación de código GL:

Defina pautas claras para asignar códigos GL. Cree un plan de cuentas completo. Puede utilizar datos históricos para entrenar el sistema según sus patrones de codificación. Muchas soluciones de automatización le permiten crear reglas para la asignación automática de códigos según el proveedor, la descripción del artículo u otros campos de la factura.

Nanonets, puede crear campos personalizados para cada pieza de información que necesita extraer, como 'Código GL' o 'Centro de costos'. Luego, entrene el modelo cargando facturas de muestra y etiquetando manualmente estos campos. Una vez que haya etiquetado suficientes muestras, la IA aprenderá a reconocer y extraer estos campos automáticamente. También puede configurar reglas para asignar códigos GL según criterios específicos, como el nombre del proveedor o la descripción del artículo.

5. Configure la validación y la coincidencia:

Configure su sistema para que haga coincidir automáticamente las facturas con las órdenes de compra y los documentos de recepción. Establezca reglas para señalar discrepancias, como variaciones de precios o desajustes de cantidades. Este paso garantiza la precisión y ayuda a evitar pagos excesivos o duplicados.

Con Nanonets, puede automatizar la coincidencia tripartita configurando la coincidencia de bases de datos como parte de sus reglas de validación. Esto le permite comparar automáticamente los datos de la factura con sus órdenes de compra y documentos de recepción. Puede crear bloques condicionales para marcar facturas para su revisión si hay discrepancias en cantidades, precios o totales.

6. Establecer flujos de trabajo de aprobación:

Diseñe flujos de trabajo de aprobación que se ajusten a las políticas de su organización. Determine quién debe revisar y aprobar las facturas en función de factores como el monto, el departamento o el proveedor. El enrutamiento automatizado puede acelerar significativamente el proceso de aprobación.

Nanonets ofrece potentes funciones de flujo de trabajo de aprobación. Puede configurar varias etapas de revisión con diferentes reglas para cada etapa. Por ejemplo, puede crear una regla para enviar facturas que superen un monto determinado a un gerente financiero senior, mientras que las facturas estándar van al equipo de cuentas por pagar. También puede configurar revisiones obligatorias o asignar revisores solo si se cumplen ciertas condiciones.

7. Integre con sus sistemas comerciales:

Configure la exportación y sincronización automática de datos con su ERP o software de contabilidad. Esto garantiza que los datos de facturas aprobadas y codificadas fluyan sin problemas a sus sistemas financieros, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente. Además, considere conectar su solución de automatización de AP con otros sistemas relevantes como plataformas de gestión de contratos o adquisiciones. Este enfoque holístico puede brindar una visibilidad y un control aún mayores sobre sus procesos financieros.

Con Nanonets, puede configurar conexiones directas a sistemas de contabilidad y ERP populares como QuickBooks, Xero y Salesforce. Para otros sistemas, puede utilizar la API de Nanonets, la integración de Zapier o las funciones de webhook para enviar datos automáticamente. Esto garantiza que los datos de sus facturas codificadas y aprobadas fluyan sin problemas a sus sistemas financieros sin intervención manual.

Una vez que su sistema esté configurado, concéntrese en una implementación exitosa y una mejora continua. Capacite minuciosamente a su equipo de AP, enfatizando el manejo de excepciones y los procedimientos de corrección. Comience con una ejecución piloto utilizando un subconjunto de facturas, aumentando gradualmente el volumen a medida que gane confianza.

Aproveche los análisis para monitorear métricas de rendimiento, como el tiempo de procesamiento y las tasas de precisión. Revise periódicamente estos conocimientos y comentarios de los usuarios para perfeccionar sus reglas y flujos de trabajo de automatización. Recuerde, la automatización es un proceso en evolución; esté preparado para hacer ajustes a medida que cambien las necesidades de su negocio.

Con la interfaz fácil de usar de Nanonets, puede volver a entrenar fácilmente su modelo, actualizar códigos GL o modificar flujos de trabajo de aprobación sin intervención de TI. Esta flexibilidad garantiza que la automatización de la codificación de facturas siga siendo eficiente y alineada con sus procesos comerciales a lo largo del tiempo.

Pensamientos finales

Adoptar la automatización de la codificación de facturas no se trata solo de mantenerse al día con la tecnología, sino de transformar su departamento de cuentas por pagar en un activo estratégico. Al optimizar los procesos, reducir los errores y liberar tiempo de su equipo, está allanando el camino para una mejor toma de decisiones financieras y una mejor gestión del flujo de efectivo.

Al optimizar los procesos, reducir los errores y liberar tiempo de su equipo, está preparando el terreno para decisiones financieras más inteligentes y una gestión del flujo de efectivo más fluida. Pero aquí está la cuestión: la automatización no es un trato único. Es un viaje.

Empiece poco a poco, aprenda sobre la marcha y siga perfeccionando sus procesos. Con el enfoque adecuado y herramientas como Nanonets, puede convertir la codificación de facturas de una tarea tediosa en un poderoso impulsor de eficiencia y precisión.