¿Qué es el software de órdenes de compra?
Las órdenes de compra son documentos críticos que significan el inicio del proceso de compra por parte de una empresa para adquirir bienes o servicios.
Para poder completar cualquier proceso de compra en particular, se debe procesar y cerrar la orden de compra asociada.
Este proceso que debe completarse para completar la compra y cerrar la orden de compra es engorroso. Las empresas a menudo enfrentan problemas como:
- Procesos manuales que son costosos e ineficientes.
- causar retrasos
- errores
- difícil de escalar con operaciones comerciales
- dificultad para ejercer el control del gasto
- incumplimientos en la política de gastos
- procesos de aprobación lentos
- mantener la visibilidad del gasto es difícil
- análisis inexistentes o desactualizados
- mala gestión del desempeño de los proveedores
- presupuesto inexacto
El software de órdenes de compra (PO) está diseñado para automatizar y agilizar la creación, seguimiento, procesamiento y gestión de órdenes de compra.
Al digitalizar todo el proceso de compra, las empresas pueden solucionar significativamente los problemas enumerados anteriormente.
Cómo funciona el software de órdenes de compra
Veamos un ejemplo de cómo la introducción de un software de órdenes de compra como Nanonets agiliza el flujo de trabajo.
1. Solicitud de compra:
Un empleado utiliza el portal Nanonets para enviar una solicitud de compra de forma electrónica.
2. Creación de orden de compra:
Nanonets genera automáticamente una orden de compra basada en los detalles de la solicitud.
3. Aprobación de la Orden de Compra:
La orden de compra se enruta a través de un flujo de trabajo de aprobación automatizado dentro de Nanonets.
Puede establecer reglas predefinidas y controles condicionales para mantener la coherencia en todas las actividades de adquisición, minimizando errores y evitando gastos no autorizados.
Las notificaciones de aprobaciones se envían y se pueden manejar fácilmente con herramientas de comunicación populares como Slack y Microsoft Teams.
Estas aprobaciones incluyen llamados a la acción (CTA) directos, lo que simplifica el proceso y facilita la toma de decisiones rápida.
4. Envío de orden de compra:
Una vez aprobado, el sistema envía automáticamente la orden de compra al proveedor a través de un correo electrónico integrado o un portal de proveedores (por ejemplo, SAP Ariba, Coupa).
5. Entrega de bienes o servicios:
El proveedor procesa el pedido y actualiza el estado de entrega en el portal de proveedores, que está sincronizado con Nanonets.
6. Captura y cotejo de datos de facturas:
Nanonets extrae datos de facturas, órdenes de compra y albaranes de forma automática, minimizando la entrada manual y los errores.
La concordancia triple automatizada garantiza la precisión al cotejar automáticamente facturas, órdenes de compra y albaranes antes de procesar los pagos.
7. Procesamiento de pagos:
Nanonets facilita procesos de pago fluidos, garantizando que todas las transacciones se completen de manera eficiente y puntual. Esto ayuda a mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar sanciones por pagos atrasados.
8. Integración con ERP/software de contabilidad:
Nanonets se integra con varios sistemas ERP y de contabilidad para una experiencia unificada de gestión de datos financieros y adquisiciones.
Al automatizar el flujo de trabajo de las órdenes de compra con un software de órdenes de compra como Nanonets, las empresas pueden garantizar un flujo de datos fluido entre varias aplicaciones, reducir los errores manuales y mejorar la eficiencia general.
¿Las pequeñas empresas necesitan un software de órdenes de compra?
Las empresas más grandes definitivamente necesitan una configuración completa de software de PO para gestionar el proceso de adquisiciones. Múltiples transacciones de compra que involucran a una gran cantidad de empleados requieren un monitoreo y seguimiento completo de todo el proceso.
Por otro lado, las pequeñas empresas suelen operar con recursos limitados y pueden cuestionar la necesidad de utilizar un software de órdenes de compra (PO). Sin embargo, existen varias razones de peso por las que incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse significativamente de un sistema de órdenes de compra:
- Control financiero mejorado: Un sistema de PO ayuda a las pequeñas empresas a realizar un seguimiento de sus gastos, garantizando que se mantengan dentro del presupuesto. Al documentar cada compra, las empresas pueden controlar fácilmente los gastos e identificar cualquier gasto innecesario.
- Proceso de compra simplificado: Con un sistema de órdenes de compra implementado, el proceso de compra se vuelve más estructurado y eficiente. Ayuda a mantener un registro claro de qué se ordenó, cuándo y a quién. Esto reduce el riesgo de errores, como pedidos duplicados o cantidades incorrectas.
- Relaciones mejoradas con los proveedores: El uso de un sistema de órdenes de compra puede mejorar las relaciones con los proveedores al proporcionar documentación clara y formal de los pedidos. Esto garantiza que ambas partes tengan un entendimiento mutuo de los términos y cantidades acordados, lo que reduce las posibilidades de disputas.
- Mejor gestión de inventario: Un sistema de PO ayuda a rastrear el inventario entrante, asegurando que los niveles de existencias se mantengan adecuadamente. Esto evita el exceso de existencias o el desabastecimiento, lo que puede ser particularmente perjudicial para las pequeñas empresas con flujos de efectivo ajustados.
- Seguimiento de cumplimiento y auditoría: Las pequeñas empresas suelen estar sujetas a auditorías y requisitos reglamentarios. Un sistema de órdenes de compra proporciona un seguimiento documental completo, lo que facilita el cumplimiento de las normas legales y financieras. Esta transparencia puede ser crucial durante las auditorías, ya que proporciona evidencia clara de las transacciones financieras.
- Ahorro de costes: Si bien existe una inversión inicial para establecer un sistema de PO, los ahorros a largo plazo pueden ser sustanciales. Al evitar pedidos excesivos, negociar mejores condiciones con los proveedores y reducir los gastos administrativos, las pequeñas empresas pueden lograr importantes eficiencias de costos.
- Escalabilidad y crecimiento: A medida que una pequeña empresa crece, sus necesidades de compra se vuelven más complejas. Un sistema de PO puede escalar con la empresa, proporcionando la infraestructura necesaria para manejar mayores volúmenes de pedidos y cadenas de suministro más complejas.
Muchos software de PO, como Nanonets, ahora se ofrecen como software como servicio (SaaS) con precios basados en suscripción. Esto significa que las pequeñas empresas pueden acceder a software sofisticado sin necesidad de una gran inversión inicial. Los planes de precios flexibles permiten a las empresas pagar solo por las funciones que necesitan.
En conclusión, si bien el esfuerzo inicial de implementar un sistema de PO puede parecer desalentador para las pequeñas empresas, los beneficios que proporciona en términos de control financiero, eficiencia y escalabilidad lo convierten en una inversión valiosa.
El uso de un software de PO puede ayudar a las pequeñas empresas a optimizar sus operaciones, reducir costos y establecer una base sólida para el crecimiento futuro.
Los 6 mejores software de órdenes de compra en 2024
A continuación se presentan seis de las mejores soluciones de software de órdenes de compra para 2024, junto con sus ventajas y desventajas según nuestra investigación.
1. Nanorredes
Nanonets es un software de automatización de adquisición a pago (P2P) de primer nivel que se destaca por sus funciones avanzadas, su interfaz fácil de usar y su rentabilidad.
Ventajas:
- Fácil de usar: La interfaz es muy fácil de navegar, lo que reduce la curva de aprendizaje para los nuevos usuarios.
- Captura de datos precisa: destaca en la captura de datos de facturas, órdenes de compra y albaranes con gran precisión.
- Aprobaciones procesables: las aprobaciones se pueden realizar directamente dentro de herramientas de comunicación populares como Slack, Teams y el correo electrónico, lo que facilita la acción con CTA (llamado a la acción) directos.
- Integración ERP: Se integra perfectamente con los sistemas ERP, garantizando procesos de cuentas por pagar totalmente automatizados.
- Rentable: es significativamente más asequible para las pequeñas y medianas empresas en comparación con sus competidores.
- Reglas de validación y aprobación: aplica reglas de validación preestablecidas y rutas de aprobación para mantener el cumplimiento y la eficiencia.
Contras:
- No admite procesos de control de inventario, RFP y licitaciones.
- Las funciones avanzadas pueden requerir una formación exhaustiva para su uso eficaz.
2. Adquisición de cupa
Coupa Procurement goza de gran prestigio por sus sólidas capacidades de gestión de adquisiciones, lo que lo hace ideal para empresas que buscan un mejor rendimiento y control sobre sus procesos de adquisiciones.
Ventajas:
Gestión de presupuestos en tiempo real: proporciona seguimiento en tiempo real de presupuestos y gastos.
Integración de IA y aprendizaje automático: mejora la detección de errores y fraudes.
Suite Integral: Incluye herramientas para la gestión de contratos y proveedores, control de inventarios y facturación electrónica.
Contras:
Costo: Puede resultar costoso para las empresas más pequeñas.
Complejidad: las funciones avanzadas pueden requerir una capacitación exhaustiva para un uso eficaz.
3. SAP Ariba
SAP Ariba es una excelente opción para grandes empresas que necesitan soluciones integrales de gestión de adquisiciones y gastos con sólidas capacidades de integración.
Ventajas:
Integración con SAP S/4HANA: se integra perfectamente con otros módulos de SAP para una experiencia unificada.
Gestión automatizada de proveedores: automatiza la incorporación de proveedores y la gestión del desempeño.
Sincronización de datos en tiempo real: Mantiene actualizados los catálogos y datos de proveedores en tiempo real.
Contras:
Costo y tiempo de implementación: Requiere una importante inversión y tiempo para su implementación.
Complejidad: puede resultar demasiado complejo para las pequeñas y medianas empresas.
4. Procurificar
Procurify es ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan una solución P2P flexible y fácil de usar con funciones limitadas.
Ventajas:
Facilidad de uso: la interfaz intuitiva facilita la adopción por parte de los usuarios.
Integraciones flexibles: se integra con sistemas de contabilidad populares como QuickBooks, Sage Intacct y Microsoft Dynamics 365.
Información sobre gastos en tiempo real: ofrece información sobre gastos en tiempo real, lo que mejora el control presupuestario.
Contras:
Escalabilidad: Puede que no escale tan bien para empresas muy grandes.
Funciones avanzadas limitadas: Carece de algunas de las funciones avanzadas que ofrecen los sistemas más complejos.
5. Rossum
La plataforma impulsada por IA de Rossum está diseñada para automatizar el procesamiento de documentos transaccionales, lo que la convierte en una herramienta poderosa para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos P2P.
Ventajas:
IA avanzada y aprendizaje automático: utiliza IA para el procesamiento de documentos, lo que reduce las tareas manuales y los errores.
Flujos de trabajo personalizables: permite la creación de flujos de trabajo de aprobación personalizados.
Capacidades de integración: se integra fácilmente con sistemas ERP como SAP, Coupa y Workday.
Contras:
Alto esfuerzo de configuración inicial: Requiere una importante configuración inicial y capacitación.
Costo: Puede resultar costoso, especialmente para organizaciones más pequeñas.
6. Adquisiciones de Oracle Fusion Cloud
Oracle Fusion Cloud Procurement ofrece una solución sólida para grandes empresas que buscan optimizar y automatizar sus procesos de adquisiciones.
Ventajas:
Funciones integrales: ofrece amplias funcionalidades, que incluyen gestión de relaciones con proveedores, gestión de contratos y procesamiento automatizado de facturas.
Escalable: Es adecuado para grandes empresas con necesidades de adquisiciones complejas.
Reduce el riesgo de fraude: sus sólidos procesos de aprobación y comparación de datos reducen el riesgo de fraude.
Contras:
Configuración compleja: requiere una configuración extensa y continua.
No apto para PYMES: más adecuado para organizaciones más grandes debido a su complejidad y costo.
Conclusión
Cuando se trata de elegir el software de órdenes de compra adecuado, hay algunos factores a considerar: el tamaño de su organización, la complejidad de sus necesidades de adquisiciones y su presupuesto.
Si dirige una pequeña o mediana empresa, Nanonets es la mejor opción. Ofrece capacidades de automatización avanzadas, flujos de trabajo de aprobación fluidos e integraciones profundas que le harán la vida más fácil.
Para empresas muy grandes con grandes necesidades de adquisiciones, Coupa y SAP Ariba son excelentes opciones. Proporcionan gestión de relaciones con proveedores, gestión de inventario y más, brindándole todas las herramientas que necesita para estar al tanto de todo.
Recuerde, es importante evaluar estas opciones en función de sus requisitos específicos para encontrar la que mejor se adapte a su organización.
