Hoy en día, las empresas compran diversos tipos de bienes y servicios para diferentes propósitos.
El proceso de adquisición a pago Abarca todos los procesos involucrados en todo el ciclo de vida de compra de bienes y servicios.
Desde la solicitud inicial hasta el pago final, este proceso involucra a múltiples partes interesadas con flujos de trabajo complejos y requiere importantes controles financieros y control sobre sí mismo.
Tener un proceso bien definido desde la adquisición hasta el pago para todas las actividades de adquisición es crucial para lograr eficiencia operativa y reducir costos. Todo esto contribuye a avanzar hacia mayores ganancias para el negocio.
Dicho esto, definamos el proceso desde la adquisición hasta el pago, comprendamos los pasos necesarios para completarlo y aprendamos cómo se puede optimizar hoy con la ayuda de la automatización.
¿Qué es el proceso de adquisición hasta el pago?
Procure-to-Pay (P2P) es el proceso completo que lleva a cabo una empresa al adquirir bienes o servicios. Se compone de todos los pasos desde el pedido de bienes/servicios hasta el pago al proveedor.
Un ejemplo de P2P sería una empresa que necesita comprar sillas de oficina. Primero, se crea una solicitud de compra. Luego se aprueba basándose en ciertos criterios. Luego, la empresa elegiría un proveedor y realizaría un pedido. Cuando se entregan las sillas, la entrega se compara con el pedido. Luego se recibe la factura del proveedor, se compara con el pedido, se aprueba y se paga. Todo este proceso, desde identificar la necesidad hasta realizar el pago, es el proceso P2P.
Pasos del proceso de adquisición a pago
El proceso desde la adquisición hasta el pago es un subconjunto del proceso más amplio desde la fuente hasta el pago.
Los pasos iniciales desde la fuente hasta el pago (S2P) no están involucrados en el proceso desde la adquisición hasta el pago. Estos son a saber –
- identificar una nueva necesidad,
- encontrar y evaluar proveedores,
- enviar solicitudes de propuestas,
- seleccionar el mejor proveedor,
- y finalizar contratos con proveedores.
Los pasos anteriores no forman parte del proceso de adquisición a pago. En cambio, el proceso P2P comienza una vez que se completan los pasos anteriores.
Repasemos ahora los pasos del proceso P2P en sí.
¡Ciertamente! Continuamos con los pasos del proceso de adquisición a pago (P2P), usando un ejemplo práctico para ilustrar cada paso.
Paso 1: identificar las necesidades
Imagine esta empresa manufacturera de tamaño mediano llamada XYZ Corp. Se están quedando sin materias primas para su producción. Entonces, el equipo de producción echa un vistazo a sus próximos pedidos y se da cuenta de que necesitan 500 unidades de láminas de acero de alta calidad.
Para asegurarse de que todo funcione sin problemas, el gerente de producción y el equipo de adquisiciones trabajan juntos para definir las especificaciones y cantidades exactas necesarias.
Paso 2: crear solicitudes
Una vez que han determinado los detalles de las láminas de acero, el equipo de adquisiciones se pone a trabajar creando una solicitud de compra formal. Esta solicitud incluye todos los detalles importantes como el tipo de acero, cuántos necesitan, cuándo los necesitan y cualquier instrucción especial de manejo.
Completan el formulario de solicitud y lo envían electrónicamente a través del sistema de adquisiciones de la empresa, asegurándose de contar con todas las aprobaciones necesarias.
Paso 3: Aprobación de la solicitud de compra
Ahora la solicitud de compra se envía al jefe del departamento para su aprobación. El jefe del departamento examina detenidamente la solicitud, verifica el presupuesto y se asegura de que realmente necesiten esos materiales. Si todo va bien, le dan luz verde y lo pasan al equipo de adquisiciones para los siguientes pasos. Si hay algún problema o se necesitan cambios, lo devolverán para su revisión.
Paso 4: crear una orden de compra
El equipo de adquisiciones elabora una orden de compra detallada basada en la solicitud aprobada. Incluye cosas como el nombre del proveedor, cómo entregará los productos y las condiciones de pago.
Paso 5: Aprobación de la orden de compra
El director de adquisiciones echa un vistazo a la orden de compra recién creada para comprobarlo todo. Quieren asegurarse de que todo sea preciso y siga las políticas de la empresa. Una vez que están satisfechos, le dan el visto bueno y lo envían al proveedor elegido. El proveedor revisa la orden de compra, acepta los términos y confirma el pedido. Esto lo convierte en un contrato jurídicamente vinculante.
Paso 6: recepción de mercancías
Cuando las láminas de acero llegan al almacén de XYZ Corp, el equipo de recepción inspecciona cuidadosamente la entrega para asegurarse de que coincida con las especificaciones de la orden de compra. Verifican aspectos como la calidad, la cantidad y cualquier daño. Una vez que han realizado una inspección minuciosa y todo cumple con los estándares requeridos, registran la entrada de mercancías en el sistema.
Paso 7: Desempeño del proveedor
Después de una entrega exitosa, XYZ Corp se toma un momento para evaluar el desempeño del proveedor. Consideran aspectos como si los materiales se entregaron a tiempo, la calidad de los materiales y si el proveedor cumplió los términos del contrato. Estos datos de rendimiento se registran en el sistema de gestión de proveedores de la empresa. Les ayuda a tomar decisiones de compra más inteligentes en el futuro y a mantener altos estándares para sus proveedores.
Paso 8: Aprobación de factura
El proveedor envía una factura por las chapas de acero entregadas. El equipo de finanzas hace una comparación a tres bandas, comparando la factura con la orden de compra y la entrada de mercancías. Si todo concuerda y no hay discrepancias, aprueban la factura para el pago. Pero si encuentran discrepancias o problemas, lo enviarán de vuelta al proveedor para que lo solucione.
Paso 9: Pago al proveedor
Finalmente, el equipo financiero se encarga de procesar la factura aprobada según las condiciones de pago acordadas. XYZ Corp tiene un plazo de pago neto de 30 con el proveedor. ¿Qué significa eso? Bueno, significa que el pago se realizará 30 días después de que se haya dado el visto bueno a la factura. El equipo de finanzas está al tanto de todo, asegurándose de programar el pago y liquidar las cuotas del proveedor de manera precisa y puntual.
Como hemos visto anteriormente, el proceso P2P involucra a cuatro partes interesadas clave: el departamento que inicia la solicitud, los proveedores, las adquisiciones y las cuentas por pagar (o una agencia externa en caso de subcontratación).
Desafíos en el proceso P2P
La implementación del proceso de adquisición a pago (P2P) no está exenta de desafíos.
Como hemos visto anteriormente, P2P es una carrera de relevos: tanto la ejecución de cada tarea como la velocidad de transición a cada tarea siguiente determinan la eficiencia del proceso P2P de una empresa.
Profundicemos en algunos desafíos comunes que se enfrentan en el proceso P2P:
- Procesos manuales y errores: Muchas empresas todavía dependen de procesos manuales para varias etapas del ciclo P2P, como el procesamiento de facturas, los flujos de trabajo de aprobación y la entrada de datos. Esta dependencia de tareas manuales puede provocar errores humanos, retrasos e inconsistencias.
- Falta de visibilidad y control: Sin un sistema centralizado para gestionar las actividades de adquisiciones, las empresas a menudo luchan con una visibilidad limitada del proceso P2P. Esta falta de transparencia dificulta el seguimiento del gasto y hace que las compras no autorizadas pasen desapercibidas.
- Flujos de trabajo de aprobación complejos: Los flujos de trabajo de aprobación en el proceso P2P pueden ser engorrosos y consumir mucho tiempo, especialmente en organizaciones más grandes. Múltiples niveles de aprobación, jerarquías de aprobación poco claras y respuestas demoradas pueden ralentizar el proceso de adquisición, afectando la productividad general y la eficiencia operativa.
- Cuestiones regulatorias y de cumplimiento: Cumplir con las políticas de adquisiciones, las regulaciones de la industria y los estándares de cumplimiento es esencial para evitar riesgos legales y financieros. Sin embargo, gestionar el cumplimiento manualmente puede resultar complicado y dar lugar a posibles infracciones, sanciones y daños a la reputación.
- Gestión e integración de datos: El proceso P2P genera grandes cantidades de datos, desde solicitudes de compra hasta facturas de proveedores. Gestionar e integrar eficientemente estos datos en diferentes sistemas, como ERP y software de contabilidad, es crucial para generar informes precisos y tomar decisiones informadas. Una mala gestión de datos puede dar lugar a silos de datos, duplicaciones y discrepancias.
Un proceso P2P obsoleto puede ralentizar enormemente una empresa.
La siguiente sección explorará cómo se pueden mitigar estos desafíos y optimizar el proceso P2P a través de la automatización.
¿Cómo optimizar el proceso desde la adquisición hasta el pago?
El desempeño eficiente de las adquisiciones, el control de costos y las relaciones sólidas con los proveedores dependen en gran medida de un ciclo optimizado desde la adquisición hasta el pago (P2P).
Sabemos que los procesos manuales todavía obstaculizan a los equipos durante etapas críticas como el procesamiento de facturas, el pago, la verificación de la recepción de mercancías y la utilización de portales de proveedores.
Incluso en el panorama tecnológico actual, resulta sorprendente que 31% de las organizaciones confiar en sistemas manuales para gestionar estas etapas.
La buena noticia es que los procesos P2P han evolucionado significativamente en los últimos años. Ahora se pueden integrar IA, ML y flujos de trabajo automatizados para aumentar la eficiencia. Estos avances reducen los tiempos de procesamiento, mitigan los errores y permiten que sus equipos se concentren en tareas importantes en lugar de ingresar datos, tareas operativas y conciliaciones manuales.
Hoy en día, hay disponibles varios software de automatización P2P que automatizan y agilizan la mayor parte del proceso de adquisición a pago.
Si está pensando en obtener una solución desde la adquisición hasta el pago para su organización, aquí le presentamos algunas de las principales que puede considerar:
- Nanorredes
- SAPAriba
- Plataforma Coupa BSM
- Jaggaer Uno
- Solución Basware de compra para pagar
Pero profundicemos en cómo un software de automatización P2P como Nanonets optimiza el P2P.
Así es como se ve un proceso P2P típico automatizado mediante Nanonets:
El flujo de trabajo comienza con la necesidad de una nueva compra.
1. Solicitud de compra:
Un empleado inicia sesión en el portal Nanonets para enviar una solicitud de compra de forma digital.
2. Creación de orden de compra:
Nanonets crea automáticamente una orden de compra (PO) basada en los detalles proporcionados en la solicitud.
3. Aprobación de la Orden de Compra:
La OP se somete a un proceso de aprobación automatizado dentro de Nanonets.
Puede establecer reglas y condiciones predefinidas para garantizar la coherencia entre las actividades de adquisición, minimizando errores y evitando gastos no autorizados.
Las notificaciones de aprobación se envían y administran fácilmente a través de herramientas de comunicación populares como Slack y Microsoft Teams, que incluyen llamadas a la acción (CTA) directas para una toma de decisiones rápida.
4. Envío de orden de compra:
Una vez aprobado, el sistema envía automáticamente la orden de compra al proveedor a través de correo electrónico integrado o portales de proveedores como SAP Ariba o Coupa.
5. Entrega de bienes o servicios:
El proveedor procesa el pedido y actualiza el estado de entrega en el portal de proveedores, que se sincroniza con Nanonets.
6. Captura y cotejo de datos de facturas:
Nanonets extrae automáticamente datos de facturas, órdenes de compra y albaranes, lo que reduce la entrada manual y los errores.
La comparación triple automatizada garantiza la precisión al verificar la alineación de facturas, órdenes de compra y albaranes antes del procesamiento de pagos.
7. Procesamiento de pagos:
Nanonets agiliza el proceso de pago, garantizando que todas las transacciones se completen de manera eficiente y puntual.
Esto ayuda a mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar sanciones por pagos atrasados.
8. Integración con ERP/software de contabilidad:
Nanonets se integra perfectamente con varios sistemas ERP y de contabilidad, proporcionando una experiencia unificada para la gestión de datos financieros y de adquisiciones.
Está claro que la automatización desde la adquisición hasta el pago agiliza el proceso de compra y mejora el rendimiento de su función empresarial.
Estos son algunos de los beneficios más comunes de automatizar el proceso desde la adquisición hasta el pago:
- Reducción de costo: Automatice tareas repetitivas para reducir los costos laborales y minimizar errores.
- Ganancias de eficiencia: Optimice los flujos de trabajo de aprobación y procesamiento de facturas para acelerar el proceso de adquisición.
- Mejora del cumplimiento: Garantizar el cumplimiento de las políticas y estándares de adquisiciones a través de controles y contrapesos automatizados.
- administracion de RELACIONES de provisiones: Mejorar la comunicación y coordinación con proveedores a través de sistemas automatizados.
Pensamientos finales
Dirigir un negocio exitoso es como gestionar las paradas en boxes de un equipo de Fórmula 1. Debe optimizar constantemente sus procesos para poder obtener hasta el último rendimiento.
Su ciclo P2P es sin duda un área que no debe pasar por alto. La adquisición fluida es el camino a seguir. Aquellos que adopten las tecnologías P2P tendrán una ventaja en los gastos incurridos, la experiencia del usuario y evitarán interrupciones en el negocio.
