¿Cómo configurar el flujo de trabajo de aprobación de facturas de NetSuite?

Los flujos de trabajo de aprobación de NetSuite y otras tareas de procesamiento de facturas pueden volverse más ágiles y eficientes a través de la automatización de AP. Este artículo describe un ejemplo de flujo de trabajo de aprobación de facturas de NetSuite con pasos y aborda cómo la integración de automatización de AP de terceros agiliza la aprobación de facturas para pago (y otros flujos de trabajo de procesamiento de facturas de NetSuite).

Introducción a NetSuite

NetSuite es un sistema ERP en tiempo real basado en la nube para gestionar procesos comerciales funcionales con una base de datos unificada. Incluye software de contabilidad básico. Su empresa puede seleccionar opcional Módulos NetSuite and Suites para cumplir con sus requisitos de cubrir más procesos comerciales en toda su organización.

El software de contabilidad en la nube NetSuite ayuda a su empresa a registrar y administrar transacciones, incluidas aquellas relacionadas con cuentas por cobrar y por pagar, cerrar los libros y preparar informes y estados financieros.

NetSuite tiene las capacidades que necesita para un reconocimiento adecuado de los ingresos y cumplir con otros estándares de contabilidad GAAP. Con la implementación de NetSuite OneWorld Para la gestión empresarial global, NetSuite tiene capacidades multinacionales y de múltiples entidades. NetSuite proporciona paneles y funciones de análisis detallado.

¿Qué es el procesamiento de facturas?

El procesamiento de facturas es una serie de pasos de cuentas por pagar que incluyen recibir facturas, verificar facturas de proveedores, cotejar facturas con órdenes de compra e informes de recepción aplicables, obtener la aprobación de facturas y realizar pagos por lotes.

¿Qué son los flujos de trabajo de NetSuite?

Los flujos de trabajo de NetSuite son herramientas sencillas para automatizar tareas personalizadas dentro de NetSuite. Los usuarios de NetSuite con SuiteFlow pueden configurar y probar sus flujos de trabajo sin programación indicando propiedades básicas y etapas, condiciones y activadores de eventos para acciones con entrada de datos de campo y un diagrama de flujo de trabajo, utilizando el menú de personalización de NetSuite para flujos de trabajo.

¿Por qué los flujos de trabajo de NetSuite son tan convenientes?

Los flujos de trabajo de NetSuite son muy convenientes porque son fáciles de configurar a través del submenú de Personalización de NetSuite para Flujos de trabajo, que incluye campos, menús desplegables, casillas de verificación y un diagrama con uno o más estados de flujo de trabajo. Una vez configurados correctamente, los flujos de trabajo de NetSuite se ejecutarán automáticamente cuando se active un evento o siempre.

Consejos para gestionar los flujos de trabajo de NetSuite

Los usuarios pueden ver una lista de sus flujos de trabajo de NetSuite (con SuiteFlow) yendo a la página Personalización > Flujo de trabajo > Flujos de trabajo para administrar estos flujos de trabajo. La lista le permite ver qué flujos de trabajo aún no aparecen en la lista y deben agregarse mediante el botón Nuevo flujo de trabajo. Puede revisar los parámetros de los flujos de trabajo existentes haciendo clic en el enlace de un flujo de trabajo en particular.

Descripción general del flujo de trabajo de automatización AP

El flujo de trabajo de automatización de cuentas por pagar incluye todos los pasos del procesamiento de facturas, desde su recepción y captura de datos hasta su validación, cotejo, codificación del libro mayor, aprobación y pago.

Aprobación de factura en detalle

La aprobación de facturas con el software de automatización de cuentas por pagar incluye estos pasos AP automatizadosincluido el enrutamiento de aprobación automatizado:

1. Valide las facturas de proveedores o vendedores con el software de automatización AP después de recibir las facturas y capturado en formato digital con LOC:
   1. Verificar los precios de los encabezados y líneas de artículos y las cantidades recibidas
   2. Coincidencia tripartita con la orden de compra y el informe de recepción
   3. Marcar automáticamente las excepciones que debe resolver el personal de cuentas por pagar
   4. Codificar facturas automáticamente para Libro mayor cuentas
   5. El estado de la factura está pendiente de aprobación.
2. Enrute automáticamente facturas digitales y documentos de respaldo al aprobador
   1. El aprobador revisa para aprobar o rechazar datos de facturas digitales con solo hacer clic en un botón
3. Determinar si el umbral en dólares requiere un segundo aprobador; ruta automática si es así
   1. El aprobador revisa el conjunto de datos de documentos digitalizados para aprobar o rechazar la factura con solo hacer clic en un botón.
4. El estado de la factura cambia a Aprobada para pago o Rechazada
5. Programe pagos por lotes para las facturas aprobadas cuando vencen o aproveche descuentos por pago anticipado

Beneficios de automatizar su flujo de trabajo AP

Beneficios de automatizar su flujo de trabajo AP con software de automatización AP para cuentas por pagar integradas incluir:

• Ahorre tiempo y dinero: Agilice los pasos de procesamiento de facturas de cuentas por pagar con tecnologías de automatización.
• Elimine los documentos en papel y la entrada manual de datos: La captura inteligente de datos OCR utiliza inteligencia artificial/aprendizaje automático para digitalizar los campos de encabezado y líneas de pedido.
• Mejorar la gestión documental: El software de automatización AP organiza los documentos de facturas y órdenes de compra para que se digitalicen como datos para encabezados y líneas de pedido. Se puede acceder a los datos de la factura para su procesamiento, incluidas las aprobaciones, sin que se pierdan.
• Ver el estado del procesamiento de facturas en tiempo real: Su empresa puede ver el estado de cada factura de proveedor en cuentas por pagar en tiempo real, incluido el procesamiento, la aprobación y el pago de facturas.
• Reduzca los errores en las facturas, las facturas duplicadas y los riesgos de fraude: Una mejor validación y señalización de excepciones en la automatización de cuentas por pagar le permitirá ahorrar dinero a su empresa al reducir los errores de pago excesivo.
• Logre una conciliación de facturas rápida y precisa: El software de automatización AP realiza una comparación triple o bidireccional de facturas con órdenes de compra y receptores, utilizando documentos digitalizados.
• Homologaciones de velocidad: Las facturas se validan, cotejan y codifican más rápido, lo que permite aprobaciones más rápidas. El sistema de automatización de AP envía notificaciones a los aprobadores e inicia el enrutamiento de aprobación (incluido el enrutamiento de aprobación personalizado). Utiliza montos umbral designados cuando se requieren dos firmas de aprobación electrónica en lugar de una sola aprobación. Los aprobadores pueden aprobar en cualquier momento y en cualquier lugar, incluso cuando están fuera de la oficina.
• Realiza pagos electrónicos eficientes: La automatización de AP le permite realizar pagos mediante EFT (transferencias electrónicas de fondos) en lugar de utilizar cheques en papel que consumen mucho tiempo, son costosos y propensos al fraude y que los estafadores pueden robar o modificar.

¿Por qué debería utilizar las integraciones de NetSuite para la facturación?

Su negocio debería utilizar Integraciones de NetSuite de terceros para la facturación de clientes y procesamiento de facturas de proveedores, incluyendo flujo de trabajo de aprobación de facturas. NetSuite Integraciones ERP Los procesos de facturación relacionados con cuentas por pagar ya están automatizados, probados exhaustivamente por desarrolladores de software y mejorados con inteligencia artificial.

Puede utilizar estos flujos de trabajo completos y automatizados después de integrar el software de automatización de AP complementario con su NetSuite ERP. Por el contrario, con las herramientas NetSuite SuiteFlow o SuiteScript, los flujos de trabajo de NetSuite requieren algo de tiempo para automatizar cada tarea individual y podrían producir

errores si no se configura correctamente y no se prueba minuciosamente.

¿Cómo configurar el flujo de trabajo de aprobación de facturas de NetSuite?

Para saber cómo configurar el flujo de trabajo de aprobación de facturas de NetSuite con la aplicación NetSuite Approvals Workflow Suite, siga estos pasos principales:

1. Antes de instalar la SuiteApp de aprobaciones, su administrador ingresa los requisitos previos en NetSuite: Su administrador de NetSuite debe habilitar algunas características y preferencias requeridas:
   1. Configuración > Empresa > Tareas de configuración > Habilitar funciones
      1. Pestaña Empleados: casilla de verificación para ruta de aprobación
      2. Pestaña SuiteCloud: casilla de verificación para SuiteFlow
   2. Configuración > Contabilidad > Preferencias de contabilidad
      1. Pestaña Ruta de aprobación: casilla de verificación para Facturas
2. Instale la aplicación NetSuite Approvals Workflow Suite: Esta SuiteApp contiene un flujo de trabajo de aprobación de facturas. NetSuite proporciona Instrucciones de instalación para esta SuiteApp.
3. Configure funciones y permisos en la SuiteApp recién instalada: Ciertos roles predeterminados tienen permisos completos para acceder a la Aprobación de facturas. Su empresa agrega supervisores para brindar personalización a los aprobadores.
   1. Los roles con permisos completos predeterminados en Aprobación de facturas son CEO, CFO, Contador, Contador (revisor), Contador y Gerente de almacén.
   2. Para configurar roles de aprobador personalizados (para informes de gastos, órdenes de compra, facturas y tiempo libre), designe un supervisor para cada uno de sus empleados.
4. Instale un flujo de trabajo de aprobación de facturas predeterminado o cree un flujo de trabajo de aprobación de facturas personalizado: Con la aplicación NetSuite Approvals Workflow Suite, puede elegir entre utilizar flujos de trabajo predeterminados o personalizados para la aprobación de facturas.
5. Ejecute el flujo de trabajo de aprobación de facturas (ya sea predeterminado o personalizado): El flujo de trabajo de aprobación de factura se ejecuta actualizando el estado de liberación mediante los siguientes pasos:
   1. Personalización > Scripting > Flujos de trabajo (va a la lista de Flujos de trabajo)
   2. En la lista de flujos de trabajo:
      1. Si ejecuta el flujo de trabajo de aprobación de facturas predeterminado, haga clic en el enlace Flujo de trabajo de aprobaciones de facturas como nombre del flujo de trabajo.
      2. Si ejecuta su flujo de trabajo de aprobación de factura personalizado, haga clic en el enlace Editar para su flujo de trabajo personalizado
   3. Haga clic en el icono de lápiz en la subpestaña Flujo de trabajo del lado derecho (para ir al menú emergente Flujo de trabajo)
   4. Desde el menú emergente Flujo de trabajo:
      1. Si ejecuta el flujo de trabajo de aprobación de factura predeterminado, haga clic en Cambiar estado
      2. Antes de ejecutar su flujo de trabajo de aprobación de facturas personalizado, desactive el flujo de trabajo de aprobación de facturas original cambiando su estado de lanzamiento a No en ejecución.
      3. Usar Estado de lanzamiento para probar su flujo de trabajo de aprobación de facturas personalizado
      4. Si ejecuta su flujo de trabajo de aprobación de factura personalizado, elija Liberado en el campo Estado de liberación
      5. Clic en Guardar
   5. Ejecute su flujo de trabajo de aprobación de facturas y verifique que el estado de liberación del flujo de trabajo de aprobación de facturas muestre el estado Liberado.

Para un flujo de trabajo de aprobación de facturas personalizado, su empresa puede configurar NetSuiteWorkflow dentro de Oracle NetSuite siguiendo estas instrucciones de NetSuite para SuiteFlow:

1. Utilice el menú de Personalización superior en NetSuite yendo a Personalización> Flujos de trabajo> Flujo de trabajo> Nuevo.
2. Determine de antemano los registros aplicables (facturas de proveedor o vendedor en cuentas por pagar), entradas, procesos de transformación como acciones, desencadenadores de eventos o siempre, y salidas requeridas para el flujo de trabajo de aprobación de facturas.
3. Establezca todas las propiedades básicas que sean aplicables a su nuevo flujo de trabajo de aprobación de facturas de proveedor o a varios flujos de trabajo y asigne un nombre a los flujos de trabajo.
4. Vaya al diagrama de flujo de trabajo para revisar y configurar los múltiples estados (si se requiere más de un estado) para su flujo de trabajo de aprobación de facturas. Realiza una configuración detallada haciendo clic en cada estado del diagrama.
5. Determine cuándo debe activarse el flujo de trabajo automático como parte de su proceso de configuración.
6. Pruebe el flujo de trabajo de aprobación de facturas con más de una factura de proveedor real y configure un registro de seguimiento de auditoría retenido para la prueba.
7. Cuando se completen la configuración y las pruebas de la automatización del flujo de trabajo de NetSuite, confirme que los nuevos flujos de trabajo de aprobación de facturas se hayan agregado a su lista completa de flujos de trabajo de NetSuite en el sistema.

Conclusión

Si su empresa configura el flujo de trabajo de aprobación de facturas NetSuite sin utilizar el flujo de trabajo predeterminado o el software de automatización de cuentas por pagar, estará reinventando la rueda al utilizar un proceso de configuración ineficiente para cada paso de aprobación de facturas personalizado.

En su lugar, integre Flow by Nanonets para automatizar todas las cuentas por pagar y los pasos de procesamiento de facturas de su empresa para NetSuite, incluido el flujo de trabajo de aprobación de facturas. Además de los otros beneficios que hemos enumerado para la automatización de cuentas por pagar, su negocio mejorará gestión de facturas y visibilidad del gasto. Empezar con Flujo por nanoredes para automatización de AP con integración de NetSuite ERP.