Hace años, proveedores y compradores hacían cola en las casas de subastas para negociar en persona y encontrar el mejor producto al mejor precio (para ambas partes). No hace falta decir que Internet acabó con la casa de subastas para las solicitudes B2B cotidianas, pero el modelo permaneció. Aunque las negociaciones fueron digitalizadas y distantes, la mayoría de los proveedores y compradores se sometieron a un proceso manual impulsado por humanos. Durante los últimos diez años, las adquisiciones han sido básicamente un sistema analógico gestionado digitalmente.
Pero la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y la automatización están cambiando ese marco de una manera tan dramática como pasar del bloque de subastas a una computadora portátil. Se llama y tender o licitación, y está cambiando la forma en que las empresas gestionan sus ciclo de adquisiciones de una manera que requiera menos tiempo, sea menos estresante y, en última instancia, más segura en muchos sentidos para todas las partes.
La licitación electrónica ha revolucionado la forma en que las empresas manejan los procesos desde la adquisición hasta el pago. Es un proceso digitalizado, optimizado y eficiente que elimina la necesidad de papeleo que requiere mucho tiempo y es propenso a errores.
Pero, ¿cómo funciona exactamente la licitación electrónica y qué beneficios ofrece? Eso es lo que exploraremos en esta guía fácil de entender. Profundicemos en las licitaciones electrónicas y sus beneficios y analicemos cómo automatizar su proceso de licitación electrónica.
¿Qué es la licitación electrónica?
La licitación electrónica es un proceso en línea para presentar ofertas y propuestas de bienes, servicios o proyectos. La licitación electrónica tiene como objetivo maximizar la eficiencia y la transparencia en el proceso de contratación. Es un enfoque digitalizado para el abastecimiento que implica publicar, invitar, recibir y evaluar licitaciones en línea.
Como se mencionó anteriormente, eTendering es una transición completa de una acción de adquisiciones heredada (negociación en vivo o ida y vuelta prolongada) a un modelo en línea impulsado por IA. En lugar de un bloque de subasta, los vendedores y compradores aprovechan un intermediario que aloja los sistemas de licitación electrónica. Este es un punto importante: la adaptación al nuevo modelo es sencilla, considerando que no es necesario comprar ni instalar hardware costoso ni navegar por sistemas de software complejos. En la mayoría de los casos, la experiencia del usuario es la que se espera de cualquier transacción en línea.
La licitación electrónica cubre todo el ciclo de vida de una licitación estándar pero está automatizada. Veremos los aspectos prácticos de cómo funciona la licitación electrónica en un momento, pero, en pocas palabras, la parte contratante presenta documentación estándar y la plataforma de licitación electrónica trabaja detrás de escena para unir proveedores apropiados y calificados con ese comprador. al mismo tiempo que satisface el espectro de requisitos de documentación y cumplimiento.
¿Cómo funciona la licitación electrónica?
Licitación electrónica permite los postores deben enviar información en respuesta a una solicitud de propuesta (RFP) en un plazo determinado. Implica generar, intercambiar documentos con firmas electrónicas y mensajeríay evaluando proveedores para la oportunidad de adquisición.
Al solicitar ofertas a través de una plataforma de licitación electrónica, un comprador emite una solicitud de propuesta/cotización estándar (RFP/Solicitud de cotización), una invitación a licitar (ITT) o un anuncio de licitación (NIT). Además, un abogado puede seleccionar previamente a los solicitantes incluyendo un cuestionario previo a la entrevista y, a menudo, puede excluir ciertos atributos si la plataforma de contratación en línea lo permite.
A continuación, la licitación en línea facilita la selección y la participación. Los empleados de adquisiciones pueden revisar la documentación, realizar la debida diligencia sobre el proveedor potencial directamente desde la plataforma y contactar a los proveedores para discutir más a fondo. Se acabaron los días de buscar en hilos de correo electrónico y archivos adjuntos para encontrar un punto de datos específico, ya que todo el ciclo de vida de adquisiciones vive en un centro centralizado.
Del mismo modo, las plataformas de licitación electrónica o de licitación en línea permiten a los revisores “apilar y apilar” a los proveedores de acuerdo con su debida diligencia y lo que ofrece cada proveedor. Esto ayuda a crear una lista única para comparar fácilmente las opciones o enviarlas a los líderes senior para su aprobación final.
Finalmente, con muchas plataformas de licitación en línea, una vez que la parte contratante quiere apretar el gatillo de un proveedor en particular, el proceso se activa automáticamente tras la aprobación. Esto incluye enviar o confirmar los términos finales negociados previamente junto con la documentación final necesaria para el cumplimiento y la gestión de registros.
Licitaciones electrónicas en el mundo real
Las licitaciones web se realizan en gran medida en los niveles más altos, es decir, de empresa a gobierno (B2G) y de empresa a empresa (B2B). Estas entidades, a menudo grandes e inherentemente burocráticas debido a su alcance, suelen tener las mayores fricciones a la hora de gestionar las adquisiciones y las licitaciones. Con ese fin, la licitación en línea cambia las reglas del juego para estas operaciones a gran escala.
Licitación web B2G
Los gobiernos globales están recurriendo cada vez más a plataformas de licitación electrónica para gestionar la solicitud de ofertas. Dado que las preocupaciones regulatorias y legales son primordiales para la contratación pública, mantener el ciclo de vida de la contratación en una plataforma centralizada, accesible y bien documentada elimina muchos de los dolores de cabeza asociados con los sistemas de licitación heredados. Del mismo modo, un enfoque constante en la rentabilidad significa que eTendering es una opción excelente para reducir el desperdicio de papel junto con innumerables horas de trabajo ahorradas para los empleados.
Aunque las plataformas de licitación electrónica ampliaron su alcance en los últimos años, han sido fundamentales para la contratación gubernamental durante más de una década. Ya en 2007, los funcionarios de Londres utilizaron los servicios de eTendering para solicitar ofertas para más de 2.000 contratos de trabajo con el fin de preparar y respaldar la Juegos Olímpicos de 2012.
En este caso, la plataforma mantuvo a los contratistas y proveedores de construcción informados sobre los contratos actuales y futuros para permitirles posicionarse mejor para una oferta competitiva. Al mismo tiempo, el proceso ahorró a los funcionarios de Londres innumerables horas al consolidar todo el proceso, que abarca miles de contratos, en un sistema de fuente única. La medida también impuso el cumplimiento y aseguró el mantenimiento de registros precisos que siguen siendo auditables en la actualidad, protegiendo a los compradores de litigios u otras preocupaciones asociadas con licitaciones de contratos altamente competitivas.
Licitación B2B en línea
Thermo Fisher Scientific, una gran empresa estadounidense que suministra una gama de dispositivos de investigación científica y de atención médica, es un usuario pionero dentro del espacio de licitaciones electrónicas B2B. La empresa publicó un caso de estudio destacando cómo la transición a un modelo de adquisiciones digitales revolucionó efectivamente su B2B obtención sistemas y procesos. Aprovechar la tecnología emergente permite a los clientes de Thermo Fisher luchar contra sus mayores problemas: flujo de órdenes de compra no sincronizado y procesos de aprobación laboriosos. Usando la nueva plataforma:
1. Los usuarios navegaron de forma segura por el catálogo en línea de Thermo Fisher y agregaron artículos a su carrito.
2. Los equipos de pedidos luego enviaron el carrito a la gerencia para su aprobación.
3. La gerencia envió una orden de compra electrónica a través del sistema una vez aprobada.
4. Durante todo el proceso, los tomadores de decisiones de toda la empresa tuvieron visibilidad y al mismo tiempo mantuvieron registros precisos para su uso posterior.
Si bien este modelo se alinea más con “adquirir y pagar” que con la licitación electrónica, los procesos y sistemas son comparables. En este caso, el comprador recurre a un único proveedor (Thermo Fisher). Amplíe el alcance sólo ligeramente a múltiples proveedores alojados en una plataforma de adquisiciones de terceros y el efecto de la licitación web será claro. En este hipotético:
1. La parte contratante presenta una solicitud de oferta en la plataforma de licitación electrónica de terceros.
2. Los proveedores, incluidos Thermo Fisher y sus competidores, envían sus propuestas junto con un catálogo digital o una hoja de inventario.
3. Los empleados de adquisiciones examinan cada oportunidad y reducen su selección a una lista corta para su aprobación antes de tomar una decisión final.
En este caso, la licitación web ofrece el mismo beneficio que la “adquirir y pagar” desarrolló Thermo Fisher, con un beneficio clave: en lugar de depender de proveedores únicos, el comprador podría haber creado una atmósfera de oferta competitiva, asegurándose de obtener el mejor producto al precio más bajo, junto con cualquier otra estipulación que el comprador quisiera (publicar). -soporte de compra, flujo de pedidos recurrentes, etc.).
Beneficios de la licitación electrónica
Si bien nuestro ejemplo de Thermo Fisher destacó algunos beneficios granulares para los equipos de adquisiciones, los beneficios estratégicos a nivel empresarial se destacan en todas las plataformas de licitación electrónica, beneficiando a los usuarios a nivel de equipo y simplificando las cosas desde una perspectiva gerencial:
- Ahorro de costes: Un beneficio principal de eTendering es que reducirá los costos de mano de obra junto con los costos de materiales asociados con la adquisición analógica.
- Mejor perspectiva: Al evaluar a cada proveedor según sus méritos dentro de un ecosistema de circuito cerrado, puede evaluar fácilmente las fortalezas relativas de cada postor en comparación entre sí en lugar de analizar las propuestas de forma discreta y manual.
- Documentación y transparencia: Dado que todo el proceso se realiza dentro de la plataforma, todos están en sintonía con respecto al alcance y las calificaciones. Toda la documentación permanece almacenada dentro del marco digital de forma indefinida o alojada localmente después de la adquisición para satisfacer las demandas regulatorias. Además, aunque es poco común, mantener registros a través de licitaciones electrónicas o plataformas de licitaciones en línea ayuda a mitigar y remediar fraude de proveedores cuando esto ocurre.
Desafíos en la licitación electrónica
Por supuesto, como ocurre con cualquier tecnología nueva o emergente, los obstáculos y las fricciones son inevitables. Del mismo modo, más allá de simplemente adoptar e integrar la tecnología, los usuarios probablemente encontrarán que la licitación electrónica presenta algunos desafíos en comparación con los procesos heredados:
- Curva de aprendizaje: Si bien la mayoría de las plataformas de adquisiciones que ofrecen servicios de licitación electrónica o licitación electrónica son intuitivas y fáciles para los nativos digitales, aún deberá incorporar a sus empleados para asegurarse de que aprovechen al máximo el servicio y utilicen el sistema correctamente.
- Mayor trabajo inicial para los proveedores: Dependiendo de las especificaciones del comprador, es posible que los proveedores tengan que completar más trámites de preselección o presentación de documentos de lo esperado.
- Restricciones de ofertas únicas: Algunos proveedores ofrecen estructuras de precios innovadoras más allá de una oferta básica de precio fijo. En estos casos, es posible que las plataformas de eTendering no faciliten esta oportunidad de fijación de precios, ya que no se comparan fácilmente con otros postores.
Conclusión
La licitación electrónica existe desde hace algún tiempo, pero los avances en inteligencia artificial y automatización impulsaron a la industria a toda velocidad en los últimos dos años. eTendering suaviza los momentos difíciles comúnmente asociados con las adquisiciones heredadas y ayuda tanto a proveedores como a compradores a maximizar sus oportunidades y asegurar el contrato más beneficioso para ambas partes adecuado a la tarea en cuestión.
En el ámbito de la contratación pública, en particular, el creciente peso de las demandas burocráticas y regulatorias se elimina aprovechando las plataformas de licitación electrónica. En lugar de examinar una gran cantidad de documentación del licitador para validar la elegibilidad antes de evaluar la oferta, las plataformas de eTendering realizan una selección previa de acuerdo con los parámetros del comprador. Y, dado que toda la documentación está alojada a perpetuidad (si la plataforma lo garantiza), los compradores pueden estar tranquilos sabiendo que tienen un rastro documental transparente y accesible.
