OCR para Cuentas por Pagar – Automatización de AP usando OCR

¿Qué es Cuentas por Pagar?

Las cuentas por pagar (AP) se refieren a la cantidad de dinero que una empresa debe a sus vendedores, proveedores y acreedores por bienes y servicios recibidos pero aún no pagados. Es un pasivo en el balance de la empresa, que representa la obligación de la empresa de hacer pagos a sus acreedores.

El proceso de cuentas por pagar generalmente comienza cuando una empresa recibe una factura de un vendedor o proveedor por los bienes o servicios que se han entregado. La factura normalmente incluye la cantidad, el precio y la descripción de los bienes o servicios recibidos. Luego, la empresa verifica la factura para asegurarse de que sea precisa y coincida con los bienes o servicios recibidos. Este proceso puede implicar la comparación de la factura con órdenes de compra, recibos u otra documentación para garantizar que la factura sea legítima.

Una vez que se ha verificado la factura, la empresa registra el monto adeudado en su libro mayor de cuentas por pagar. Este libro registra todas las facturas pendientes y el monto adeudado a cada vendedor o proveedor. Luego, la empresa realiza el pago al vendedor o proveedor cuando vence la factura, generalmente dentro de un período específico, conocido como el plazo de pago. El plazo de pago generalmente se negocia entre la empresa y el vendedor o proveedor y puede variar desde unos pocos días hasta varios meses.

Las cuentas por pagar son una parte importante de la gestión financiera y el flujo de caja de una empresa. Al administrar adecuadamente las cuentas por pagar, una empresa puede asegurarse de tener suficiente efectivo disponible para pagar sus cuentas a tiempo y aprovechar los descuentos por pago anticipado. También ayuda a las empresas a mantener buenas relaciones con sus vendedores y proveedores pagándoles a tiempo y en su totalidad.

El proceso de cuentas por pagar

Estos son los pasos de un flujo de trabajo típico de cuentas por pagar en orden:

1. Creación de orden de compra (PO): Este es el primer paso en el flujo de trabajo de cuentas por pagar. El departamento de compras crea una orden de compra para adquirir bienes o servicios de un proveedor.
2. Bienes o Servicios Recibidos: Después de crear la orden de compra, el proveedor envía los bienes o proporciona los servicios. El departamento de recepción confirma la recepción de bienes o servicios y valida contra la orden de compra.
3. Creación de facturas: Una vez recibidos los bienes o servicios, el proveedor genera una factura por el pago. La factura generalmente incluye detalles como el número de orden de compra, la fecha, la descripción de los bienes/servicios, el precio y las condiciones de pago.
4. Aprobación de facturas: A continuación, la factura se envía a la persona o departamento correspondiente para su aprobación. Esto puede incluir al gerente del departamento, al gerente de presupuesto u otro personal autorizado. Una vez aprobada, la factura está lista para ser procesada.
5. Procesamiento de factura: El departamento de cuentas por pagar luego procesa la factura. Esto implica verificar la exactitud de la factura, verificar si hay discrepancias o errores e ingresar la información en el sistema de contabilidad.
6. Autorización de pago: Una vez procesada la factura, se autoriza el pago. Esto puede incluir al gerente del departamento, al gerente de presupuesto u otro personal autorizado. El proceso de autorización de pago puede implicar la verificación de que hay fondos disponibles para el pago.
7. Procesando pago: Una vez autorizado el pago, el departamento de cuentas por pagar procesa el pago. Por lo general, esto implica imprimir un cheque o iniciar un pago electrónico.
8. Conciliación de pagos: Una vez que se ha procesado el pago, el departamento de cuentas por pagar concilia el pago con la factura original y verifica que el pago se realizó por el monto correcto.
9. Conciliación de cuentas de proveedores: El departamento de cuentas por pagar concilia periódicamente las cuentas de los proveedores para garantizar que todas las facturas se hayan pagado y que no haya saldos pendientes.
10. Informes y análisis: Por último, el departamento de cuentas por pagar genera informes para realizar un seguimiento de los pagos y analizar la actividad de los proveedores. Esto puede incluir informes de gastos de proveedores, informes de historial de pagos y otros análisis financieros.

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OCR para cuentas por pagar

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se puede utilizar para automatizar varios pasos en el flujo de trabajo de cuentas por pagar, brindando numerosos beneficios a las organizaciones. La tecnología OCR permite que las computadoras extraigan e interpreten datos de texto de imágenes escaneadas, PDF u otros documentos electrónicos, que pueden usarse para automatizar la entrada de datos y otras tareas manuales involucradas en el proceso de cuentas por pagar.

Aquí hay algunas formas en que el uso de OCR en el flujo de trabajo de cuentas por pagar puede ayudar a automatizar el proceso y generar beneficios:

1. Procesamiento más rápido: la tecnología OCR puede extraer datos de facturas u órdenes de compra mucho más rápido que los humanos. Esto permite a las organizaciones procesar facturas y órdenes de compra con mayor rapidez, lo que reduce el tiempo que lleva completar el flujo de trabajo de cuentas por pagar.
2. Errores reducidos: la entrada manual de datos es propensa a errores, lo que puede generar imprecisiones en el proceso de cuentas por pagar. La tecnología OCR reduce el riesgo de errores al extraer automáticamente datos de facturas y órdenes de compra e ingresar esos datos en los campos apropiados en el sistema de contabilidad.
3. Costos más bajos: la automatización del proceso de cuentas por pagar mediante la tecnología OCR puede ayudar a las organizaciones a ahorrar dinero al reducir la necesidad de mano de obra. Esto puede incluir reducir la cantidad de personal necesario para realizar tareas de ingreso de datos, así como reducir la cantidad de errores y los costos asociados.
4. Precisión de datos mejorada: la tecnología OCR puede ayudar a mejorar la precisión de los datos al eliminar los errores humanos que pueden ocurrir durante la entrada de datos. Esto puede ayudar a garantizar que las facturas y las órdenes de compra se procesen correctamente y que los pagos se realicen por el monto correcto.
5. Productividad mejorada: la automatización del proceso de cuentas por pagar mediante la tecnología OCR puede liberar tiempo del personal para que se concentre en tareas más estratégicas, como analizar datos y mejorar procesos. Esto puede ayudar a mejorar la productividad y la eficiencia generales en el departamento de cuentas por pagar.
6. Relaciones mejoradas con los proveedores: al automatizar el proceso de cuentas por pagar mediante la tecnología OCR, las organizaciones pueden procesar facturas y pagos de manera más rápida y precisa, lo que puede ayudar a mejorar las relaciones con los proveedores. Esto puede conducir a mejores términos y condiciones de los proveedores y mejores relaciones con los proveedores.
7. Mejor gestión del flujo de efectivo: al automatizar el proceso de cuentas por pagar mediante la tecnología OCR, las organizaciones pueden procesar facturas y pagos más rápidamente, lo que puede ayudar a mejorar la gestión del flujo de efectivo. Esto puede ayudar a las organizaciones a administrar su flujo de efectivo de manera más efectiva, reduciendo el riesgo de problemas de flujo de efectivo y mejorando la estabilidad financiera.
8. Cumplimiento mejorado: la tecnología OCR puede ayudar a mejorar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y las políticas internas al garantizar que las facturas y los pagos se procesen con precisión y de acuerdo con los procedimientos establecidos.

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Nanonets para la automatización de cuentas por pagar

Repasemos cada paso del flujo de trabajo de cuentas por pagar enumerado en la sección anterior y analicemos cómo Nanonets OCR puede ayudar a automatizar los procesos:

• Creación de orden de compra (PO): Nanonets puede ayudar a agilizar el proceso de creación de órdenes de compra al automatizar la extracción de datos de las solicitudes de compra u otros documentos de origen. Utilizando algoritmos de aprendizaje automático, Nanonets puede extraer información relevante, como nombres de proveedores, descripciones de artículos e información de precios, e ingresar esos datos en los campos apropiados en una plantilla de orden de compra.
• Bienes o Servicios Recibidos: Nanonets puede ayudar a automatizar la validación de bienes o servicios recibidos contra la orden de compra mediante el uso de tecnología de reconocimiento de imágenes. Por ejemplo, Nanonets puede procesar imágenes de albaranes o recibos de entrega y comparar la información con la orden de compra correspondiente para garantizar que los bienes o servicios se hayan recibido como se esperaba.

• Creación de facturas: Nanonets puede ayudar a automatizar el proceso de creación de facturas mediante la extracción de datos de órdenes de compra u otros documentos de origen. Utilizando algoritmos de aprendizaje automático, Nanonets puede extraer información relevante, como nombres de proveedores, descripciones de artículos e información de precios, e ingresar esos datos en una plantilla de factura.
• Aprobación de facturas: Nanonets puede ayudar a agilizar el proceso de aprobación de facturas mediante el uso de procesamiento de lenguaje natural (NLP) para extraer datos de documentos de facturas y enrutarlos al aprobador apropiado. Por ejemplo, Nanonets puede analizar el contenido de una factura y enviarla automáticamente al gerente del departamento responsable de aprobar las facturas de ese proveedor en particular.

• Procesamiento de factura: Nanonets puede ayudar a automatizar el procesamiento de facturas al extraer datos de las facturas e ingresar esos datos en el sistema de contabilidad. Por ejemplo, Nanonets puede extraer información relevante como números de factura, nombres de proveedores, descripciones de artículos e información de precios e ingresar esos datos en los campos apropiados en el sistema de contabilidad.

• Autorización de pago: Nanonets puede ayudar a agilizar el proceso de autorización de pagos al enrutar automáticamente los pagos al aprobador apropiado según reglas predefinidas. Por ejemplo, Nanonets puede analizar el monto del pago y enviarlo al administrador de presupuesto responsable de aprobar los pagos dentro de ese departamento en particular.

• Procesando pago: Flow by Nanonets puede ayudar a automatizar el procesamiento de pagos mediante la extracción de datos de las facturas y la generación de pagos. Por ejemplo, Nanonets puede extraer información relevante, como montos de pago, nombres de proveedores y condiciones de pago, y generar un cheque o iniciar un pago electrónico.
• Conciliación de pagos: Nanonets puede ayudar a automatizar el proceso de conciliación de pagos haciendo coincidir los pagos con las facturas originales e identificando cualquier discrepancia o error. Por ejemplo, Nanonets puede analizar datos de pago e identificar facturas que no se han pagado o que se han pagado en exceso.

• Conciliación de cuentas de proveedores: Nanonets puede ayudar a automatizar la conciliación de cuentas de proveedores al analizar los datos de pago e identificar cualquier saldo pendiente o discrepancia. Por ejemplo, Nanonets puede analizar datos de pago e identificar proveedores con saldos pendientes o facturas que no han sido pagadas.

En resumen, el uso de Nanonets OCR en el flujo de trabajo de cuentas por pagar puede ayudar a automatizar varios pasos en el proceso, brindando beneficios como un procesamiento más rápido, errores reducidos, costos más bajos, precisión de datos mejorada, productividad mejorada, mejores relaciones con los proveedores, mejor gestión del flujo de caja y cumplimiento mejorado. Al aprovechar la tecnología OCR, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de cuentas por pagar, ahorrar tiempo y dinero y mejorar la eficiencia y eficacia general.

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