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Si dirige un negocio de distribución, ya conoce el procedimiento: un cliente rechaza una factura debido a una discrepancia en la orden de compra, sus condiciones de pago se restablecen y se queda con su capital de trabajo mientras usted paga más del 9% de interés.
Exploremos cómo un distribuidor mediano resolvió esto escalando su proceso de verificación de pedidos de compra y de venta antes del envío, sin agregar personal ni interrumpir los flujos de trabajo existentes.
El coste real de las discrepancias en los pedidos en la distribución.
Las discrepancias en los pedidos a menudo se trasladan al descubrimiento posterior al envío. Es inevitable cuando procesas miles de pedidos mensualmente. Pero cuando su cliente rechaza una factura porque su orden de compra (PO) no coincide con su orden de venta (SO), no sólo está creando un dolor de cabeza: se está aferrando a su capital de trabajo.
Para un distribuidor mediano que procesaba 4.000 pedidos mensuales, esto significaba costos significativos y ciclos de cuentas por cobrar tensos. Su equipo de contabilidad solo podía verificar manualmente las SO con las PO cuando el valor excedía los $10 000, lo que dejaba a la mayoría de los envíos vulnerables a costosas discrepancias.
Con tasas de interés actuales superiores al 9%, cada pago retrasado afecta duramente. Una vez que se entregan los materiales, los clientes no tienen urgencia para solucionar estos problemas. Cada revisión de factura restablece las condiciones de pago, creando un costoso ciclo de retrasos y limitaciones de capital de trabajo. Más allá de eso, estas discrepancias también podrían frustrar a los clientes y potencialmente conducir a la pérdida de negocios futuros.
Por qué prevenir discrepancias en los pedidos es más complejo de lo que parece
En la distribución, hacer coincidir las OP y las SO no se trata sólo de comparar números. Tus clientes podrían listar Acero inoxidable de 10 pulgadas y 600 libras mientras te muestras Acero inoxidable 600# de 10 pulgadas. Algunos envían órdenes de compra de dos páginas y otros envían 60 páginas con términos y condiciones elaborados. Agregue múltiples ubicaciones de plantas, diferentes condiciones de pago y pedidos de cargo por lote: verificar los pedidos antes de su cumplimiento se vuelve cada vez más desafiante.
El flujo de trabajo de procesamiento de pedidos del distribuidor antes de la automatización era típico de muchos proveedores industriales.
Las discrepancias en los pedidos crean costosos problemas posteriores
Más allá de las limitaciones de tiempo obvias, la comparación manual de las SO con las PO creó varios problemas posteriores que empeoraron con el tiempo.
Esto es lo que estaba pasando:
- Solo los pedidos superiores a $10 000 se podían verificar manualmente, lo que dejaba la mayoría de los pedidos sin verificar
- Cada comparación manual requirió 30 minutos del tiempo del gerente de contabilidad superior.
- Los pedidos más pequeños se enviaron sin una verificación adecuada, lo que conllevaba riesgos ocultos.
- Las discrepancias surgieron solo durante la facturación, lo que provocó rechazos de facturas.
- Capital de trabajo y cuentas por cobrar inmovilizadas durante 60-90 días con un interés de ~9,5%
- Problemas descubiertos después del envío cuando los clientes no tenían urgencia de solucionarlos
- Las descripciones de las piezas técnicas variaban entre los clientes y los sistemas internos (Ejemplo: ZP vs cincado), lo que complicaba las comprobaciones manuales.
- Varias ubicaciones de envío compartían códigos postales pero necesitaban números de puerta diferentes, lo que corría el riesgo de errores de entrega y reenvíos costosos.
La inversión de tiempo y costos fue sustancial. Digamos que el gerente de contabilidad gana alrededor de $60,44 por hora (Salario medio por hora para el puesto en EE. UU.): se trata de un talento senior al que se le paga para que coincida las órdenes de compra línea por línea manualmente. Para este distribuidor, con 734 pedidos de alto valor al año y 30 minutos por cheque, eso significó gastar $22,181 solo en la verificación manual. Y ni siquiera contamos las horas dedicadas a realizar correcciones y otras tareas adicionales.
Además, el reloj de pago se reinicia cada vez que un cliente rechaza una factura debido a una discrepancia con la orden de compra. Entonces, con un interés del 9,5%, un retraso de 60 días en un solo pedido de 10.000 dólares les costó 158 dólares sólo en intereses. Ahora multiplique eso por cientos de pedidos. De repente, esos problemas menores de verificación están sangrando decenas de miles de dólares en costos de intereses anualmente.
El distribuidor sabía que necesitaba detectar las discrepancias PO-SO antes del envío, cuando todavía tenía influencia para solucionar los problemas. Pero cualquier solución debía funcionar junto con el flujo de trabajo de procesamiento y cumplimiento de pedidos existente, no reemplazarlo. Fue entonces cuando se acercaron a nosotros en Nanonets.
¿Las discrepancias en los pedidos están perjudicando su flujo de caja?
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¿Las discrepancias en los pedidos están perjudicando su flujo de caja?
Analicemos cómo este distribuidor evitó costosas discrepancias y al mismo tiempo mantuvo sus flujos de trabajo existentes. Lo guiaremos a través de su proceso de implementación, las API y las integraciones, los resultados específicos y cómo puede lograr resultados similares sin interrumpir su proceso de ventas.
Cómo automatizamos la comparación PO-SO
En el caso de este distribuidor, automatizar la verificación de pedidos requirió una gestión de cambios significativa. Si bien podíamos automatizar todo el flujo de trabajo desde el ingreso del pedido hasta el envío, sabíamos que eso implicaría volver a capacitar al equipo de ventas e interrumpir los procesos establecidos.
Es por eso que comenzamos automatizando la forma en que verificaban sus órdenes de venta con respecto a las órdenes de compra.
Nos dimos cuenta de que podíamos ofrecer valor inmediato aquí. Nanoredes integradas con el ERP Business Edge del distribuidor y el sistema de gestión de documentos, lo que agiliza la captura de pedidos de compra y venta. De esta manera, los equipos de ventas podían mantener su flujo de trabajo existente mientras la comparación automática de pedidos se ejecutaba en segundo plano, detectando discrepancias antes de que se convirtieran en problemas costosos.
Así es como se veía el flujo de trabajo:
- El equipo de ventas recibe la orden de compra y crea la orden de venta como de costumbre.
- La orden de compra se carga en su sistema de gestión de documentos.
- Nuestro sistema detecta automáticamente nuevas órdenes de compra
- El sistema extrae los detalles de los pedidos de ventas correspondientes de Business Edge
- El sistema verifica los detalles del pedido de ventas con el pedido de compra.
- Las discrepancias se marcan antes del envío.
- El equipo de procesamiento de pedidos recibe alertas para su revisión
- Todas las verificaciones se registran para su seguimiento y análisis.
El proceso de implementación
Al trabajar con el distribuidor, adoptamos un enfoque gradual. Comenzamos con sus pedidos de mayor valor por encima de los 10.000 dólares. Esto les permitió comparar nuestro sistema con su proceso de verificación manual existente y, al mismo tiempo, minimizar el riesgo. También clasificaron a sus clientes según las necesidades de verificación: algunos requerían coincidencias exactas en cada campo, mientras que otros se centraban principalmente en totales y cantidades.
Trabajamos con el distribuidor para entrenar nuestro sistema para manejar estas variaciones de PO-SO. Esto incluyó:
- Manejo de diseños y formatos complejos y pedidos enviados por correo electrónico
- Gestión de múltiples ubicaciones de plantas
- Comprender varias descripciones de productos
- Procesamiento de diferentes formatos de condiciones de pago
Configuramos múltiples controles diarios durante el horario comercial (de 7:30 a. m. a 4:30 p. m. CT). El sistema comprueba periódicamente si hay nuevas órdenes de compra, extrae los detalles de las órdenes de venta correspondientes de Business Edge y ejecuta el proceso de verificación, todo en segundo plano.
Luego, el sistema marca automáticamente los problemas según su gravedad:
Cuestiones críticas que requieren atención inmediata:
- Desajustes del importe total
- Discrepancias en el número de orden de compra
- Variaciones en los plazos de pago
Problemas no críticos para revisión:
- Variaciones en los detalles de envío
- Coincidencias de líneas de pedido
- Diferencias de formato de dirección
Este nuevo flujo de trabajo automatizado ayudó a centralizar su proceso de verificación, con una función de procesamiento de pedidos dedicada que maneja todas las alertas del sistema. Esto aseguró un procesamiento consistente de los elementos marcados y las excepciones, manteniendo al mismo tiempo la eficiencia.
El impacto de la comparación PO-SO automatizada en el procesamiento de pedidos
En 90 días, les ayudamos a lograr una tasa de STP (procesamiento directo) del 90 % (el porcentaje de pedidos que se verifican automáticamente sin ninguna intervención manual) y una precisión del 90 % en la extracción y comparación de datos. Esta fue una mejora significativa con respecto a la tasa de precisión inicial del 70-75 % durante la implementación inicial.
Los resultados fueron transformadores:
Mejoras operativas:
- Procesar fácilmente entre 17 y 18 archivos diarios mediante la comparación automática de pedidos
- Tasas de error reducidas a solo 1 o 2 problemas por lote que requieren revisión manual
- Verificaciones automatizadas durante el horario comercial (7:30 a. m. – 4:30 p. m. CT)
- Maneje escenarios de distribución complejos, como pedidos a domicilio y múltiples ubicaciones de envío, a través de reglas personalizadas.
- Cobertura de comparación de pedidos automatizada ampliada a todos los pedidos entrantes: no más umbral de $10,000
- La verificación temprana de PO-SO simplificó los procesos de comparación de tres vías posteriores
- Tiempo de ciclo de pedido reducido desde la recepción hasta el envío
Impacto financiero y de flujo de caja:
- Discrepancias en los pedidos detectadas antes del envío: cuando es más fácil solucionarlas
- Retrasos en los pagos reducidos mediante la verificación previa al envío
- Reducción de la exposición a tipos de interés del 9,5% sobre pagos atrasados
- Talento contable senior redirigido al trabajo estratégico
- Mejor gestión del capital de trabajo mediante una conciliación de facturas más rápida
- Costos de intereses minimizados al evitar retrasos en los pagos de más de 60 días
Mejora de procesos:
- Procesamiento centralizado a través de una función de procesamiento de pedidos dedicada
- El sistema marca automáticamente los problemas según su gravedad
- Alertas en tiempo real enviadas a miembros relevantes del equipo.
- Seguimiento integral a través de paneles de Power BI
- Reglas de validación personalizadas para requisitos específicos del cliente
- El marcado y las revisiones de excepciones automatizadas reemplazaron la comparación manual línea por línea
El éxito llevó al distribuidor a crear un puesto dedicado al procesamiento de pedidos, manejando el pequeño porcentaje de pedidos que necesitaban revisión humana. Este enfoque optimizado mantuvo tanto la alta tasa de STP como la precisión mientras escalaba para manejar el volumen total de pedidos.
¿Listo para automatizar el procesamiento de sus pedidos de un extremo a otro?
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¿Listo para automatizar el procesamiento de sus pedidos de un extremo a otro?
La comparación PO-SO es sólo el punto de partida. Podemos ayudarlo a automatizar todo el flujo de trabajo de procesamiento de pedidos, desde la creación de pedidos de ventas hasta el cumplimiento y envío. Reserve una demostración hoy para ver cómo podemos ayudarlo.
