La guía completa para las búsquedas guardadas de NetSuite

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Para las empresas que utilizan NetSuite, la herramienta de búsqueda guardada es como tener un motor de búsqueda personalizado que analiza todos sus datos en segundos. Le ayuda a obtener la información específica que necesita e incluso puede automatizar actualizaciones, alertas e informes periódicos.

Ya sea que recién esté comenzando con NetSuite o esté buscando perfeccionar sus habilidades, esta guía cubre todo lo que necesita para aprovechar al máximo las búsquedas guardadas.

¿Qué es una búsqueda guardada de NetSuite?

A Búsqueda guardada NetSuite es esencialmente una herramienta que le permite guardar y ejecutar búsquedas sobre sus datos. Lo configura con filtros y resultados específicos que necesita, y NetSuite lo guarda para uso futuro. Esto significa que puede acceder, compartir e incluso automatizar la búsqueda sin tener que reconstruirla cada vez. Las búsquedas guardadas son muy personalizables, lo que le permite controlar qué datos se muestran y quién puede verlos.

Tipos de búsquedas en NetSuite

NetSuite ofrece algunas opciones de búsqueda diferentes, cada una con un propósito único:

• Búsqueda global: Una herramienta de búsqueda rápida para encontrar cualquier registro escribiendo palabras clave.
• Búsqueda rápida: Se encuentra en muchos registros individuales para ayudar a localizar registros similares.
• Búsqueda sencilla: Proporciona opciones de búsqueda básicas para tipos de registros.
• Búsqueda avanzada: Permite filtrado y clasificación complejos, con la opción de utilizar fórmulas SQL.
• Búsqueda guardada: El tipo de búsqueda más completo, que le permite guardar búsquedas y ejecutarlas cuando lo necesite.

Las búsquedas guardadas son únicas porque combinan la flexibilidad de la búsqueda avanzada con la capacidad de reutilizar y compartir los resultados de la búsqueda.

¿Por qué utilizar búsquedas guardadas?

Las búsquedas guardadas son esenciales para cualquier equipo que necesite datos rápidos, precisos y sin problemas. Te permiten:

• Controle el acceso y la visibilidad de los datos
• Ahorre tiempo reduciendo las búsquedas manuales
• Personalice y programe búsquedas para satisfacer sus necesidades
• Envíe actualizaciones automáticas a miembros específicos del equipo
• Acceda a los datos guardados directamente desde los paneles de NetSuite

Estos beneficios hacen que las búsquedas guardadas sean invaluables para rastrear y analizar datos comerciales en finanzas, ventas, inventario, servicio al cliente y más.

Cómo crear una búsqueda guardada

Crear una búsqueda guardada en NetSuite es un proceso sencillo:

1. Elija su tipo de registro: Ir a Informes > Búsquedas guardadas > Todas las búsquedas guardadas > Nueva y elija el tipo de registro para la búsqueda, como Órdenes de venta o Clientes.
2. Criterios de configuración: Defina las condiciones para su búsqueda. Por ejemplo, puede configurarlo para que muestre solo registros del último mes o transacciones superiores a un monto determinado.
3. Seleccionar opciones de visualización: elija qué campos mostrar en los resultados y cómo ordenarlos.
4. Nombrar y guardar: Asigne un título claro a la búsqueda, especifique la audiencia y guárdela. También puede hacer que la búsqueda esté disponible para paneles, recordatorios y menús.

Luego, cada búsqueda guardada se puede reutilizar, compartir y acceder a ella desde múltiples puntos dentro de NetSuite.

Algunas búsquedas guardadas comunes de NetSuite

1. Búsqueda del historial de compras del cliente

• Objetivo: Proporciona una vista detallada de los patrones y tendencias de compra de los clientes.
• Criterios: Nombre del cliente, tipo de transacción (por ejemplo, factura u orden de venta), artículo, fecha de la transacción.

2. Informe de antigüedad de cuentas por cobrar

• Objetivo: Ayuda a controlar las facturas pendientes y los pagos vencidos.
• Criterios: Tipo de transacción (factura), estado (abierta), fecha de vencimiento.

3. Niveles de existencias de inventario por ubicación

• Objetivo: Supervisa el inventario disponible y alerta a los usuarios cuando los niveles de existencias son bajos.
• Criterios: Artículo, ubicación, cantidad disponible, punto de pedido.

4. Canalización de pedidos de ventas por estado

• Objetivo: Realiza un seguimiento de los pedidos de ventas abiertos y su progreso a través de diferentes etapas.
• Criterios: Tipo de transacción (pedido de venta), estado (p. ej., pendiente, cumplido, cerrado), fecha prevista de envío.

5. Facturas de proveedores por fecha de vencimiento

• Objetivo: Gestiona las cuentas por pagar mediante el seguimiento de las próximas facturas y los pagos vencidos.
• Criterios: Proveedor, tipo de transacción (factura de proveedor), fecha de vencimiento, estado (abierto).

Beneficios clave de las búsquedas guardadas

Criterios flexibles
Las búsquedas guardadas ofrecen flexibilidad para definir qué datos incluir. Puede filtrar por cualquier campo relacionado con el registro, agregar rangos de fechas e incluso usar fórmulas SQL personalizadas.

Personalización de resultados
Muestre sus datos exactamente como desee personalizando los encabezados de las columnas, los datos de las filas y el orden de clasificación. Puede agregar o eliminar columnas según sea necesario para crear la vista más útil.

Automatización y alertas por correo electrónico
Configure sus Búsquedas guardadas para enviar notificaciones por correo electrónico cuando se cumplan ciertos criterios, como nuevas transacciones por encima de un monto específico. También puede programar correos electrónicos para enviar actualizaciones a intervalos o cuando cambien los datos.

Permisos y control de acceso
Las búsquedas guardadas tienen permisos integrados para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan verlas, editarlas o compartirlas. Puede establecer permisos para limitar el acceso a usuarios, roles o departamentos específicos.

Integración con paneles
Utilice las búsquedas guardadas para completar los widgets del panel, como indicadores clave de rendimiento (KPI), recordatorios y gráficos de tendencias. Esto permite el monitoreo en tiempo real de métricas directamente desde el tablero.

Mejores prácticas para crear búsquedas guardadas

Para aprovechar al máximo sus búsquedas guardadas, siga estas mejores prácticas:

1. Utilice búsquedas en caché para obtener datos rápidos: Las búsquedas en caché proporcionan resultados más rápidos y reducen la tensión en su sistema. Úsalos para búsquedas frecuentes.
2. Ejecute búsquedas en tiempo real de datos actualizados: si necesita la información más reciente, configure su búsqueda para que se actualice cada vez que se use, en lugar de depender de los datos almacenados en caché.
3. Programar búsquedas: configure búsquedas automáticas para que se ejecuten a intervalos regulares. Las búsquedas programadas se ejecutan en segundo plano y brindan datos sin ralentizar su flujo de trabajo.
4. Limitar los plazos de búsqueda: Los plazos más cortos aceleran los tiempos de recuperación. Evite intervalos de fechas grandes a menos que sea necesario.
5. Excluir notas del sistema: Las notas del sistema pueden ralentizar las búsquedas. En su lugar, utilice campos personalizados para realizar un seguimiento de la información crítica.
6. Evite “Contiene” en los filtros: Este filtro requiere muchos recursos. Utilice “Empieza por” o palabras clave para mejorar el rendimiento.

Seguir estos consejos ayuda a garantizar que sus búsquedas guardadas se ejecuten de manera eficiente y no afecten el rendimiento general del sistema.

Funciones avanzadas de búsqueda guardada

Usando fórmulas
Las fórmulas le permiten agregar cálculos a los resultados de su búsqueda, como totales, promedios o métricas personalizadas. Puede crear fórmulas para realizar cálculos específicos, aplicar formato condicional o incluso transformar datos.

Tipos de resumen
Las búsquedas guardadas también admiten tipos de resumen, como suma, promedio, mínimo y máximo. Estas opciones son perfectas para crear informes resumidos. Por ejemplo, puede agrupar datos por cliente para ver las ventas totales por cliente o calcular los valores promedio de los pedidos.

Caso en el que existen múltiples condiciones
El Caso-Cuándo La fórmula le permite configurar criterios personalizados para diferentes resultados. Por ejemplo, puede configurar una búsqueda que destaque a los clientes según el volumen de compras o asigne una categoría según el tipo de transacción.

Implementación de búsquedas guardadas en producción

Una vez que haya configurado sus búsquedas guardadas según sus criterios personalizados y necesite comenzar a usarlas en sus operaciones diarias de ERP, deberá considerar algunos otros factores antes de que las búsquedas guardadas puedan usarse de manera consistente. y confiablemente por todos en su equipo.

1. Administrar los permisos de búsqueda guardados

Los permisos controlan quién puede ver, editar y compartir búsquedas guardadas. Puede ajustar los permisos para cada búsqueda guardada para restringir el acceso según sea necesario, garantizando que los datos confidenciales permanezcan protegidos.

Para administrar permisos:

• Ir a Personalización > Roles > Administrar roles
• Asigne permisos de búsqueda guardada para cada función, como Ver, Editar, Crear, Eliminar o Compartir.
• Para búsquedas públicas, seleccione la casilla de verificación “Público” en Acceso, para que todos los usuarios con permisos puedan verla.

Establecer permisos cuidadosamente mantiene sus datos seguros y al mismo tiempo brinda a los miembros del equipo acceso a las búsquedas que necesitan.

2. Exportar y compartir búsquedas guardadas

Las búsquedas guardadas se pueden exportar a varios formatos de archivo, como CSV o Excel, para compartirlas o generar informes fuera de NetSuite. Para exportar:

1. Abra la búsqueda guardada, haga clic Comportamientoentonces Exportar.
2. Elija su formato de archivo y cualquier configuración específica.
3. Hacer clic Exportar para descargar el archivo.

También puede guardar búsquedas directamente en el archivador de NetSuite para compartirlas fácilmente con otros usuarios o automatizar este proceso utilizando SuiteScript.

3. Acceso a la API de búsqueda guardada

La API SuiteTalk y la API RESTlet de NetSuite le permiten acceder a las búsquedas guardadas mediante programación. Esto es útil para integrar los resultados de la búsqueda guardada con otros sistemas, automatizar informes o crear paneles personalizados. Con acceso API, puedes:

• Programe extracciones de datos automatizadas
• Integrar datos con aplicaciones externas
• Agilizar los procesos de presentación de informes

La API le permite recuperar datos de búsqueda guardada de NetSuite automáticamente, lo que reduce el trabajo manual y mejora la eficiencia.

Conclusión

Las búsquedas guardadas en NetSuite son una herramienta poderosa para cualquier empresa que necesite un fácil acceso a datos específicos. Son flexibles, eficientes y adaptables a cualquier flujo de trabajo. Ya sea que esté buscando automatizar informes de datos, realizar un seguimiento del inventario o monitorear las ventas, las Búsquedas guardadas pueden optimizar sus procesos y brindar información valiosa rápida y confiable.